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Sans verrouillage, Foliant recrée une facture chaque fois que vous l’ouvrez, à partir de la commande et du modèle actuels. Si vous modifiez le modèle ou si la commande change, la facture du mois dernier change aussi. Cela ne pose pas de problème pour les bons de livraison, mais les règles fiscales en Allemagne, en France et dans le reste de l’UE imposent qu’une facture émise ne change plus. Les paramètres Factures verrouillées Avec les factures verrouillées activées, Foliant conserve une copie infalsifiable de chaque facture et de chaque avoir au moment de son émission : le PDF lui-même, ainsi qu’une empreinte SHA-256 (une empreinte numérique) de ce PDF. Ensuite, les téléchargements, les exports, les e-mails d’envoi de PDF et le portail client reçoivent tous ce même PDF enregistré. Les modifications du modèle ou de la commande ne le touchent pas. Les corrections se font par des avoirs. Les factures verrouillées sont disponibles avec tous les forfaits.

Avant de commencer

  • Le verrouillage s’applique uniquement aux documents numérotés. Activez Numéroter les factures (et Numéroter les avoirs si vous en utilisez) dans la numérotation des documents.
  • Au moins un modèle doit avoir le Type de document défini sur Facture ou Avoir. Les devis ne sont jamais verrouillés.
  • Vérifiez votre modèle de facture avant d’activer le verrouillage. Les factures émises ensuite conservent l’apparence et les informations qu’elles avaient lors de leur émission.

Activer les factures verrouillées

  1. Dans Foliant, accédez à Paramètres › Documents et impression.
  2. Dans Factures verrouillées, activez Verrouiller les factures et avoirs émis.
  3. Choisissez le moment du verrouillage dans Verrouiller les documents (voir ci-dessous).
  4. Définissez Conserver les documents émis pendant, en années.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
Si la numérotation des factures et celle des avoirs sont toutes deux désactivées, Foliant affiche « Le verrouillage nécessite la numérotation des factures ou des avoirs. Sans elle, rien n’est verrouillé. » Cliquez sur Activer la numérotation des factures, puis enregistrez.

Choisir le moment du verrouillage

Tant qu’un document n’est pas émis, Foliant continue de le recréer à partir de la commande et du modèle actuels, comme tout autre document.

Durée de conservation des documents émis

Conserver les documents émis pendant est un nombre d’années, de 1 à 30. La valeur par défaut est 10. La durée pendant laquelle vous devez conserver vos factures dépend de votre pays ; renseignez-vous auprès de votre expert-comptable. La durée est fixée pour chaque document au moment de son émission. Si vous la modifiez plus tard, les documents déjà émis conservent la durée définie lors de leur émission. Consultez Télécharger l’archive et durée de conservation des documents.

Ce que conserve un document verrouillé

  • Le PDF exactement tel qu’il a été émis, à l’octet près.
  • Les informations de commande à partir desquelles il a été créé, et la version du modèle utilisée.
  • Vos mentions légales telles qu’elles étaient imprimées à ce moment-là. Les modifier plus tard dans Paramètres › Taxes et mentions légales ne change pas les factures émises.

Désactiver le verrouillage

Désactivez Verrouiller les factures et avoirs émis et enregistrez. Les nouvelles factures ne sont plus verrouillées. Les documents déjà émis restent verrouillés : Foliant continue de fournir leur PDF enregistré, et ils restent sur la page Factures émises. La page affiche alors « Le verrouillage est désactivé : les nouvelles factures ne sont pas verrouillées. Les documents déjà émis restent verrouillés. »

Bon à savoir

  • Chaque commande a une seule facture émise, quel que soit le modèle de facture utilisé pour l’ouvrir.
  • Quand la commande d’une facture verrouillée est annulée, la facture n’est pas annulée. Elle reste telle qu’elle a été émise, et le remboursement est corrigé par un avoir.
  • Une fois le verrouillage activé, la section Factures verrouillées contient un lien Voir les factures émises.
  • Avec les formules Starter, Growth et Scale, la même section peut ajouter des données de facture électronique (ZUGFeRD / Factur-X) à chaque document émis. Consultez Ajouter les données de facture électronique aux factures émises.

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