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Une fois votre entreprise inscrite et vérifiée sur Peppol, Foliant envoie les factures électroniques de vos commandes professionnelles (B2B). Elles peuvent partir automatiquement au paiement d’une commande, quand le client en demande une après le paiement, ou quand vous les envoyez depuis l’interface administrateur Shopify. La facture électronique de chaque commande n’est envoyée qu’une seule fois.

Avant de commencer

Configurez d’abord Peppol et faites vérifier votre entreprise. Consultez Configurer la facturation électronique Peppol.

Quelles commandes reçoivent une facture électronique

Une commande est envoyée via Peppol si :
  • C’est une commande professionnelle : elle porte la balise B2B Order, ou le client a demandé une facture professionnelle lors du paiement. Les commandes que vous envoyez vous-même depuis l’interface administrateur Shopify reçoivent la balise B2B Order.
  • Elle n’a jamais été envoyée (elle ne porte pas la balise Peppol Sent).
  • Le client a fourni des informations professionnelles : un numéro de TVA, ou un nom d’entreprise avec une adresse Peppol. Sans adresse Peppol, Foliant recherche l’entreprise dans l’annuaire Peppol à partir de son numéro de TVA. Il enregistre l’adresse trouvée sur le client si ce numéro de TVA est enregistré sur le client.
Si l’entreprise est introuvable sur Peppol, l’envoi échoue avec le message « Not in Peppol Network ».

Comment les factures électroniques sont envoyées

La facture électronique utilise votre numéro de facture séquentiel si la numérotation des factures est activée, ou le nom de la commande Shopify si elle est désactivée.

Envoyer depuis l’interface administrateur Shopify

  1. Dans l’interface administrateur Shopify, ouvrez une commande, ou sélectionnez plusieurs commandes sur la page Commandes.
  2. Ouvrez Plus d’actions › Send E-Invoice to Peppol.
  3. Foliant liste les commandes sélectionnées et indique ce qui arrivera à chacune :
  4. Vérifiez la ligne de coût. Elle indique combien de factures utilisent votre quota gratuit ce mois-ci et combien sont facturées.
  5. Cliquez sur Send suivi du nombre de commandes.
Les commandes sont mises en file d’attente, et Foliant leur ajoute la balise B2B Order : en les envoyant, vous confirmez qu’il s’agit de commandes professionnelles. Si votre entreprise n’est pas encore vérifiée, l’action vous l’indique à la place.

Suivre la livraison

Sur la page Peppol (Paramètres › Intégrations › Peppol e-invoicing), Historique des factures liste les dernières factures envoyées, avec la commande, le client, le montant, le Statut et la date d’envoi. Chaque facture affiche son statut de livraison : Livré, Envoyés, En attente ou En échec. À côté d’une facture en échec, cliquez sur Réessayer pour l’envoyer à nouveau. Foliant reconstruit la facture à partir des informations actuelles de la commande et n’envoie ni ne facture jamais deux fois la même facture. Sur chaque commande dans l’interface administrateur Shopify, le bloc Peppol E-Invoice History indique ce qui s’est passé : Send Requested, Invoice Sent, Invoice Failed ou XML Exported, avec la raison en cas d’échec, par exemple Usage Limit Reached, Not in Peppol Network, Missing B2B Data ou Not a B2B Order. Foliant ajoute aussi des balises aux commandes dans Shopify : Peppol Sent quand la facture est partie, Peppol Failed dans le cas contraire. Les clients trouvés sur Peppol reçoivent la balise Peppol.

Ajouter ou corriger les informations professionnelles d’un client

  1. Dans l’interface administrateur Shopify, ouvrez le client.
  2. Dans le bloc B2B Customer Details, saisissez le Company Name, le VAT Number et, si vous la connaissez, la Peppol Address, par exemple 0106:NL123456789. Laissez l’adresse Peppol vide si vous ne la connaissez pas.
  3. Enregistrez.

Exporter le XML de la facture électronique

Vous pouvez aussi télécharger la facture électronique sous forme de fichier XML UBL, par exemple pour l’importer ailleurs :
  1. Dans l’interface administrateur Shopify, ouvrez une commande ou sélectionnez plusieurs commandes.
  2. Ouvrez Plus d’actions et choisissez Export e-Invoice XML.
  3. Cliquez sur Exporter suivi du nombre de commandes, puis sur le bouton de téléchargement.
Une commande donne un fichier XML ; plusieurs commandes donnent un fichier zip. Toutes les commandes sélectionnées sont exportées. Les commandes avec des informations professionnelles incluent le nom de l’entreprise et le numéro de TVA. Les commandes exportées reçoivent la balise XML Exported. L’export n’envoie rien via Peppol.

Limites et frais

  • Chaque facture envoyée est déduite de votre quota mensuel. Une fois les factures gratuites utilisées, chaque facture est facturée, dans la limite de votre plafond de dépenses.
  • Si un envoi dépasse votre plafond de dépenses, l’action vous indique combien de factures peuvent être envoyées. Augmentez le plafond dans Paramètres › Facturation pour envoyer le reste.
  • Pendant la bêta Peppol, une fois les factures bêta gratuites du mois utilisées, les envois s’arrêtent jusqu’au mois suivant.
  • Tant que Envoyer des factures électroniques via Peppol est désactivé, tous les envois Peppol sont suspendus, y compris Send E-Invoice to Peppol. Consultez Configurer la facturation électronique Peppol.

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