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Foliant conserve vos factures et avoirs émis pendant le nombre d’années que vous choisissez. Vous pouvez les télécharger tous à tout moment dans une seule archive : pour un audit, pour votre comptable ou avant de désinstaller Foliant. Conserver les documents émis pendant, dans les paramètres Factures verrouillées

Télécharger l’archive

  1. Dans Foliant, ouvrez Factures émises.
  2. Cliquez sur Télécharger l’archive en haut de la page.
Vous obtenez un fichier zip nommé d’après la date du jour. Il contient : Télécharger l’archive n’est pas disponible tant qu’aucun document n’a été émis.

Durée de conservation des documents

Vous la choisissez dans Paramètres › Documents et impression › Factures verrouillées, sous Conserver les documents émis pendant : de 1 à 30 ans, 10 par défaut. La durée de conservation obligatoire des factures dépend de votre pays ; renseignez-vous auprès de votre comptable. Chaque document conserve la durée définie au moment de son émission. Si vous modifiez ce paramètre plus tard, seuls les documents émis après la modification sont concernés.

Suppression des données personnelles

Lorsqu’un client vous demande d’effacer ses données, Shopify en informe Foliant. Foliant ne peut pas supprimer une facture émise tant que la loi vous oblige encore à la conserver : il marque donc les documents du client et attend. Une fois la durée de conservation d’un document marqué écoulée, Foliant le supprime :
  • Le PDF est supprimé.
  • Les données personnelles du client sont retirées de l’enregistrement. Le numéro, le nom de la commande, les dates et les totaux sont conservés.
  • Le document affiche un badge Anonymisé sur la page Factures émises et ne peut plus être téléchargé.
Les documents pour lesquels personne n’a demandé d’effacement restent inchangés.

Avant de désinstaller Foliant

Après la désinstallation, Shopify demande à Foliant de supprimer les données de votre boutique, et vos documents émis sont supprimés avec elles. Téléchargez d’abord l’archive afin de conserver vos originaux. Si vous utilisez l’archive dans le cloud, votre Google Drive ou Dropbox contient déjà une copie de chaque document, et elle y reste après la désinstallation.

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