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Les numéros de documents sont gérés dans Foliant, pas dans Shopify. Pour que vous puissiez les voir pendant que vous traitez une commande, Foliant ajoute un bloc Numéros de documents à la page de la commande dans l’interface administrateur Shopify. Il liste tous les numéros émis par Foliant pour cette commande : sa facture, les avoirs de ses remboursements et son devis.

Trouver le bloc

  1. Dans l’interface administrateur Shopify, ouvrez une commande.
  2. Cherchez le bloc Numéros de documents de Foliant sur la page de la commande. Si vous ne le voyez pas, vérifiez les blocs d’application de la page de la commande et cherchez Foliant - Numéros de documents.
Le bloc n’apparaît que lorsque la commande a au moins un numéro. Une commande qui n’a pas encore été imprimée, téléchargée, exportée ou envoyée par e-mail n’a pas de numéro : le bloc reste donc masqué.

Ce qu’affiche le bloc

Chaque ligne affiche :
  • Le type de document : Facture, Avoir ou Devis.
  • Le numéro, par exemple INV-2026-0042.
  • La date d’émission.
  • Un badge Annulé lorsque la commande a été annulée et son numéro de facture annulé.
  • Un badge Verrouillé lorsque le document a été émis et verrouillé. Sous la liste, Foliant précise : « Document émis : le PDF original est conservé et ne peut pas être modifié. »

Émettre et verrouiller une facture

Lorsque les factures verrouillées sont activées, une facture qui a un numéro mais n’est pas encore verrouillée affiche Émettre et verrouiller.
  1. Ouvrez la commande dans l’interface administrateur Shopify.
  2. Dans Numéros de documents, cliquez sur Émettre et verrouiller à côté de la facture.
Foliant crée le PDF de la facture, le conserve comme original émis et ajoute le badge Verrouillé. Utilisez cette option si vous avez choisi Uniquement quand je l’émets pour le verrouillage des documents, ou pour verrouiller une facture avant le moment que vous avez choisi. Si Foliant ne peut pas émettre la facture, le bloc en indique la raison, par exemple si aucun modèle n’a le Type de document réglé sur Facture, ou si la numérotation des factures est désactivée.

Si le statut TVA de l’acheteur a changé

Si votre forfait inclut la boîte à outils de conformité fiscale, Foliant vérifie les numéros de TVA des acheteurs professionnels. Si une facture verrouillée a imprimé un statut pour le numéro de TVA de l’acheteur et qu’une vérification ultérieure donne un résultat différent, le bloc affiche un avertissement : Le statut TVA de l’acheteur a changé. Il indique la facture, le numéro de TVA, ce que la facture a imprimé et ce que VIES indique désormais. Les factures verrouillées ne changent pas. Si la facture doit être corrigée, émettez un avoir. Consultez Vérifier les numéros de TVA de vos acheteurs.

Bon à savoir

  • Si votre boutique n’a pas de forfait Foliant, le bloc affiche « Choisissez un forfait dans Foliant pour voir ceci. »
  • Les commandes provisoires n’ont pas ce bloc. Les numéros de devis des commandes provisoires figurent dans les documents eux-mêmes.

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