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Foliant nummeriert Rechnungen, Gutschriften und Angebote fortlaufend, unter Einstellungen › Dokumente & Drucken im Bereich Dokumentnummerierung. Eine Nummer wird einmal vergeben und nie wiederverwendet. So bleibt das Register für Ihre Steuerunterlagen vollständig. Die folgenden Fragen behandeln, was Händler am häufigsten überrascht.

Warum folgen die Nummern nicht meinen Bestelldaten?

Ein Dokument erhält seine Nummer, wenn es zum ersten Mal heruntergeladen, gedruckt, exportiert oder per E-Mail versendet wird, nicht wenn die Bestellung aufgegeben wird. Wenn Sie die Bestellung von gestern nach der von heute drucken, erhält die heutige Bestellung die niedrigere Nummer. Um Rechnungen in der Reihenfolge der Bestelldaten zu nummerieren, erstellen Sie sie in dieser Reihenfolge oder versenden Sie sie automatisch, zum Beispiel per E-Mail, wenn die Bestellung bezahlt ist. Siehe PDFs mit Foliant per E-Mail versenden.

Warum hat ein Dokument wieder dieselbe Nummer erhalten?

Das ist so vorgesehen. Ein Dokument behält seine Nummer: Jeder erneute Druck, Download oder Export derselben Rechnung zeigt dieselbe Nummer.

Warum fehlt eine Nummer in der Reihenfolge?

Nummern gehen nie zurück, sie können aber nach vorne springen:
  • Jemand hat die nächste Nummer vorgestellt. Unter Dokumentnummerierung kann Nächste Nummer nur vorwärts verschoben werden. Jede Änderung wird unter Einstellungen › Aktivitätsprotokoll festgehalten, zum Beispiel Rechnungsnummerierung von 105 auf 200 verschoben.
  • Eine Nummer wurde storniert. Siehe die nächste Frage.
Foliant löscht nie eine Nummer und vergibt sie nie an ein anderes Dokument.

Was bedeutet „Storniert“ auf einer Rechnung?

Wenn eine Bestellung storniert wird, wird ihre Rechnungsnummer storniert. Die Nummer bleibt im Register, wird nicht erneut verwendet, und die Rechnung zeigt sie als storniert an. Gutschriften für die Rückerstattungen der Bestellung bleiben gültig. Wenn Rechnungen bei Aufgabe der Bestellung per E-Mail versendet werden, hinterlässt eine stornierte Bestellung eine stornierte Nummer. Wenn Sie Rechnungen erst bei Bezahlung der Bestellung versenden, lässt sich das meist vermeiden.

Warum hat ein Dokument keine Nummer erhalten?

Warum beginnen Nummern neu oder wiederholen sich?

Nummern beginnen nur dann neu bei 1, wenn Sie unter Neu beginnen bei 1 die Option Jedes Jahr oder Jeden Monat gewählt haben. Nummern, die neu beginnen, benötigen {year} (und bei monatlichem Neubeginn {month}) im Präfix oder Suffix, sonst würden sie sich wiederholen. Ohne diese Angaben speichert Foliant die Einstellung nicht.

Wo steht die Nummer auf meinem Dokument?

Wenn Ihre Vorlage die Nummer nicht selbst anzeigt, fügt Foliant sie unten im Dokument ein. Um sie selbst zu platzieren, fügen Sie sie in die Vorlage ein. Siehe Dokumentnummerierung.

Gut zu wissen

  • Wenn Sie die Nummerierung ausschalten, bleiben die bereits vergebenen Nummern erhalten.
  • Eine Änderung der Einstellung für den Neubeginn startet die aktuelle Zählung nicht neu.

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