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Sobald Ihr Unternehmen bei Peppol registriert und verifiziert ist, sendet Foliant E-Rechnungen für Ihre Geschäftsbestellungen (B2B). Sie können automatisch versendet werden, wenn eine Bestellung bezahlt ist, wenn der Kunde nach dem Checkout eine anfordert oder wenn Sie sie aus dem Shopify-Adminbereich senden. Die E-Rechnung jeder Bestellung wird nur einmal gesendet.

Bevor Sie beginnen

Richten Sie zuerst Peppol ein und verifizieren Sie Ihr Unternehmen. Siehe Peppol-E-Rechnungen einrichten.

Welche Bestellungen eine E-Rechnung erhalten

Eine Bestellung wird über Peppol gesendet, wenn:
  • Es eine Geschäftsbestellung ist: Sie hat das Tag B2B Order, oder der Kunde hat beim Checkout eine Geschäftsrechnung angefordert. Bestellungen, die Sie selbst aus dem Shopify-Adminbereich senden, erhalten das Tag B2B Order.
  • Sie noch nicht gesendet wurde (sie hat nicht das Tag Peppol Sent).
  • Der Kunde Geschäftsdaten angegeben hat: eine USt-IdNr. oder einen Firmennamen mit einer Peppol-Adresse. Ohne Peppol-Adresse sucht Foliant das Unternehmen anhand seiner USt-IdNr. im Peppol-Verzeichnis. Die gefundene Adresse speichert Foliant beim Kunden, wenn die USt-IdNr. beim Kunden gespeichert ist.
Wenn das Unternehmen nicht in Peppol gefunden wird, schlägt der Versand mit „Not in Peppol Network“ fehl.

Wie E-Rechnungen gesendet werden

Die E-Rechnung verwendet Ihre fortlaufende Rechnungsnummer, wenn die Rechnungsnummerierung aktiviert ist, andernfalls den Shopify-Bestellnamen.

Aus dem Shopify-Adminbereich senden

  1. Öffnen Sie im Shopify-Adminbereich eine Bestellung oder wählen Sie mehrere Bestellungen auf der Seite Bestellungen aus.
  2. Öffnen Sie Weitere Aktionen › Send E-Invoice to Peppol.
  3. Foliant listet die ausgewählten Bestellungen auf und zeigt, was mit jeder passiert:
  4. Prüfen Sie die Kostenzeile. Sie zeigt, wie viele Rechnungen Ihr kostenloses Kontingent in diesem Monat nutzen und wie viele berechnet werden.
  5. Klicken Sie auf Send, gefolgt von der Anzahl der Bestellungen.
Die Bestellungen werden in die Warteschlange gestellt, und Foliant versieht sie mit dem Tag B2B Order: Mit dem Senden bestätigen Sie, dass es Geschäftsbestellungen sind. Wenn Ihr Unternehmen noch nicht verifiziert ist, weist die Aktion Sie stattdessen darauf hin.

Zustellung verfolgen

Auf der Peppol-Seite (Einstellungen › Integrationen › Peppol e-invoicing) listet der Rechnungsverlauf die zuletzt gesendeten Rechnungen auf, mit Bestellung, Kunde, Betrag, Status und Sendedatum. Jede Rechnung zeigt ihren Zustellstatus: Zugestellt, Gesendet, Ausstehend oder Fehlgeschlagen. Klicken Sie neben einer fehlgeschlagenen Rechnung auf Erneut versuchen, um sie erneut zu senden. Foliant erstellt die Rechnung aus den aktuellen Daten der Bestellung neu und sendet oder berechnet eine Rechnung nie doppelt. Bei jeder Bestellung im Shopify-Adminbereich zeigt der Block Peppol E-Invoice History, was passiert ist: Send Requested, Invoice Sent, Invoice Failed oder XML Exported, bei Fehlern mit dem Grund, etwa Usage Limit Reached, Not in Peppol Network, Missing B2B Data oder Not a B2B Order. Foliant versieht Bestellungen in Shopify außerdem mit Tags: Peppol Sent, wenn die Rechnung versendet wurde, Peppol Failed, wenn nicht. In Peppol gefundene Kunden erhalten das Tag Peppol.

Geschäftsdaten eines Kunden hinzufügen oder korrigieren

  1. Öffnen Sie im Shopify-Adminbereich den Kunden.
  2. Geben Sie im Block B2B Customer Details den Company Name, die VAT Number und, falls bekannt, die Peppol Address ein, etwa 0106:NL123456789. Lassen Sie die Peppol-Adresse leer, wenn Sie sie nicht kennen.
  3. Speichern Sie.

E-Rechnungs-XML exportieren

Sie können die E-Rechnung auch als UBL-XML-Datei herunterladen, zum Beispiel um sie anderswo zu importieren:
  1. Öffnen Sie im Shopify-Adminbereich eine Bestellung oder wählen Sie mehrere Bestellungen aus.
  2. Öffnen Sie Weitere Aktionen und wählen Sie Export e-Invoice XML.
  3. Klicken Sie auf Exportieren, gefolgt von der Anzahl der Bestellungen, und dann auf die Download-Schaltfläche.
Eine Bestellung ergibt eine XML-Datei, mehrere ergeben eine ZIP-Datei. Alle ausgewählten Bestellungen werden exportiert. Bestellungen mit Geschäftsdaten enthalten den Firmennamen und die USt-IdNr. Exportierte Bestellungen erhalten das Tag XML Exported. Beim Exportieren wird nichts über Peppol gesendet.

Limits und Kosten

  • Jede gesendete Rechnung zählt zu Ihrem monatlichen Kontingent. Nach den kostenlosen Rechnungen wird jede Rechnung berechnet, bis zu Ihrem Ausgabenlimit.
  • Wenn ein Versand Ihr Ausgabenlimit überschreiten würde, zeigt die Aktion an, wie viele gesendet werden können. Erhöhen Sie das Limit unter Einstellungen › Abrechnung, um den Rest zu senden.
  • In der Peppol-Beta wird der Versand bis zum nächsten Monat gestoppt, sobald die kostenlosen Beta-Rechnungen des Monats aufgebraucht sind.
  • Solange E-Rechnungen über Peppol senden deaktiviert ist, ist der gesamte Peppol-Versand pausiert, einschließlich Send E-Invoice to Peppol. Siehe Peppol-E-Rechnungen einrichten.

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