Zum Hauptinhalt springen
Das Cloud-Archiv speichert eine Kopie jeder Rechnung und Gutschrift, die Foliant ausstellt, in Ihrem eigenen Google Drive oder Dropbox, sobald sie ausgestellt ist. Die Kopien gehören Ihnen: Sie bleiben in Ihrem Speicher, wenn Sie den Dienst trennen oder Foliant deinstallieren. Außerdem erhält jeder Monat eine Liste seiner Dokumente als CSV-Datei, die Sie direkt an Ihre Buchhaltung weitergeben können.

Bevor Sie beginnen

  • Ihr Tarif: Das Cloud-Archiv ist in den Tarifen Growth und Scale enthalten.
  • Gesperrte Rechnungen: Es werden nur ausgestellte Dokumente gespeichert. Schalten Sie daher zuerst gesperrte Rechnungen ein. Bis dahin zeigt die Karte Cloud-Archiv den Hinweis Nur gesperrte Rechnungen werden gespeichert.

Google Drive oder Dropbox verbinden

  1. Öffnen Sie in Foliant Ausgestellte Rechnungen.
  2. Klicken Sie unter Cloud-Archiv auf Google Drive verbinden oder Dropbox verbinden.
  3. Prüfen Sie die Einstellungen (siehe Festlegen, wie Dateien sortiert werden) und klicken Sie auf Weiter zu Google Drive oder Weiter zu Dropbox.
  4. Melden Sie sich an und wählen Sie das Konto aus, das verbunden werden soll.
  5. Erlauben Sie Foliant, Dateien zu speichern. Lassen Sie auf der Seite von Google das Kästchen für Google Drive angehakt: Ohne diese Berechtigung kann Foliant nichts speichern.
Sie kehren zu Foliant zurück, und der Dienst zeigt Verbunden mit dem gewählten Konto an. Sie können auch über Einstellungen › Integrationen verbinden.

Was Foliant sehen kann

Foliant erhält nur Zugriff auf seine eigenen Dateien:

Wo Ihre Dateien landen

Foliant legt einen Ordner für Ihren Shop an und sortiert die Dokumente nach Typ, Jahr und Monat:
  • Gutschriften landen in einem Ordner Gutschriften neben Rechnungen.
  • Jedes PDF ist nach seiner Nummer benannt. Zeichen, die in Dateinamen nicht erlaubt sind, etwa ein Schrägstrich, werden zu einem Bindestrich.
  • Die Ordnernamen richten sich nach der Sprache Ihres Shops, die Monate nach der Zeitzone Ihres Shops.
  • Die Namen werden festgelegt, wenn zum ersten Mal ein Dokument gespeichert wird. Wenn Sie Ihren Shop später umbenennen, werden keine Dateien verschoben.
  • Wenn ein anderer Shop mit demselben Namen dasselbe Konto verbindet, erhält sein Ordner zusätzlich den Handle des Shops, zum Beispiel Bramble & Co (bramble-eu).
Foliant überschreibt nie eine Datei, die Sie selbst dort abgelegt haben. Wenn eine andere Datei bereits den Namen eines Dokuments trägt, wird das Dokument daneben gespeichert, mit einem kurzen Code im Namen.

Dokumente, die vor dem Verbinden ausgestellt wurden

Wenn Sie verbinden, speichert Foliant auch die zuvor ausgestellten Dokumente, beginnend mit dem ältesten. Bei einem Shop mit Rechnungen aus mehreren Jahren kann das eine Weile dauern. Die Karte zeigt den Fortschritt, zum Beispiel 33 von 113 Dokumenten gespeichert · Frühere Dokumente werden gespeichert…. Danach wird jedes neue Dokument innerhalb weniger Minuten nach der Ausstellung gespeichert. Einmal am Tag prüft Foliant, ob etwas fehlt, und speichert es.

Die monatliche Liste

Wenn Monatliche Liste hinzufügen aktiviert ist (standardmäßig der Fall), erhält jeder Monat eine CSV-Datei in einem Ordner Journale, zum Beispiel Journale › 2026 › ledger-2026-11.csv. Sie enthält eine Zeile pro Dokument: Foliant aktualisiert die Listen einmal am Tag, nur für Monate, in denen sich etwas geändert hat. Das Format ist dasselbe wie bei manifest.csv im Archiv-Download.

Festlegen, wie Dateien sortiert werden

Öffnen Sie die Einstellungen des Dienstes über Einstellungen auf der Karte Cloud-Archiv oder über Einstellungen › Integrationen: Eine Änderung bei Ordner gilt für Dokumente, die ab dann gespeichert werden. Bereits gespeicherte Dateien bleiben, wo sie sind.

Prüfen, was gespeichert wurde

  • Die Karte Cloud-Archiv auf Ausgestellte Rechnungen zeigt jeden verbundenen Dienst, wie viele Dokumente gespeichert sind und wann zuletzt eines gespeichert wurde. Ordner öffnen öffnet den Ordner des Shops in Google Drive oder Dropbox.
  • Die Spalte Gespeichert in der Dokumenttabelle zeigt ein Häkchen bei jedem gespeicherten Dokument.
  • Die Seite des Dienstes unter Einstellungen › Integrationen listet jeden Upload unter Aktivität auf, zum Beispiel Dokument speichern für Rechnung INV-2026-0042 · #1310 und Monatliche Liste speichern für die Liste jedes Monats. Siehe Integrationsaktivität.

Wenn etwas schiefgeht

Wenn Dokumente nicht gespeichert werden konnten, zeigt die Karte, wie viele es sind und warum, zum Beispiel dass Ihr Speicher voll ist. Beheben Sie die Ursache und klicken Sie dann auf Erneut versuchen. Wenn der Dienst Foliant den Zugriff verweigert hat, etwa weil Sie Foliant aus Ihrem Google- oder Dropbox-Konto entfernt haben, zeigt die Karte Erfordert Aufmerksamkeit. Klicken Sie auf Erneut verbinden und melden Sie sich erneut an. Foliant speichert dann die Dokumente, die es verpasst hat. Wenn Google oder Dropbox ausgelastet ist oder nicht antwortet, versucht Foliant es selbst erneut.

Ihre eigene App verwenden (fortgeschritten)

Foliant verbindet sich über seine eigenen Apps bei Google und Dropbox, Sie müssen also nichts einrichten. Wenn Ihr Unternehmen eine eigene App verlangt, zum Beispiel um den Zugriff zentral zu steuern:
  1. Erstellen Sie eine App bei Google (einen Webclient mit der Google Drive API und dem Bereich drive.file) oder bei Dropbox (eine App mit App-Ordner, die Dateien schreiben und ihre Metadaten lesen darf).
  2. Klicken Sie in den Einstellungen des Dienstes in Foliant auf Erweiterte Einstellungen anzeigen.
  3. Geben Sie die Client-ID und das Client-Secret Ihrer App ein und erlauben Sie in Ihrer App die Weiterleitungs-URI, die unter der Client-ID angezeigt wird.
  4. Verbinden Sie den Dienst, oder trennen und verbinden Sie ihn erneut, wenn er bereits verbunden war.
Um später zu einer anderen App zu wechseln, trennen Sie zuerst und verbinden Sie dann mit der neuen App.

Einen Dienst trennen

Öffnen Sie unter Einstellungen › Integrationen den Dienst, klicken Sie auf Google Drive trennen oder Dropbox trennen und bestätigen Sie mit Trennen. Foliant speichert dann nichts mehr dort. Bereits gespeicherte Dateien bleiben in Ihrem Google Drive oder Dropbox. Wenn Sie später dasselbe Konto wieder verbinden, macht Foliant dort weiter, wo es aufgehört hat. Wenn Sie ein anderes Konto verbinden, speichert Foliant alle Ihre Dokumente erneut dort.

Wenn sich Ihr Tarif ändert oder Sie deinstallieren

  • Ihr Tarif enthält das Cloud-Archiv nicht mehr: Ab dann ausgestellte Dokumente werden nicht gespeichert. Bereits gespeicherte Dateien bleiben, wo sie sind.
  • Sie deinstallieren Foliant: Foliant löscht Ihre ausgestellten Dokumente 48 Stunden nach der Deinstallation. Die Kopien in Ihrem Google Drive oder Dropbox gehören weiterhin Ihnen.

Verwandte Artikel