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So funktionieren Download-Links

Links in den E-Mails von Shopify, auf den Bestellstatus- und Danke-Seiten sowie unter Meine Dokumente funktionieren alle gleich: Es wird nichts im Voraus gespeichert. Wenn jemand den Link öffnet, erstellt Foliant das PDF aus der Vorlage und der Bestellung in ihrem aktuellen Zustand.
  1. Foliant ruft die Bestellung von Shopify ab.
  2. Foliant erstellt das Dokument mit der Vorlage (der veröffentlichten Version, falls Ihr Shop verlangt, dass Vorlagenänderungen veröffentlicht werden).
  3. Das PDF öffnet sich im Browser und trägt den Namen der Bestellung.
Da das PDF bei Bedarf erstellt wird:
  • Eine geänderte Bestellung (bearbeitet, teilweise erstattet, ausgeführt) zeigt ihren aktuellen Stand. Es kann aber einige Minuten dauern, bis die Änderung sichtbar ist.
  • Eine Änderung an der Vorlage erscheint innerhalb weniger Minuten in neuen Downloads.
  • Wenn für diese Bestellung inzwischen eine andere Vorlage verwendet wird (zum Beispiel wegen der Regeln unter Wer erhält diese Vorlage?), liefert der Link dieses Dokument.

Dokumentnummern

Rechnungen, Gutschriften und Angebote mit aktivierter Nummerierung erhalten ihre Nummer, wenn das Dokument zum ersten Mal heruntergeladen, gedruckt, exportiert oder per E-Mail gesendet wird, je nachdem, was zuerst geschieht. Diese Nummer behalten sie. Das erste Öffnen des Links durch einen Kunden kann dieser erste Vorgang sein. Eine gesperrte Rechnung wird immer genau so geliefert, wie sie ausgestellt wurde. Siehe Wann ein Dokument seine Nummer erhält.

Gutschriften

In der E-Mail Bestellungsrückerstattung öffnet der Link die Gutschrift für diese Rückerstattung. Auf der Bestellstatusseite mit aktiviertem Kundenportal und unter Meine Dokumente erhält jede Rückerstattung eine eigene Gutschrift.
  • Das Umbenennen einer Vorlage oder das Ändern des Linktext macht bereits gesendete Links nicht ungültig. Nur neue E-Mails zeigen den neuen Text (nachdem Sie den neuen Code eingefügt haben).
  • Das Entfernen einer Zustellung in Foliant macht Links, die bereits in die E-Mails von Shopify eingefügt wurden, nicht ungültig: Sie laden das PDF weiterhin herunter. Entfernen Sie den Code auch aus der E-Mail in Shopify.
  • Das Löschen einer Vorlage sorgt dafür, dass ihre Links nicht mehr funktionieren.

Gut zu wissen

  • Wenn Kunden ihre eigenen Links öffnen, zählt das nicht zu den gedruckten Bestellungen Ihres Tarifs und markiert die Bestellung nicht als gedruckt. E-Mails, die Foliant sendet, zählen dagegen.
  • Ihre eigenen Vorschauen (zum Beispiel PDF für Ihre letzte Bestellung öffnen) gelten nicht als Nutzung eines Links und setzen ihn nicht auf Live.
  • Wenn ein Kunde die Löschung seiner Daten verlangt hat, werden seine gesperrten Dokumente nicht mehr über Links ausgegeben.
  • Unter Meine Dokumente und auf der Bestellstatusseite mit aktiviertem Portal werden Links für den angemeldeten Kunden erstellt und laufen nach einer Stunde ab. Die Seite erneuert sie. Siehe Die Seite „Meine Dokumente“.

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