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Dokumentnummern werden in Foliant gespeichert, nicht in Shopify. Damit Sie sie bei der Arbeit an einer Bestellung sehen, fügt Foliant der Bestellseite im Shopify-Adminbereich den Block Dokumentnummern hinzu. Er listet jede Nummer auf, die Foliant für diese Bestellung vergeben hat: die Rechnung, die Gutschriften zu ihren Rückerstattungen und das Angebot.

Den Block finden

  1. Öffnen Sie im Shopify-Adminbereich eine Bestellung.
  2. Suchen Sie auf der Bestellseite den Block Dokumentnummern von Foliant. Wenn Sie ihn nicht sehen, prüfen Sie die App-Blöcke der Bestellseite auf Foliant - Dokumentnummern.
Der Block erscheint erst, wenn die Bestellung mindestens eine Nummer hat. Eine Bestellung, die noch nicht gedruckt, heruntergeladen, exportiert oder per E-Mail versendet wurde, hat keine Nummer. Der Block bleibt dann ausgeblendet.

Was der Block anzeigt

Jede Zeile zeigt:
  • Den Dokumenttyp: Rechnung, Gutschrift oder Angebot.
  • Die Nummer, zum Beispiel INV-2026-0042.
  • Das Ausstellungsdatum.
  • Ein Abzeichen Storniert, wenn die Bestellung storniert und ihre Rechnungsnummer ungültig gemacht wurde.
  • Ein Abzeichen Gesperrt, wenn das Dokument ausgestellt und gesperrt wurde. Unter der Liste erklärt Foliant: „Ausgestelltes Dokument: Das Original-PDF wird aufbewahrt und kann sich nicht ändern.“

Eine Rechnung ausstellen und sperren

Wenn gesperrte Rechnungen aktiviert sind, zeigt eine Rechnung mit Nummer, die noch nicht gesperrt ist, die Schaltfläche Ausstellen & sperren.
  1. Öffnen Sie die Bestellung im Shopify-Adminbereich.
  2. Klicken Sie unter Dokumentnummern neben der Rechnung auf Ausstellen & sperren.
Foliant erstellt das Rechnungs-PDF, bewahrt es als ausgestelltes Original auf und fügt das Abzeichen Gesperrt hinzu. Nutzen Sie dies, wenn Sie für den Zeitpunkt der Sperrung Nur wenn ich es ausstelle gewählt haben, oder um eine Rechnung vor dem gewählten Zeitpunkt zu sperren. Wenn Foliant die Rechnung nicht ausstellen kann, zeigt der Block den Grund. Zum Beispiel, wenn bei keiner Vorlage Dokumenttyp auf Rechnung gesetzt ist oder die Rechnungsnummerierung deaktiviert ist.

Wenn sich der USt-Status des Käufers geändert hat

Wenn Ihr Plan das Toolkit für Steuer-Compliance enthält, prüft Foliant die USt-IdNr. von Geschäftskunden. Wenn eine gesperrte Rechnung einen bestimmten Status für die USt-IdNr. des Käufers enthält und eine spätere Prüfung ein anderes Ergebnis liefert, zeigt der Block eine Warnung: USt-Status des Käufers geändert. Sie nennt die Rechnung, die USt-IdNr., den Status auf der Rechnung und das aktuelle Ergebnis von VIES. Gesperrte Rechnungen ändern sich nicht. Wenn die Rechnung korrigiert werden muss, stellen Sie eine Gutschrift aus. Siehe USt-IdNr. Ihrer Käufer prüfen.

Gut zu wissen

  • Wenn Ihr Shop keinen Foliant-Plan hat, zeigt der Block: „Wählen Sie einen Plan in Foliant, um dies zu sehen.“
  • Entwürfe haben diesen Block nicht. Angebotsnummern für Entwürfe erscheinen in den Dokumenten selbst.

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