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Ohne Sperre erstellt Foliant eine Rechnung bei jedem Öffnen neu, aus der aktuellen Bestellung und der aktuellen Vorlage. Wenn Sie die Vorlage bearbeiten oder sich die Bestellung ändert, ändert sich auch die Rechnung vom letzten Monat. Bei Lieferscheinen ist das in Ordnung. Die Steuervorschriften in Deutschland, Frankreich und der übrigen EU verlangen aber, dass sich eine ausgestellte Rechnung nicht mehr ändert. Die Einstellungen für gesperrte Rechnungen Wenn gesperrte Rechnungen aktiviert sind, speichert Foliant beim Ausstellen eine fälschungssichere Kopie jeder Rechnung und Gutschrift: das PDF selbst und dazu einen SHA-256-Hash (einen digitalen Fingerabdruck) davon. Ab dann erhalten Downloads, Exporte, E-Mails mit PDF und das Kundenportal immer genau dieses gespeicherte PDF. Änderungen an der Vorlage oder an der Bestellung wirken sich nicht darauf aus. Korrekturen erfolgen über Gutschriften. Gesperrte Rechnungen sind in jedem Tarif verfügbar.

Bevor Sie beginnen

  • Die Sperre gilt nur für nummerierte Dokumente. Schalten Sie in der Dokumentnummerierung Rechnungen nummerieren ein (und Gutschriften nummerieren, wenn Sie Gutschriften nutzen).
  • Mindestens eine Vorlage muss als Dokumenttyp Rechnung oder Gutschrift haben. Angebote werden nie gesperrt.
  • Prüfen Sie Ihre Rechnungsvorlage, bevor Sie die Sperre einschalten. Danach ausgestellte Rechnungen behalten das Aussehen und die Angaben, die sie beim Ausstellen hatten.

Gesperrte Rechnungen einschalten

  1. Gehen Sie in Foliant zu Einstellungen › Dokumente & Drucken.
  2. Schalten Sie unter Gesperrte Rechnungen die Option Ausgestellte Rechnungen und Gutschriften sperren ein.
  3. Wählen Sie unter Dokumente sperren, wann Dokumente gesperrt werden (siehe unten).
  4. Legen Sie unter Ausgestellte Dokumente aufbewahren für die Dauer in Jahren fest.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
Wenn sowohl die Rechnungs- als auch die Gutschriftsnummerierung ausgeschaltet sind, zeigt Foliant „Die Sperre benötigt eine Rechnungs- oder Gutschriftsnummerierung. Ohne sie wird nichts gesperrt.“ Klicken Sie auf Rechnungsnummerierung einschalten und speichern Sie anschließend.

Festlegen, wann Dokumente gesperrt werden

Solange ein Dokument nicht ausgestellt ist, erstellt Foliant es wie jedes andere Dokument immer wieder neu aus der aktuellen Bestellung und Vorlage.

Wie lange ausgestellte Dokumente aufbewahrt werden

Ausgestellte Dokumente aufbewahren für ist eine Anzahl von Jahren zwischen 1 und 30. Der Standardwert ist 10. Wie lange Sie Rechnungen aufbewahren müssen, hängt von Ihrem Land ab. Fragen Sie dazu Ihre Steuerberatung. Die Dauer wird für jedes Dokument beim Ausstellen festgelegt. Wenn Sie sie später ändern, behalten bereits ausgestellte Dokumente die Dauer, mit der sie ausgestellt wurden. Siehe Archiv herunterladen und Aufbewahrungsdauer von Dokumenten.

Was ein gesperrtes Dokument festhält

  • Das PDF genau so, wie es ausgestellt wurde, Byte für Byte.
  • Die Bestelldaten, aus denen es erstellt wurde, und die verwendete Vorlagenversion.
  • Ihre rechtlichen Angaben, wie sie damals gedruckt wurden. Wenn Sie sie später unter Einstellungen › Steuern & Recht ändern, ändern sich ausgestellte Rechnungen nicht.

Sperre ausschalten

Schalten Sie Ausgestellte Rechnungen und Gutschriften sperren aus und speichern Sie. Neue Rechnungen werden dann nicht mehr gesperrt. Bereits ausgestellte Dokumente bleiben gesperrt: Foliant liefert weiterhin ihr gespeichertes PDF aus, und sie bleiben auf der Seite Ausgestellte Rechnungen. Die Seite zeigt dann „Die Sperre ist ausgeschaltet, daher werden neue Rechnungen nicht gesperrt. Bereits ausgestellte Dokumente bleiben gesperrt.“

Gut zu wissen

  • Jede Bestellung hat eine ausgestellte Rechnung, egal mit welcher Rechnungsvorlage Sie sie öffnen.
  • Wird die Bestellung einer gesperrten Rechnung storniert, wird die Rechnung nicht ungültig gemacht. Sie bleibt wie ausgestellt, und die Erstattung wird mit einer Gutschrift korrigiert.
  • Nachdem Sie die Sperre eingeschaltet haben, enthält der Abschnitt Gesperrte Rechnungen einen Link zu Ausgestellte Rechnungen ansehen.
  • In den Tarifen Starter, Growth und Scale kann derselbe Abschnitt jedem ausgestellten Dokument E-Rechnungsdaten (ZUGFeRD / Factur-X) hinzufügen. Siehe E-Rechnungsdaten zu ausgestellten Rechnungen hinzufügen.

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