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Mit eingeschalteten E-Rechnungsdaten ist jede Rechnung und Gutschrift, die Foliant ausstellt, ein PDF mit eingebetteten Daten als XML im Format ZUGFeRD / Factur-X (Profil EN 16931). Ihre Kunden sehen dasselbe PDF wie bisher. Ihre Buchhaltungssoftware liest Beträge, Umsatzsteuer und Adressen aus den eingebetteten Daten, sodass niemand sie abtippen muss.

Warum das wichtig ist

In der gesamten EU gehen Rechnungen zwischen Unternehmen zu E-Rechnungen über:
  • Deutschland: Ab 2027 müssen Unternehmen anderen Unternehmen E-Rechnungen senden (ab 2028 gilt das für alle Unternehmen). Ein ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931 gilt dort als E-Rechnung.
  • Frankreich: E-Rechnungen zwischen Unternehmen werden schrittweise eingeführt und müssen über eine zugelassene Plattform gesendet werden. Ein Factur-X-PDF, das nur per E-Mail verschickt wird, genügt dort nicht, es ist aber das Format, das diese Plattformen akzeptieren.
Fragen Sie Ihre Steuerberatung, was für Ihr Unternehmen gilt.

Bevor Sie beginnen

  • Ihr Tarif: E-Rechnungsdaten sind in den Tarifen Starter, Growth und Scale enthalten.
  • Gesperrte Rechnungen: Die Daten werden beim Ausstellen eines Dokuments hinzugefügt. Schalten Sie daher zuerst gesperrte Rechnungen ein.
  • Ihre rechtlichen Angaben: Unter Einstellungen › Steuern & Recht braucht Ihr Shop:
Ohne USt-IdNr. werden Rechnungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern und Ausfuhren ohne E-Rechnungsdaten ausgestellt, weil sie eine benötigen. Die Einstellung weist darauf hin. Fehlt etwas, listet die Einstellung es unter Bevor Sie E-Rechnungsdaten einschalten, ergänzen Sie unter Steuern & Recht: auf, zusammen mit der Schaltfläche Steuern & Recht öffnen.

E-Rechnungsdaten einschalten

  1. Öffnen Sie in Foliant Einstellungen › Dokumente & Drucken.
  2. Schalten Sie unter Gesperrte Rechnungen die Option E-Rechnungsdaten hinzufügen (ZUGFeRD / Factur-X) ein.
  3. Klicken Sie auf Speichern.
Ab dann erhalten alle Rechnungen und Gutschriften ihre Daten beim Ausstellen. Zuvor ausgestellte Dokumente bleiben unverändert.

Was die Daten enthalten

Dieselben Angaben, die das PDF zeigt:
  • die Dokumentnummer und das Datum, bei einer Gutschrift außerdem die Rechnung, die sie korrigiert;
  • den rechtlichen Namen Ihres Shops, die Adresse, die USt-IdNr. oder Steuernummer und die Handelsregisterangaben;
  • Name, Adresse und USt-IdNr. des Kunden sowie die Lieferadresse;
  • jede Position mit der berechneten Menge nach Rabatten, wobei der Versand eine eigene Position ist;
  • die Umsatzsteuer je Steuersatz, mit dem Grund für jede Position ohne Umsatzsteuer (Ausfuhr, innergemeinschaftliche Lieferung, Reverse Charge oder Befreiung);
  • die Summen, den bezahlten Betrag und den noch offenen Betrag.

Die Daten ansehen und herunterladen

Auf der Seite Ausgestellte Rechnungen:
  • Dokumente mit E-Rechnungsdaten zeigen ein Badge E-Rechnung.
  • Klicken Sie in einer Zeile auf das Code-Symbol (E-Rechnungs-XML herunterladen), um nur die Daten herunterzuladen, zum Beispiel für Ihre Steuerberatung.
  • Archiv herunterladen enthält die XML-Dateien in einem Ordner xml, und manifest.csv hat eine Spalte einvoice. Siehe Archiv herunterladen und Aufbewahrungsdauer von Dokumenten.

Wenn ein Dokument ohne sie ausgestellt wird

Foliant hält eine Rechnung nie wegen ihrer E-Rechnungsdaten auf. Können die Daten nicht hinzugefügt werden, wird das Dokument als normales PDF ausgestellt, und die Seite Ausgestellte Rechnungen zeigt dazu ein Badge Keine E-Rechnungsdaten. Fahren Sie mit der Maus über das Badge, um den Grund zu sehen: Wenn Dokumente ohne E-Rechnungsdaten ausgestellt werden, weil die rechtlichen Angaben Ihres Shops unvollständig sind, teilt Foliant Ihnen außerdem einmal am Tag in Ihren Benachrichtigungen mit, wie viele es am Vortag waren. Ein ohne die Daten ausgestelltes Dokument bleibt so: Es ist gesperrt. Sobald die Ursache behoben ist, erhalten neue Dokumente wieder E-Rechnungsdaten.

Ausschalten

Schalten Sie E-Rechnungsdaten hinzufügen (ZUGFeRD / Factur-X) aus und klicken Sie auf Speichern. Ab dann ausgestellte Dokumente sind normale PDFs. Bereits ausgestellte Dokumente behalten ihre Daten. Ist die Funktion in Ihrem Tarif nicht mehr enthalten, sind ab dann ausgestellte Dokumente normale PDFs, auch wenn die Einstellung eingeschaltet ist.

Gut zu wissen

  • Angebote und Lieferscheine enthalten nie E-Rechnungsdaten: Nur ausgestellte Rechnungen und Gutschriften haben sie.
  • Die Daten sind Teil des PDFs, daher erfasst der SHA-256-Hash des PDFs sie mit. Ein PDF prüfen funktioniert genauso.
  • Werden personenbezogene Daten am Ende der Aufbewahrungsfrist entfernt, wird auch das XML entfernt.

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