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Eine ausgestellte Rechnung sollte nicht bearbeitet werden. Wenn Sie eine Bestellung ganz oder teilweise erstatten, korrigieren Sie die Rechnung stattdessen mit einer Gutschrift. In Foliant ist eine Gutschrift eine Vorlage, deren Dokumenttyp auf Gutschrift gesetzt ist. Jede Erstattung einer Bestellung erhält eine eigene Gutschrift mit einer eigenen Nummer aus dem Nummernkreis für Gutschriften.

Bevor Sie beginnen

  • Stellen Sie sicher, dass Sie eine Gutschriftsvorlage haben. Zu den integrierten Vorlagen von Foliant gehört Erstattung / Gutschrift. In den Einstellungen der Vorlage sollte der Dokumenttyp auf Gutschrift stehen.
  • Um Gutschriften zu nummerieren, aktivieren Sie Gutschriften nummerieren unter Einstellungen › Dokumente & Drucken. Siehe Dokumentnummerierung einrichten.

Eine Gutschrift für eine Erstattung erstellen

  1. Erstatten Sie die Bestellung wie gewohnt in Shopify.
  2. Drucken, laden Sie herunter oder senden Sie per E-Mail die Gutschriftsvorlage für diese Bestellung.
Die Gutschrift bezieht sich auf die letzte Erstattung der Bestellung. Eine PDF-Versand-E-Mail, die bei der Erstattung einer Bestellung gesendet wird, erstellt die Gutschrift für diese Erstattung. Die Gutschrift erhält ihre Nummer beim ersten Erstellen, wie jedes nummerierte Dokument. Eine Bestellung ohne Erstattung hat nichts gutzuschreiben und erhält daher keine Gutschriftsnummer. Wenn Sie dieselbe Bestellung später erneut erstatten, erhält die neue Erstattung eine neue Gutschrift mit der nächsten Nummer.

Gutschriften und gesperrte Rechnungen

Wenn gesperrte Rechnungen aktiviert sind, werden auch Gutschriften ausgestellt und gesperrt. Bei Beim ersten Erstellen des Dokuments oder Wenn die Bestellung bezahlt ist wird eine Gutschrift beim ersten Erstellen ausgestellt. Bei Nur wenn ich es ausstelle sperrt Ausstellen & sperren in der Bestellung nur die Rechnung, Gutschriften werden also nicht gesperrt. Auf der Seite Ausgestellte Rechnungen:
  • Der Gesamtbetrag einer Gutschrift wird als negativer Betrag angezeigt: der Erstattungsbetrag.
  • Unter ihrer Nummer zeigt die Gutschrift, welche Rechnung sie korrigiert, zum Beispiel „Korrigiert INV-2026-0042“.

Gut zu wissen

  • Die Gutschriften einer stornierten Bestellung bleiben gültige Dokumente, auch wenn ihre Rechnungsnummer ungültig gemacht wird.
  • Wenn die Bestellung einer gesperrten Rechnung storniert wird, bleibt die Rechnung wie ausgestellt. Verwenden Sie für die Erstattung der Stornierung eine Gutschrift.

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