Naar hoofdinhoud gaan
Verkoop je zonder btw aan een bedrijf in een ander EU-land? Dan moet je weten dat het btw-nummer geldig is. Foliant controleert de btw-nummers van zakelijke kopers via VIES, het btw-nummerregister van de EU, en bewaart elk antwoord als bewijs: wanneer het is gecontroleerd, de geregistreerde naam en het adres, en het raadplegingsnummer dat VIES gaf. Je facturen gebruiken het antwoord om te bepalen welke wettelijke vermelding ze afdrukken. Controles van btw-nummers horen bij de toolkit voor belastingnaleving, die afhangt van je abonnement. Zie Abonnementen en prijzen.

Voordat je begint

  • VIES dekt btw-nummers uit EU-landen en Noord-Ierland (XI). Andere nummers worden getoond als niet te controleren.
  • Voeg je eigen EU-btw-nummer toe in Instellingen › Belasting & juridisch. Foliant stuurt het mee met elke controle, zodat VIES een raadplegingsnummer teruggeeft: je bewijs van de controle. Zie Btw-nummers, EORI en belastingnamen.

Wanneer Foliant een nummer controleert

Een geldig antwoord wordt 30 dagen hergebruikt, een antwoord “niet geldig” 24 uur. Daarna wordt bij de volgende bestelling van de koper opnieuw gecontroleerd.

Het btw-nummer van een klant controleren

  1. Open de klant in de Shopify-beheeromgeving.
  2. Vul in het blok B2B Customer Details van Foliant de Company Name en het VAT Number in en sla op.
Onder het btw-nummer toont het blok het antwoord: Klik op Re-check om het VIES opnieuw te vragen. Zitten btw-controles niet in je abonnement, dan toont het blok “VAT number checks aren’t in your plan.” met Abonnementen bekijken. Mag Foliant nog geen klanten bewerken, dan vraagt het blok je dat eerst in Foliant toe te staan voordat het kan opslaan.

Als VIES geen antwoord geeft

Foliant behandelt “niet te verifiëren” nooit als “niet geldig”. Het vraagt VIES zelf opnieuw: na 15 minuten, daarna telkens met een langere tussenpoos, tot maximaal elke 6 uur, gedurende maximaal twee dagen. Intussen drukt een factuur voor een grensoverschrijdende verkoop met een niet-geverifieerd nummer de vermelding Btw-nummer niet geverifieerd af in plaats van een vrijstellingsvermelding.

Op je documenten

Templates kunnen het resultaat afdrukken met order.buyer.vat_status (valid, invalid, unavailable of unchecked), order.buyer.vat_checked_at en order.buyer.vat_consultation_number. Documenten gebruiken het opgeslagen antwoord van het moment waarop ze zijn gemaakt. Ze wachten nooit op VIES.

Als een controle verandert nadat een factuur is vergrendeld

Een vergrendelde factuur behoudt de btw-status die erop is afgedrukt. Geeft een latere controle van hetzelfde nummer een ander antwoord, dan toont het blok Document numbers bij de bestelling Buyer’s VAT status changed. De factuur verandert niet: maak een creditnota als die gecorrigeerd moet worden.

Goed om te weten

  • Vraagt een klant je om zijn gegevens te wissen, dan verwijdert Foliant de controles van zijn btw-nummer.
  • Zit de toolkit niet langer in je abonnement, dan stopt Foliant met het controleren van nummers en drukken nieuwe documenten geen btw-status of wettelijke vermeldingen meer af. Vergrendelde facturen behouden wat erop is afgedrukt.

Gerelateerde artikelen