Naar hoofdinhoud gaan

Exportformaten en bestandsvolgorde

Elke export komt in een van twee formaten. Kies het formaat dat past bij wat je met de documenten gaat doen: losse bestanden voor je administratie en boekhouding, of één bestand om in één keer af te drukken of te versturen.

De twee formaten

Kies onder Formaat in het exportformulier. De samenvatting onder het formulier laat zien wat je krijgt, bijvoorbeeld “24 pdf’s in één ZIP” of “24 documenten in 1 pdf”.

Bestandsvolgorde

Documenten sorteren op bepaalt in welke volgorde de documenten komen:
  • Volgorde van selectie
  • Bestelnummer (laag → hoog)
  • Bestelnummer (hoog → laag)
  • Besteldatum (oudste eerst)
  • Besteldatum (nieuwste eerst)
  • Verzendnaam (A → Z)
Het begint met je standaardinstelling uit Instellingen › Documenten en afdrukken. Als je exporteert vanuit het afdrukscherm, begint het met de volgorde op het scherm. In een ZIP begint elke bestandsnaam met de positie van de bestelling, zodat een bestandsbrowser ze in die volgorde toont (bijvoorbeeld invoice/001-1001.pdf). Een bestelling heeft in de map van elk sjabloon dezelfde positie. Bij een export van één bestelling blijven de bestandsnamen gewoon.

Bestandsnamen

Het bestand van de export krijgt de naam van het sjabloon, of “documents” bij meerdere sjablonen, plus het laagste en hoogste bestelnummer, bijvoorbeeld invoice-1001-1500.pdf of documents-1001-1500.zip. Conceptbestellingen krijgen een D voor het nummer (D12). De naam verschijnt in Exportgeschiedenis zodra de export klaar is.

Creditnota’s en batchdocumenten

  • Een creditnotasjabloon maakt één creditnota per terugbetaling op de bestelling.
  • Een batchsjabloon (een manifest of picklijst) maakt één document voor maximaal 250 bestellingen tegelijk, in plaats van één per bestelling. De samenvatting telt ze als batch-pdf’s.

Gerelateerde artikelen