Naar hoofdinhoud gaan
Foliant bewaart je uitgegeven facturen en creditnota’s gedurende het aantal jaren dat je kiest. Je kunt ze op elk moment allemaal downloaden als één archief: voor een controle, voor je boekhouder of voordat je Foliant verwijdert. Uitgegeven documenten bewaren gedurende, in de instellingen van Vergrendelde facturen

Het archief downloaden

  1. Open in Foliant Uitgegeven facturen.
  2. Klik bovenaan de pagina op Archief downloaden.
Je krijgt een zipbestand met de datum van vandaag als naam. Het bevat: Archief downloaden is pas beschikbaar als er minstens één document is uitgegeven.

Hoe lang documenten worden bewaard

Dit kies je in Instellingen › Documenten en afdrukken › Vergrendelde facturen, bij Uitgegeven documenten bewaren gedurende: van 1 tot 30 jaar, standaard 10. Hoe lang je facturen moet bewaren, hangt af van je land. Vraag het na bij je boekhouder. Elk document houdt de bewaartermijn die was ingesteld toen het werd uitgegeven. Als je de instelling later wijzigt, geldt dat alleen voor documenten die na de wijziging worden uitgegeven.

Wanneer persoonsgegevens worden verwijderd

Als een klant je vraagt zijn gegevens te wissen, laat Shopify dat aan Foliant weten. Foliant kan een uitgegeven factuur niet verwijderen zolang de wet je verplicht die te bewaren. Daarom markeert Foliant de documenten van de klant en wacht het. Zodra de bewaartermijn van een gemarkeerd document voorbij is, verwijdert Foliant het:
  • De pdf wordt verwijderd.
  • De persoonsgegevens van de klant worden uit het record gehaald. Het nummer, de bestelnaam, de datums en de totalen blijven staan.
  • Het document krijgt een badge Geanonimiseerd op de pagina Uitgegeven facturen en kan niet meer worden gedownload.
Documenten waarvoor niemand om verwijdering heeft gevraagd, blijven zoals ze zijn.

Voordat je Foliant verwijdert

Nadat je Foliant hebt verwijderd, vraagt Shopify Foliant om de gegevens van je winkel te wissen. Je uitgegeven documenten worden dan ook verwijderd. Download daarom eerst het archief, zodat je je originelen behoudt. Gebruik je het cloudarchief, dan staat er in je Google Drive of Dropbox al een kopie van elk document, en die blijft daar nadat je Foliant hebt verwijderd.

Gerelateerde artikelen