Naar hoofdinhoud gaan
Het cloudarchief slaat een kopie van elke factuur en creditnota die Foliant uitgeeft op in je eigen Google Drive of Dropbox, zodra die is uitgegeven. De kopieën zijn van jou: ze blijven in je opslag staan als je de dienst ontkoppelt of Foliant verwijdert. Elke maand krijgt ook een lijst van de documenten als CSV-bestand, klaar om aan je boekhouder te geven.

Voordat je begint

  • Je abonnement: het cloudarchief zit in de abonnementen Growth en Scale.
  • Vergrendelde facturen: alleen uitgegeven documenten worden opgeslagen, dus zet eerst vergrendelde facturen aan. Tot je dat doet, staat op de kaart Cloudarchief de melding Alleen vergrendelde facturen worden opgeslagen.

Google Drive of Dropbox koppelen

  1. Open in Foliant Uitgegeven facturen.
  2. Klik in Cloudarchief op Google Drive koppelen of Dropbox koppelen.
  3. Controleer de instellingen (zie Kiezen hoe bestanden worden ingedeeld) en klik op Doorgaan naar Google Drive of Doorgaan naar Dropbox.
  4. Log in en kies het account dat je wilt koppelen.
  5. Geef Foliant toestemming om bestanden op te slaan. Laat op de pagina van Google het vakje voor Google Drive aangevinkt: zonder dat vinkje kan Foliant niets opslaan.
Je komt terug in Foliant en de dienst toont Gekoppeld met het account dat je hebt gekozen. Je kunt ook koppelen via Instellingen › Integraties.

Wat Foliant kan zien

Foliant krijgt alleen toegang tot zijn eigen bestanden:

Waar je bestanden terechtkomen

Foliant maakt een map voor je winkel en deelt de documenten in op type, jaar en maand:
  • Creditnota’s komen in een map Creditnota’s naast Facturen.
  • Elke pdf heeft het documentnummer als naam. Tekens die niet in bestandsnamen mogen, zoals een schuine streep, worden een koppelteken.
  • De mapnamen volgen de taal van je winkel en de maanden volgen de tijdzone van je winkel.
  • De namen worden vastgelegd wanneer er voor het eerst een document wordt opgeslagen. Geef je je winkel later een andere naam, dan worden er geen bestanden verplaatst.
  • Koppelt een andere winkel met dezelfde naam hetzelfde account, dan krijgt de map van die winkel ook de handle van de winkel, bijvoorbeeld Bramble & Co (bramble-eu).
Foliant overschrijft nooit een bestand dat je er zelf hebt neergezet. Heeft een ander bestand al de naam van een document, dan wordt het document ernaast opgeslagen, met een korte code in de naam.

Documenten die zijn uitgegeven voordat je koppelde

Als je koppelt, slaat Foliant ook de eerder uitgegeven documenten op, te beginnen met het oudste. Bij een winkel met facturen van jaren kan dat even duren. De kaart toont de voortgang, bijvoorbeeld 33 van 113 documenten opgeslagen · Eerdere documenten worden opgeslagen…. Daarna wordt elk nieuw document binnen een paar minuten na uitgifte opgeslagen. Eén keer per dag controleert Foliant of er iets ontbreekt en slaat het dat op.

De maandelijkse lijst

Als Maandelijkse lijst toevoegen aanstaat (standaard is dat zo), krijgt elke maand een CSV-bestand in een map Journalen, bijvoorbeeld Journalen › 2026 › ledger-2026-11.csv. Het bevat één regel per document: Foliant werkt de lijsten één keer per dag bij, alleen voor maanden waarin iets is veranderd. Het is hetzelfde formaat als manifest.csv in de archiefdownload.

Kiezen hoe bestanden worden ingedeeld

Open de instellingen van de dienst via Instellingen op de kaart Cloudarchief, of via Instellingen › Integraties: Wijzig je Mappen, dan geldt dat voor documenten die vanaf dat moment worden opgeslagen. Bestanden die al zijn opgeslagen, blijven waar ze zijn.

Controleren wat is opgeslagen

  • De kaart Cloudarchief op Uitgegeven facturen toont elke gekoppelde dienst, hoeveel documenten zijn opgeslagen en wanneer het laatste is opgeslagen. Map openen opent de map van de winkel in Google Drive of Dropbox.
  • De kolom Opgeslagen in de documententabel toont een vinkje bij elk opgeslagen document.
  • De pagina van de dienst in Instellingen › Integraties toont elke upload onder Activiteit, bijvoorbeeld Document opslaan voor Factuur INV-2026-0042 · #1310, en Maandlijst opslaan voor de lijst van elke maand. Zie Integratie-activiteit.

Als er iets misgaat

Konden er documenten niet worden opgeslagen, dan toont de kaart hoeveel en waarom, bijvoorbeeld dat je opslag vol is. Los de oorzaak op en klik dan op Opnieuw proberen. Heeft de dienst Foliant de toegang geweigerd, bijvoorbeeld omdat je Foliant uit je Google- of Dropbox-account hebt verwijderd, dan toont de kaart Actie vereist. Klik op Opnieuw koppelen en log opnieuw in. Foliant slaat daarna de documenten op die het heeft gemist. Foliant probeert het zelf opnieuw als Google of Dropbox het druk heeft of niet reageert.

Je eigen app gebruiken (geavanceerd)

Foliant koppelt via zijn eigen apps bij Google en Dropbox, dus je hoeft niets in te stellen. Vereist je bedrijf een eigen app, bijvoorbeeld om de toegang centraal te beheren:
  1. Maak een app bij Google (een webclient met de Google Drive API en de scope drive.file) of bij Dropbox (een app met een app-map die bestanden mag schrijven en hun metadata mag lezen).
  2. Klik in de instellingen van de dienst in Foliant op Geavanceerde instellingen tonen.
  3. Vul de client-ID en het client-secret van je app in en sta in je app de redirect-URI toe die onder de client-ID staat.
  4. Koppel de dienst, of ontkoppel en koppel opnieuw als hij al gekoppeld was.
Wil je later naar een andere app overstappen, ontkoppel dan eerst en koppel daarna met de nieuwe app.

Een dienst ontkoppelen

Open in Instellingen › Integraties de dienst, klik op Google Drive ontkoppelen of Dropbox ontkoppelen en bevestig met Ontkoppelen. Foliant slaat daar dan niets meer op. Bestanden die al zijn opgeslagen, blijven in je Google Drive of Dropbox. Koppel je later hetzelfde account opnieuw, dan gaat Foliant verder waar het was gebleven. Koppel je een ander account, dan slaat Foliant al je documenten daar opnieuw op.

Als je abonnement verandert of je Foliant verwijdert

  • Je abonnement bevat het cloudarchief niet meer: documenten die vanaf dan worden uitgegeven, worden niet opgeslagen. Bestanden die al zijn opgeslagen, blijven waar ze zijn.
  • Je verwijdert Foliant: Foliant verwijdert je uitgegeven documenten 48 uur nadat je de app hebt verwijderd. De kopieën in je Google Drive of Dropbox blijven van jou.

Gerelateerde artikelen