Naar hoofdinhoud gaan
Zodra je bedrijf geregistreerd en geverifieerd is op Peppol, verstuurt Foliant e-facturen voor je zakelijke (B2B) bestellingen. Ze kunnen automatisch verstuurd worden als een bestelling betaald is, als de klant er na het afrekenen om vraagt, of als jij ze verstuurt vanuit de Shopify-beheeromgeving. De e-factuur van elke bestelling wordt één keer verstuurd.

Voordat je begint

Stel eerst Peppol in en verifieer je bedrijf. Zie Peppol-e-facturatie instellen.

Welke bestellingen een e-factuur krijgen

Een bestelling wordt via Peppol verstuurd als:
  • Het een zakelijke bestelling is: ze heeft de tag B2B Order, of de klant heeft bij het afrekenen om een zakelijke factuur gevraagd. Bestellingen die je zelf vanuit de Shopify-beheeromgeving verstuurt, krijgen de tag B2B Order.
  • Ze nog niet eerder is verstuurd (ze heeft de tag Peppol Sent niet).
  • De klant bedrijfsgegevens heeft opgegeven: een btw-nummer, of een bedrijfsnaam met een Peppol-adres. Zonder Peppol-adres zoekt Foliant het bedrijf op in de Peppol-directory aan de hand van het btw-nummer. Het gevonden adres wordt bij de klant opgeslagen als het om een btw-nummer gaat dat de klant zelf heeft opgeslagen.
Als het bedrijf niet op Peppol te vinden is, mislukt het versturen met “Not in Peppol Network”.

Hoe e-facturen worden verstuurd

De e-factuur gebruikt je doorlopende factuurnummer als factuurnummering aan staat, of de Shopify-bestellingsnaam als die uit staat.

Versturen vanuit de Shopify-beheeromgeving

  1. Open in de Shopify-beheeromgeving een bestelling, of selecteer meerdere bestellingen op de pagina Bestellingen.
  2. Open Meer acties › Send E-Invoice to Peppol.
  3. Foliant toont de geselecteerde bestellingen en wat er met elke bestelling gebeurt:
  4. Controleer de kostenregel. Die laat zien hoeveel facturen deze maand onder je gratis tegoed vallen en voor hoeveel je betaalt.
  5. Klik op Send gevolgd door het aantal bestellingen.
De bestellingen komen in de wachtrij en Foliant geeft ze de tag B2B Order: door te versturen bevestig je dat het zakelijke bestellingen zijn. Is je bedrijf nog niet geverifieerd, dan meldt de actie dat in plaats daarvan.

Bezorging volgen

Op de Peppol-pagina (Instellingen › Integraties › Peppol e-invoicing) toont Factuurgeschiedenis de laatst verstuurde facturen, met de bestelling, klant, het bedrag, de Status en de verzenddatum. Elke factuur toont haar bezorgstatus: Bezorgd, Verstuurd, In behandeling of Mislukt. Klik naast een mislukte factuur op Opnieuw proberen om hem opnieuw te versturen. Foliant maakt de factuur opnieuw aan met de huidige gegevens van de bestelling en verstuurt of rekent een factuur nooit twee keer. Bij elke bestelling in de Shopify-beheeromgeving laat het blok Peppol E-Invoice History zien wat er gebeurd is: Send Requested, Invoice Sent, Invoice Failed of XML Exported, met de reden als het mislukt is, zoals Usage Limit Reached, Not in Peppol Network, Missing B2B Data of Not a B2B Order. Foliant geeft bestellingen in Shopify ook tags: Peppol Sent als de factuur is verstuurd, Peppol Failed als dat niet gelukt is. Klanten die op Peppol gevonden zijn, krijgen de tag Peppol.

Bedrijfsgegevens van een klant toevoegen of corrigeren

  1. Open de klant in de Shopify-beheeromgeving.
  2. Vul in het blok B2B Customer Details de Company Name, het VAT Number en, als je het weet, het Peppol Address in, zoals 0106:NL123456789. Laat het Peppol-adres leeg als je het niet weet.
  3. Sla op.

E-factuur-XML exporteren

Je kunt de e-factuur ook downloaden als UBL XML-bestand, bijvoorbeeld om hem ergens anders te importeren:
  1. Open in de Shopify-beheeromgeving een bestelling of selecteer meerdere bestellingen.
  2. Open Meer acties en kies Export e-Invoice XML.
  3. Klik op Exporteren gevolgd door het aantal bestellingen, en daarna op de downloadknop.
Eén bestelling levert één XML-bestand op; meerdere bestellingen leveren een zip op. Alle geselecteerde bestellingen worden geëxporteerd. Bestellingen met bedrijfsgegevens bevatten de bedrijfsnaam en het btw-nummer. Geëxporteerde bestellingen krijgen de tag XML Exported. Exporteren verstuurt niets via Peppol.

Limieten en kosten

  • Elke verstuurde factuur telt mee voor je maandelijkse tegoed. Na de gratis facturen betaal je per factuur, tot aan je bestedingslimiet.
  • Als je met een verzending boven je bestedingslimiet uitkomt, laat de actie zien hoeveel facturen er verstuurd kunnen worden. Verhoog de limiet in Instellingen › Facturering om de rest te versturen.
  • In de Peppol-bèta stopt het versturen zodra de gratis bètafacturen van de maand op zijn, tot de volgende maand.
  • Zolang E-facturen versturen via Peppol uit staat, is al het versturen via Peppol gepauzeerd, ook Send E-Invoice to Peppol. Zie Peppol-e-facturatie instellen.

Gerelateerde artikelen