Naar hoofdinhoud gaan
Zonder vergrendeling maakt Foliant een factuur elke keer opnieuw als je die opent, op basis van de huidige bestelling en de huidige sjabloon. Als je de sjabloon bewerkt of de bestelling verandert, verandert de factuur van vorige maand ook. Voor pakbonnen is dat prima, maar volgens de belastingregels in Duitsland, Frankrijk en de rest van de EU mag een uitgegeven factuur niet veranderen. De instellingen voor Vergrendelde facturen Met vergrendelde facturen aan bewaart Foliant een fraudebestendige kopie van elke factuur en creditnota zodra die is uitgegeven: de pdf zelf, plus een SHA-256-hash (een digitale vingerafdruk) ervan. Vanaf dan krijgen downloads, exports, e-mails met pdf’s en het klantportaal allemaal diezelfde opgeslagen pdf. Wijzigingen in de sjabloon of de bestelling hebben er geen invloed op. Correcties maak je met creditnota’s. Vergrendelde facturen zijn beschikbaar in elk abonnement.

Voordat je begint

  • Vergrendelen geldt alleen voor genummerde documenten. Zet Facturen nummeren aan (en Creditnota’s nummeren als je die gebruikt) bij documentnummering.
  • Minstens één sjabloon moet Documenttype ingesteld hebben op Factuur of Creditnota. Offertes worden nooit vergrendeld.
  • Controleer je factuursjabloon voordat je vergrendelen aanzet. Facturen die daarna worden uitgegeven, houden het uiterlijk en de gegevens die ze hadden op het moment van uitgeven.

Vergrendelde facturen aanzetten

  1. Ga in Foliant naar Instellingen › Documenten en afdrukken.
  2. Zet bij Vergrendelde facturen de optie Uitgegeven facturen en creditnota’s vergrendelen aan.
  3. Kies bij Documenten vergrendelen wanneer documenten worden vergrendeld (zie hieronder).
  4. Stel Uitgegeven documenten bewaren gedurende in, in jaren.
  5. Klik op Opslaan.
Als factuurnummering en creditnotanummering allebei uit staan, toont Foliant “Vergrendelen vereist factuur- of creditnotanummering. Zonder nummering wordt niets vergrendeld.” Klik op Factuurnummering aanzetten en sla daarna op.

Kiezen wanneer documenten worden vergrendeld

Totdat een document is uitgegeven, maakt Foliant het steeds opnieuw op basis van de huidige bestelling en sjabloon, net als elk ander document.

Hoelang uitgegeven documenten worden bewaard

Uitgegeven documenten bewaren gedurende is een aantal jaren, van 1 tot 30. De standaardwaarde is 10. Hoelang je facturen moet bewaren, hangt af van je land; vraag het na bij je accountant. De bewaartermijn wordt voor elk document vastgelegd op het moment van uitgeven. Als je de termijn later wijzigt, houden al uitgegeven documenten de termijn waarmee ze zijn uitgegeven. Zie Het archief downloaden en hoelang documenten worden bewaard.

Wat een vergrendeld document bewaart

  • De pdf precies zoals die is uitgegeven, byte voor byte.
  • De bestelgegevens waarop het is gebaseerd, en de gebruikte versie van de sjabloon.
  • Je juridische gegevens zoals ze op dat moment werden afgedrukt. Als je ze later wijzigt in Instellingen › Belasting & juridisch, veranderen uitgegeven facturen niet.

Vergrendelen uitzetten

Zet Uitgegeven facturen en creditnota’s vergrendelen uit en sla op. Nieuwe facturen worden dan niet meer vergrendeld. Documenten die al zijn uitgegeven, blijven vergrendeld: Foliant gebruikt nog steeds hun opgeslagen pdf, en ze blijven op de pagina Uitgegeven facturen staan. Die pagina toont dan “Vergrendelen staat uit, dus nieuwe facturen worden niet vergrendeld. Documenten die al zijn uitgegeven, blijven vergrendeld.”

Goed om te weten

  • Elke bestelling heeft één uitgegeven factuur, met welke factuursjabloon je die ook opent.
  • Als de bestelling van een vergrendelde factuur wordt geannuleerd, wordt de factuur niet ongeldig gemaakt. Die blijft zoals uitgegeven, en de terugbetaling wordt gecorrigeerd met een creditnota.
  • Nadat je vergrendelen hebt aangezet, staat in het gedeelte Vergrendelde facturen een link naar Uitgegeven facturen bekijken.
  • In de abonnementen Starter, Growth en Scale kan hetzelfde gedeelte e-factuurgegevens (ZUGFeRD / Factur-X) toevoegen aan elk uitgegeven document. Zie E-factuurgegevens toevoegen aan uitgegeven facturen.

Gerelateerde artikelen