Naar hoofdinhoud gaan
Heb je je bestellingen nodig in een spreadsheet, voor de boekhouding, een rapport of een andere app? Gegevens exporteren zet de geselecteerde bestellingen om in een spreadsheet: een CSV-bestand of een Excel-werkmap. Je kiest één rij per bestelling of één rij per artikel, en welke kolommen erin komen. Die keuze kun je onder een naam opslaan voor je hele team. Het venster Gegevens exporteren: CSV of Excel, opgeslagen instellingen, de rijen en de kolommen

Bestelgegevens exporteren

  1. Vink op de pagina Bestellingen (of Conceptbestellingen) de bestellingen aan, of selecteer alle overeenkomende bestellingen.
  2. Klik in de selectiebalk op Gegevens exporteren.
  3. Kies onder Bestand voor CSV of Excel-werkmap (.xlsx). Zie CSV of Excel.
  4. Optioneel: kies onder Opgeslagen instellingen een instelling die je team heeft opgeslagen. Die stelt de rijen en kolommen voor je in.
  5. Kies onder Rijen voor Eén rij per artikel (bestelgegevens op elke rij herhaald) of Eén rij per bestelling.
  6. Vink de kolommen aan die je wilt. Ze zijn gegroepeerd als Bestelling, Klant, Factuuradres, Verzendadres en Artikelen. Met Standaardkolommen herstellen krijg je de beginselectie terug.
  7. Klik op CSV exporteren of Excel-bestand exporteren.
Foliant maakt het bestand op de achtergrond en toont de voortgang. Als het klaar is, klik je op Downloaden. We sturen de downloadlink ook naar het e-mailadres van je winkel, en de export blijft staan in Exportgeschiedenis, als Bestelgegevens (CSV) of Bestelgegevens (Excel). Een export van bestelgegevens in Exportgeschiedenis Foliant onthoudt je bestandstype, rijen en kolommen in deze browser voor de volgende keer.

Een instelling opslaan voor je team

Exporteer je vaak dezelfde kolommen (bijvoorbeeld voor je boekhouder)? Sla ze dan één keer op:
  1. Kies de rijen en vink de kolommen aan.
  2. Klik op Instelling opslaan, typ een naam zoals “Boekhouding” en klik op Opslaan.
Iedereen die Foliant in je winkel gebruikt, vindt de instelling nu onder Opgeslagen instellingen. Sla je opnieuw op onder dezelfde naam, dan wordt de instelling vervangen. Om er een te verwijderen, kies je hem en klik je op de verwijderknop naast Instelling opslaan. Een winkel kan maximaal 20 instellingen bewaren.

CSV of Excel

Kies Excel-werkmap als je zelf in het bestand gaat werken, en CSV als een andere app het importeert.

De kolommen

Productopties (eigenschappen) bevat wat de klant voor het artikel heeft gekozen, zoals een gravure of een cadeaubericht, als Name: value; Name: value. Verborgen waarden die apps voor zichzelf bewaren, worden weggelaten.

Goed om te weten

  • Bedragen zijn gewone getallen met twee decimalen, in de valuta van de bestelling (zie de kolom Valuta).
  • De bestandsnaam bevat de bestelnummers die erin zitten, zoals orders-1001-1500.csv of orders-1001-1500.xlsx.
  • Een waarde die een spreadsheet als formule zou uitvoeren, wordt als tekst bewaard. Het bestand openen is dus veilig.
  • Een bestelling die is verwijderd nadat je hem selecteerde, wordt weggelaten. Foliant meldt hoeveel in Exportgeschiedenis en in de e-mail.
  • Eén export bevat maximaal 2.000 bestellingen, zoals elke export. Zie Exportlimieten.

Gerelateerde artikelen