E-factuurgegevens toevoegen aan uitgegeven facturen (ZUGFeRD / Factur-X)

Met e-factuurgegevens aan is elke factuur en creditnota die Foliant uitgeeft een pdf met de gegevens als xml erin, in het ZUGFeRD / Factur-X-formaat (profiel EN 16931). Je klanten zien dezelfde pdf als eerder. Hun boekhoudsoftware leest de bedragen, btw en adressen uit de gegevens in de pdf, zodat niemand ze hoeft over te typen.

Waarom het belangrijk is

In de hele EU gaan facturen tussen bedrijven over op e-facturen:

Duitsland: vanaf 2027 moeten bedrijven e-facturen sturen aan andere bedrijven (vanaf 2028 voor alle bedrijven). Een ZUGFeRD-pdf in het profiel EN 16931 geldt daar als e-factuur.
Frankrijk: e-facturen tussen bedrijven worden in fasen ingevoerd en moeten via een erkend platform worden verstuurd. Een Factur-X-pdf die alleen per e-mail wordt verstuurd, is daar niet genoeg, maar het is wel het formaat dat die platforms accepteren.

Vraag je boekhouder wat voor jouw bedrijf geldt.

Voordat je begint

Je abonnement: e-factuurgegevens zijn inbegrepen in de abonnementen Starter, Growth en Scale.
Vergrendelde facturen: de gegevens worden toegevoegd wanneer een document wordt uitgegeven, dus zet eerst vergrendelde facturen aan.
Je juridische gegevens: in Instellingen › Belasting & juridisch heeft je winkel nodig:
- een bedrijfsadres in de EU, met straat en plaats (zie Je juridische gegevens toevoegen);
- een btw-nummer (zie Btw-nummers, EORI en belastingnamen). Zonder btw-nummer heb je een belastingnummer en je bedrijfsregistratienummer nodig, zoals je inschrijving in het handelsregister.

Zonder btw-nummer worden facturen aan bedrijven in andere EU-landen en export zonder e-factuurgegevens uitgegeven, omdat die er een nodig hebben. De instelling meldt dit. Als er iets ontbreekt, staat dat in de instelling onder Voeg dit toe onder Belasting & juridisch voordat u e-factuurgegevens aanzet:, met een knop Belasting & juridisch openen.

E-factuurgegevens aanzetten

Ga in Foliant naar Instellingen › Documenten en afdrukken.
Zet bij Vergrendelde facturen de optie E-factuurgegevens toevoegen (ZUGFeRD / Factur-X) aan.
Klik op Opslaan.

Vanaf dan krijgt elke factuur en creditnota de gegevens op het moment van uitgeven. Eerder uitgegeven documenten blijven zoals ze zijn.

Wat de gegevens bevatten

Dezelfde cijfers als de pdf laat zien:

het documentnummer en de datum, en bij een creditnota de factuur die ermee wordt gecorrigeerd;
de juridische naam van je winkel, het adres, het btw-nummer of belastingnummer en de bedrijfsregistratie;
de naam, het adres en het btw-nummer van de klant, en het afleveradres;
elke regel met de gefactureerde hoeveelheid, na kortingen, met verzendkosten als aparte regel;
de btw per tarief, met de reden voor elke regel zonder btw (export, intracommunautaire levering, verlegging of vrijstelling);
de totalen, wat is betaald en wat nog openstaat.

De gegevens bekijken en downloaden

Op de pagina Uitgegeven facturen:

Documenten met e-factuurgegevens hebben een badge E-factuur.
Klik op het codepictogram bij een rij (E-factuur-XML downloaden) om de gegevens los te downloaden, bijvoorbeeld voor je boekhouder.
Archief downloaden bevat de xml-bestanden in een map xml, en manifest.csv heeft een kolom einvoice. Zie Het archief downloaden en hoe lang documenten worden bewaard.

Als een document zonder wordt uitgegeven

Foliant houdt een factuur nooit tegen vanwege de e-factuurgegevens. Als de gegevens niet kunnen worden toegevoegd, wordt het document uitgegeven als gewone pdf en toont de pagina Uitgegeven facturen er een badge Geen e-factuurgegevens bij. Houd de muisaanwijzer boven de badge om te zien waarom:

Reden	Wat je kunt doen
De juridische gegevens van je winkel waren onvolledig	Vul ze aan in Instellingen › Belasting & juridisch.
Het btw-nummer van de klant ontbrak of kon niet worden gecontroleerd	Voor intracommunautaire facturen en facturen met btw-verlegging is het gecontroleerde btw-nummer van de klant nodig.
Je abonnement omvat geen controle van btw-nummers	Voor intracommunautaire facturen en facturen met btw-verlegging is het gecontroleerde btw-nummer van de klant nodig. Het controleren van btw-nummers hoort bij belastingnaleving, in de abonnementen Growth en Scale.
De bestelling heeft geen factuur- of verzendadres	E-facturen hebben het adres van de klant nodig, bijvoorbeeld bij een kassabestelling zonder klant.
De bestelling heeft geen verzendadres	Voor intracommunautaire leveringen is het afleveradres nodig.
De bestelling bevat iets wat e-factuurgegevens nog niet ondersteunen	Bijvoorbeeld een cadeaubon, een fooi, invoerrechten of een regel met meerdere btw-tarieven. Deze bestellingen krijgen voorlopig gewone pdf’s.
De bedragen van de bestelling konden niet worden omgezet	De bedragen van de bestelling klopten niet voor de e-factuur.
Een tijdelijk probleem	Er ging iets mis bij Foliant. Nieuwe documenten krijgen de gegevens weer zodra het is opgelost.
Foliant kon dit document niet omzetten	Hetzelfde zou opnieuw gebeuren bij dit document, bijvoorbeeld door iets in de sjabloon. Neem contact op met support als het blijft gebeuren.

Als documenten zonder e-factuurgegevens worden uitgegeven omdat de juridische gegevens van je winkel onvolledig zijn, laat Foliant je ook één keer per dag in je meldingen weten hoeveel het er de dag ervoor waren. Een document dat zonder de gegevens is uitgegeven, blijft zo: het is vergrendeld. Zodra de oorzaak is verholpen, krijgen nieuwe documenten weer e-factuurgegevens.

Uitzetten

Zet E-factuurgegevens toevoegen (ZUGFeRD / Factur-X) uit en klik op Opslaan. Documenten die vanaf dan worden uitgegeven, zijn gewone pdf’s. Documenten die al zijn uitgegeven, houden hun gegevens. Als je abonnement het niet meer omvat, zijn documenten die vanaf dan worden uitgegeven gewone pdf’s, ook als de instelling aan staat.

Goed om te weten

Offertes en pakbonnen bevatten nooit e-factuurgegevens: alleen uitgegeven facturen en creditnota’s doen dat.
De gegevens maken deel uit van de pdf, dus de SHA-256-hash van de pdf omvat ze. Een pdf en de hashketen controleren werkt hetzelfde.
Als persoonsgegevens aan het einde van de bewaartermijn worden verwijderd, wordt ook de xml verwijderd.

Welkom

Aan de slag

Afdrukken

Sjablonen

Sjablooneditor

Ontwerpen

PDF-levering

E-mailtemplates

Klantaccounts

Exports

Facturen en nummering

Belasting en juridisch

Integraties

Facturering en abonnementen

Instellingen

Problemen oplossen

Juridisch