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Sem bloqueio, o Foliant cria uma fatura de novo sempre que a abre, a partir da encomenda atual e do modelo atual. Se editar o modelo ou se a encomenda mudar, a fatura do mês passado também muda. Isso não é problema para as guias de remessa, mas as regras fiscais da Alemanha, de França e do resto da UE determinam que uma fatura emitida não pode ser alterada. As definições de Faturas bloqueadas Com as faturas bloqueadas ativadas, o Foliant guarda uma cópia inviolável de cada fatura e nota de crédito no momento em que é emitida: o próprio PDF, mais um hash SHA-256 (uma impressão digital) desse PDF. A partir daí, as transferências, as exportações, os emails de envio de PDF e o portal do cliente recebem todos esse mesmo PDF guardado. As alterações ao modelo ou à encomenda não lhe tocam. As correções são feitas com notas de crédito. As faturas bloqueadas estão disponíveis em todos os planos.

Antes de começar

  • O bloqueio só se aplica a documentos numerados. Ative Numerar faturas (e Numerar notas de crédito, se as utilizar) na numeração de documentos.
  • Pelo menos um modelo tem de ter o Tipo de documento definido como Fatura ou Nota de crédito. Os orçamentos nunca são bloqueados.
  • Verifique o seu modelo de fatura antes de ativar o bloqueio. As faturas emitidas depois disso mantêm o aspeto e os dados que tinham quando foram emitidas.

Ativar as faturas bloqueadas

  1. No Foliant, aceda a Definições › Documentos e impressão.
  2. Em Faturas bloqueadas, ative Bloquear faturas e notas de crédito emitidas.
  3. Escolha quando os documentos são bloqueados em Bloquear documentos (ver abaixo).
  4. Defina Guardar documentos emitidos durante, em anos.
  5. Clique em Guardar.
Se a numeração de faturas e a de notas de crédito estiverem ambas desativadas, o Foliant mostra “O bloqueio requer a numeração de faturas ou de notas de crédito. Sem ela, nada é bloqueado.” Clique em Ativar numeração de faturas e depois guarde.

Escolher quando os documentos são bloqueados

Enquanto um documento não for emitido, o Foliant continua a criá-lo de novo a partir da encomenda e do modelo atuais, como qualquer outro documento.

Durante quanto tempo os documentos emitidos são guardados

Guardar documentos emitidos durante é um número de anos, de 1 a 30. O valor predefinido é 10. O tempo durante o qual tem de guardar as faturas depende do seu país; confirme com o seu contabilista. O período é definido para cada documento no momento em que é emitido. Se o alterar mais tarde, os documentos já emitidos mantêm o período com que foram emitidos. Consulte Transferir o arquivo e durante quanto tempo os documentos são guardados.

O que um documento bloqueado guarda

  • O PDF exatamente como foi emitido, byte a byte.
  • Os dados da encomenda a partir dos quais foi criado e a versão do modelo utilizada.
  • Os seus dados legais tal como foram impressos na altura. Alterá-los mais tarde em Definições › Impostos e jurídico não altera as faturas emitidas.

Desativar o bloqueio

Desative Bloquear faturas e notas de crédito emitidas e guarde. As novas faturas deixam de ser bloqueadas. Os documentos já emitidos continuam bloqueados: o Foliant continua a fornecer o PDF guardado e estes continuam na página Faturas emitidas. A página passa a mostrar “O bloqueio está desativado, por isso as novas faturas não são bloqueadas. Os documentos já emitidos continuam bloqueados.”

Bom saber

  • Cada encomenda tem uma única fatura emitida, seja qual for o modelo de fatura que utilize para a abrir.
  • Quando a encomenda de uma fatura bloqueada é cancelada, a fatura não é anulada. Mantém-se tal como foi emitida e o reembolso é corrigido com uma nota de crédito.
  • Depois de ativar o bloqueio, a secção Faturas bloqueadas inclui uma ligação para Ver faturas emitidas.
  • Nos planos Starter, Growth e Scale, a mesma secção pode adicionar dados de fatura eletrónica (ZUGFeRD / Factur-X) a todos os documentos emitidos. Ver Adicionar dados de fatura eletrónica às faturas emitidas.

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