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Com os dados de fatura eletrónica ativados, cada fatura e nota de crédito que o Foliant emite é um PDF com os dados incorporados em XML, no formato ZUGFeRD / Factur-X (perfil EN 16931). Os seus clientes veem o mesmo PDF de antes. O software de contabilidade deles lê os valores, o IVA e as moradas a partir dos dados dentro do PDF, por isso ninguém precisa de os introduzir à mão.

Porque é importante

Em toda a UE, as faturas entre empresas estão a passar para faturas eletrónicas:
  • Alemanha: a partir de 2027, as empresas têm de enviar faturas eletrónicas a outras empresas (a partir de 2028, todas as empresas). Um PDF ZUGFeRD no perfil EN 16931 conta lá como fatura eletrónica.
  • França: as faturas eletrónicas entre empresas estão a ser introduzidas por fases e têm de ser enviadas através de uma plataforma aprovada. Um PDF Factur-X enviado apenas por e-mail não chega lá, mas é o formato que essas plataformas aceitam.
Pergunte ao seu contabilista o que se aplica ao seu negócio.

Antes de começar

  • O seu plano: os dados de fatura eletrónica estão incluídos nos planos Starter, Growth e Scale.
  • Faturas bloqueadas: os dados são adicionados quando um documento é emitido, por isso ative primeiro as faturas bloqueadas.
  • Os seus dados legais: em Definições › Impostos e jurídico, a sua loja precisa de:
Sem um número de IVA, as faturas a empresas de outros países da UE e as exportações são emitidas sem dados de fatura eletrónica, porque precisam de um. A definição avisa-o. Se faltar alguma coisa, a definição lista-o em Antes de ativar os dados de fatura eletrónica, adicione isto em Impostos e jurídico:, com um botão Abrir Impostos e jurídico.

Ativar os dados de fatura eletrónica

  1. No Foliant, abra Definições › Documentos e impressão.
  2. Em Faturas bloqueadas, ative Adicionar dados de fatura eletrónica (ZUGFeRD / Factur-X).
  3. Clique em Guardar.
A partir daí, cada fatura e nota de crédito recebe os dados quando é emitida. Os documentos emitidos antes ficam como estão.

O que os dados contêm

Os mesmos números que o PDF mostra:
  • o número e a data do documento e, no caso de uma nota de crédito, a fatura que corrige;
  • o nome legal da sua loja, a morada, o número de IVA ou número fiscal e o registo da empresa;
  • o nome, a morada e o número de IVA do cliente, e a morada de entrega;
  • cada linha com a quantidade faturada, depois de descontos, com o envio numa linha própria;
  • o IVA por taxa, com o motivo de cada linha sem IVA (exportação, fornecimento intracomunitário, autoliquidação ou isenção);
  • os totais, o que foi pago e o que ainda falta pagar.

Ver e transferir os dados

Na página Faturas emitidas:
  • Os documentos com dados de fatura eletrónica mostram um distintivo Fatura eletrónica.
  • Clique no ícone de código numa linha (Transferir XML da fatura eletrónica) para transferir apenas os dados, por exemplo para o seu contabilista.
  • Transferir arquivo inclui os ficheiros XML numa pasta xml, e o manifest.csv tem uma coluna einvoice. Ver Transferir o arquivo e durante quanto tempo os documentos são guardados.

Quando um documento é emitido sem eles

O Foliant nunca bloqueia uma fatura por causa dos dados de fatura eletrónica. Se não for possível adicionar os dados, o documento é emitido como um PDF simples, e a página Faturas emitidas mostra nele um distintivo Sem dados de fatura eletrónica. Passe o rato por cima do distintivo para ver o motivo: Quando são emitidos documentos sem dados de fatura eletrónica porque os dados legais da sua loja estão incompletos, o Foliant também lhe diz, uma vez por dia, nas suas notificações, quantos foram no dia anterior. Um documento emitido sem os dados continua assim: está bloqueado. Depois de a causa ser corrigida, os novos documentos voltam a receber dados de fatura eletrónica.

Desativar

Desative Adicionar dados de fatura eletrónica (ZUGFeRD / Factur-X) e clique em Guardar. Os documentos emitidos a partir daí são PDF simples. Os documentos já emitidos mantêm os dados. Se o seu plano deixar de o incluir, os documentos emitidos a partir daí são PDF simples, mesmo com a definição ativada.

Bom saber

  • Os orçamentos e as guias de remessa nunca levam dados de fatura eletrónica: só as faturas e notas de crédito emitidas os levam.
  • Os dados fazem parte do PDF, por isso o hash SHA-256 do PDF abrange-os. Verificar um PDF e a cadeia de hashes funciona da mesma forma.
  • Remover os dados pessoais no fim do período de conservação remove também o XML.

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