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Depois de a sua empresa estar registada e verificada no Peppol, o Foliant envia faturas eletrónicas das suas encomendas empresariais (B2B). Podem ser enviadas automaticamente quando uma encomenda é paga, quando o cliente pede uma após o checkout ou quando as envia a partir do admin da Shopify. A fatura eletrónica de cada encomenda é enviada uma só vez.

Antes de começar

Configure primeiro o Peppol e verifique a sua empresa. Consulte Configurar a faturação eletrónica Peppol.

Que encomendas recebem uma fatura eletrónica

Uma encomenda é enviada pelo Peppol quando:
  • É uma encomenda empresarial: tem a etiqueta B2B Order, ou o cliente pediu uma fatura empresarial no checkout. As encomendas que envia a partir do admin da Shopify recebem a etiqueta B2B Order.
  • Ainda não foi enviada (não tem a etiqueta Peppol Sent).
  • O cliente indicou dados empresariais: um número de IVA, ou um nome de empresa com um endereço Peppol. Sem endereço Peppol, o Foliant procura a empresa no diretório Peppol pelo número de IVA e guarda o endereço encontrado no cliente quando o número de IVA é um que o cliente guardou.
Se a empresa não for encontrada no Peppol, o envio falha com “Not in Peppol Network”.

Como são enviadas as faturas eletrónicas

A fatura eletrónica usa o seu número de fatura sequencial quando a numeração de faturas está ativada, ou o nome da encomenda da Shopify quando está desativada.

Enviar a partir do admin da Shopify

  1. No admin da Shopify, abra uma encomenda ou selecione várias encomendas na página Encomendas.
  2. Abra Mais ações › Send E-Invoice to Peppol.
  3. O Foliant lista as encomendas selecionadas com o que vai acontecer a cada uma:
  4. Verifique a linha de custo. Indica quantas faturas usam a sua quota gratuita deste mês e quantas são cobradas.
  5. Clique em Send seguido do número de encomendas.
As encomendas ficam em fila e o Foliant atribui-lhes a etiqueta B2B Order: ao enviar, confirma que são encomendas empresariais. Se a sua empresa ainda não estiver verificada, a ação indica-o.

Acompanhar a entrega

Na página do Peppol (Definições › Integrações › Peppol e-invoicing), o Histórico de faturas lista as últimas faturas enviadas, com a encomenda, o cliente, o montante, o Estado e a data de envio. Cada fatura mostra o estado de entrega: Entregue, Enviados, Pendente ou Falhados. Junto a uma fatura falhada, clique em Tentar novamente para a enviar de novo. O Foliant volta a criar a fatura a partir dos dados atuais da encomenda e nunca envia nem cobra uma fatura duas vezes. Em cada encomenda no admin da Shopify, o bloco Peppol E-Invoice History mostra o que aconteceu: Send Requested, Invoice Sent, Invoice Failed ou XML Exported, com o motivo quando falhou, como Usage Limit Reached, Not in Peppol Network, Missing B2B Data ou Not a B2B Order. O Foliant também atribui etiquetas às encomendas na Shopify: Peppol Sent quando a fatura foi enviada, Peppol Failed quando não foi. Os clientes encontrados no Peppol recebem a etiqueta Peppol.

Adicionar ou corrigir os dados empresariais de um cliente

  1. No admin da Shopify, abra o cliente.
  2. No bloco B2B Customer Details, introduza o Company Name, o VAT Number e, se o souber, o Peppol Address, como 0106:NL123456789. Deixe o endereço Peppol vazio se não o souber.
  3. Guarde.

Exportar o XML da fatura eletrónica

Também pode transferir a fatura eletrónica como ficheiro XML UBL, por exemplo para a importar noutro sítio:
  1. No admin da Shopify, abra uma encomenda ou selecione várias encomendas.
  2. Abra Mais ações e escolha Export e-Invoice XML.
  3. Clique em Exportar seguido do número de encomendas e, depois, no botão de transferência.
Uma encomenda dá um ficheiro XML; várias dão um ficheiro zip. Todas as encomendas selecionadas são exportadas. As encomendas com dados empresariais incluem o nome da empresa e o número de IVA. As encomendas exportadas recebem a etiqueta XML Exported. Exportar não envia nada pelo Peppol.

Limites e custos

  • Cada fatura enviada conta para a sua quota mensal. Depois das faturas gratuitas, cada fatura é cobrada, até ao seu limite de gastos.
  • Se um envio ultrapassar o seu limite de gastos, a ação indica quantas podem ser enviadas. Aumente o limite em Definições › Faturação para enviar as restantes.
  • Na versão beta do Peppol, depois de usadas as faturas beta gratuitas do mês, o envio para até ao mês seguinte.
  • Enquanto Enviar faturas eletrónicas pelo Peppol estiver desativado, todos os envios Peppol ficam em pausa, incluindo Send E-Invoice to Peppol. Consulte Configurar a faturação eletrónica Peppol.

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