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若未開啟鎖定，每次您開啟發票時，Foliant 都會依目前的訂單和目前的範本重新建立發票。如果您編輯範本或訂單有所變更，上個月的發票也會跟著改變。這對裝箱單來說沒有問題，但德國、法國及其他歐盟國家的稅務規定要求，已開立的發票不得變更。 鎖定發票設定 開啟鎖定發票後，Foliant 會在每張發票和折讓單開立時，保存一份防竄改的副本：包括 PDF 本身，以及該 PDF 的 SHA-256 雜湊值（一種數位指紋）。從此之後，下載、匯出、PDF 寄送電子郵件和顧客入口網站都會取得這份已保存的 PDF。範本或訂單的變更不會影響它。如需更正，請使用折讓單。 所有方案都能使用鎖定發票功能。

開始之前

  • 鎖定僅適用於已編號的單據。請在單據編號中開啟 為發票編號（若您使用折讓單，也請開啟 為折讓單編號）。
  • 至少需要一個範本的 單據類型 設為 發票 或 折讓單。報價單一律不會鎖定。
  • 開啟鎖定前，請先檢查您的發票範本。之後開立的發票會保留開立當下的外觀和內容。

開啟鎖定發票

  1. 在 Foliant 中，前往 設定 › 文件與列印。
  2. 在 鎖定發票 中，開啟 鎖定已開立的發票和折讓單。
  3. 在 鎖定單據的時機 中選擇單據的鎖定時機（請見下方說明）。
  4. 設定 已開立單據的保存期限，以年為單位。
  5. 按一下 儲存。
如果發票編號和折讓單編號都未開啟，Foliant 會顯示「鎖定需要發票或折讓單編號。若未開啟，將不會鎖定任何單據。」請按一下 開啟發票編號，然後儲存。

選擇單據的鎖定時機

單據開立之前，Foliant 會像處理其他單據一樣，持續依目前的訂單和範本重新建立該單據。

已開立單據的保存期限

已開立單據的保存期限 以年為單位，可設定 1 到 30 年，預設為 10 年。發票須保存多久依您所在的國家而定，請向您的會計師確認。 每份單據的保存期限會在開立時設定。如果您之後變更此設定，已開立的單據仍會保留開立時的期限。請參閱下載封存檔與單據保存期限。

鎖定的單據會保留哪些內容

  • 與開立時完全相同的 PDF，逐位元組一致。
  • 用來產生單據的訂單內容，以及所使用的範本版本。
  • 當時列印的法律資訊。之後在 設定 › 稅務與法律 中變更這些資訊，不會改變已開立的發票。

關閉鎖定

關閉 鎖定已開立的發票和折讓單 並儲存。之後的新發票不會再被鎖定。已開立的單據仍保持鎖定：Foliant 仍會提供其已保存的 PDF，這些單據也仍會顯示在 已開立的發票 頁面上。該頁面會顯示「鎖定已關閉，因此新發票不會被鎖定。已開立的單據仍保持鎖定。」

小提醒

  • 每筆訂單只有一張已開立的發票，不論您用哪個發票範本開啟。
  • 當已鎖定發票的訂單被取消時，發票不會作廢。發票會維持開立時的狀態，退款則以折讓單更正。
  • 開啟鎖定後，鎖定發票 區段會提供 查看已開立的發票 的連結。
  • 在 Starter、Growth 和 Scale 方案中，同一區段可為每份已開立的單據加入電子發票資料（ZUGFeRD / Factur-X）。請參閱為已開立的發票加入電子發票資料。

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