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開啟電子發票資料後，Foliant 開立的每張發票和折讓單都是內嵌 XML 資料的 PDF，採用 ZUGFeRD / Factur-X 格式（EN 16931 設定檔）。您的顧客看到的仍是和以前一樣的 PDF。他們的會計軟體會從內含的資料讀取金額、加值稅和地址，因此不需要有人手動輸入。

為什麼重要

在歐盟各地，企業之間的發票正逐步改為電子發票：
  • 德國： 自 2027 年起，企業必須向其他企業寄送電子發票（自 2028 年起適用於所有企業）。在德國，EN 16931 設定檔的 ZUGFeRD PDF 視為電子發票。
  • 法國： 企業之間的電子發票正分階段推行，且必須透過經核准的平台寄送。在法國，單靠以電子郵件寄送 Factur-X PDF 並不足夠，但這是這些平台接受的格式。
請向您的會計師確認適用於您企業的規定。

開始之前

  • 您的方案： Starter、Growth 和 Scale 方案包含電子發票資料。
  • 鎖定發票： 資料會在單據開立時加入，因此請先開啟鎖定發票。
  • 您的法律資訊： 在 設定 › 稅務與法律 中，您的商店需要：
沒有加值稅號時，開給其他歐盟國家企業的發票和出口發票將不附帶電子發票資料，因為它們需要加值稅號。設定中會提示這一點。 若缺少任何項目，設定會在 開啟電子發票資料之前，請先在「稅務與法律」中補充： 下列出缺少的項目，並提供 開啟「稅務與法律」 按鈕。

開啟電子發票資料

  1. 在 Foliant 中，前往 設定 › 文件與列印。
  2. 在 鎖定發票 中，開啟 新增電子發票資料（ZUGFeRD / Factur-X）。
  3. 按一下 儲存。
從此之後，每張發票和折讓單在開立時都會附上資料。先前開立的單據維持不變。

資料包含什麼

與 PDF 上顯示的數字相同：
  • 單據的號碼和日期，若是折讓單，還包括它所更正的發票；
  • 您商店的法定名稱、地址、加值稅號或稅務編號，以及公司登記資料；
  • 顧客的姓名、地址和加值稅號，以及送貨地址；
  • 每個品項依開立發票的數量，扣除折扣後計算，運費則單獨列為一行；
  • 依稅率分列的加值稅，以及每個不含加值稅品項的原因（出口、歐盟境內供應、逆向課稅或免稅）；
  • 總額、已付款金額及尚未支付的金額。

查看並下載資料

在 已開立的發票 頁面：
  • 附有電子發票資料的單據會顯示 電子發票 標記。
  • 按一下該列的程式碼圖示（下載電子發票 XML），即可單獨下載資料，例如提供給您的會計師。
  • 下載封存檔 會將 XML 檔案放在 xml 資料夾中，而 manifest.csv 有一個 einvoice 欄位。請參閱下載封存檔及單據保存期限。

單據開立時沒有附上資料

Foliant 絕不會因為電子發票資料而延誤發票。若無法加入資料，單據會以一般 PDF 開立，且 已開立的發票 頁面會在該單據上顯示 無電子發票資料 標記。將滑鼠移到標記上即可查看原因： 當因商店的法律資訊不完整而在沒有電子發票資料的情況下開立單據時，Foliant 每天也會在您的通知中告知前一天有多少張。 沒有附上資料就開立的單據會維持原樣：它已被鎖定。原因排除後，新單據會再次附上電子發票資料。

關閉

關閉 新增電子發票資料（ZUGFeRD / Factur-X） 並按一下 儲存。此後開立的單據為一般 PDF。已開立的單據保留其資料。 若您的方案不再包含此功能，即使設定已開啟，此後開立的單據也會是一般 PDF。

小提醒

  • 報價單和出貨單絕不會附上電子發票資料：只有已開立的發票和折讓單才有。
  • 資料是 PDF 的一部分，因此 PDF 的 SHA-256 雜湊值涵蓋這些資料。驗證 PDF的運作方式相同。
  • 保存期限屆滿後移除個人資料時，XML 也會一併移除。

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