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您的公司在 Peppol 完成註冊與驗證後，Foliant 就會為您的企業（B2B）訂單寄送電子發票。電子發票可以在訂單付款時自動寄出，也可以在顧客結帳後提出要求時寄出，或由您從 Shopify 管理介面寄出。每筆訂單的電子發票只會寄送一次。

開始之前

請先設定 Peppol 並驗證您的公司。請參閱設定 Peppol 電子發票。

哪些訂單會收到電子發票

符合以下條件的訂單會透過 Peppol 寄送：
  • 屬於企業訂單：訂單有 B2B Order 標籤，或顧客在結帳時要求開立企業發票。您從 Shopify 管理介面自行傳送的訂單會加上 B2B Order 標籤。
  • 之前未曾寄送（訂單沒有 Peppol Sent 標籤）。
  • 顧客提供了企業資料：統一編號（VAT 號碼），或公司名稱加上 Peppol 地址。如果沒有 Peppol 地址，Foliant 會依 VAT 號碼在 Peppol 目錄中查詢該公司。若這個 VAT 號碼是顧客已儲存的號碼，Foliant 會把找到的地址儲存到顧客資料中。
如果在 Peppol 上找不到該公司，寄送會失敗，並顯示「Not in Peppol Network」。

電子發票的寄送方式

開啟發票編號時，電子發票會使用您的連續發票編號；關閉時則使用 Shopify 訂單名稱。

從 Shopify 管理介面寄送

  1. 在 Shopify 管理介面中開啟一筆訂單，或在訂單頁面選取多筆訂單。
  2. 開啟更多動作 › Send E-Invoice to Peppol。
  3. Foliant 會列出所選訂單，以及每筆訂單的處理方式：
  4. 查看費用說明。這裡會告訴您本月有幾張發票使用免費額度，以及有幾張需要付費。
  5. 點選 Send 及其後的訂單數量。
訂單會進入佇列，Foliant 也會為訂單加上 B2B Order 標籤：寄送即表示您確認這些是企業訂單。如果您的公司尚未通過驗證，動作會改為顯示此提示。

追蹤送達狀態

在 Peppol 頁面（設定 › 整合 › Peppol e-invoicing）中，發票紀錄會列出最近寄出的發票，包含訂單、顧客、金額、狀態及寄送日期。 每張發票都會顯示送達狀態：已送達、已寄出、待處理或失敗。在失敗的發票旁點選重試即可重新寄送。Foliant 會依訂單目前的資料重新產生發票，絕不會重複寄送或重複收費。 在 Shopify 管理介面的每筆訂單中，Peppol E-Invoice History 區塊會顯示處理結果：Send Requested、Invoice Sent、Invoice Failed 或 XML Exported。如果失敗，也會顯示原因，例如 Usage Limit Reached、Not in Peppol Network、Missing B2B Data 或 Not a B2B Order。 Foliant 也會在 Shopify 中為訂單加上標籤：發票寄出時加上 Peppol Sent，寄送失敗時加上 Peppol Failed。在 Peppol 上找到的顧客會加上 Peppol 標籤。

新增或修正顧客的企業資料

  1. 在 Shopify 管理介面中開啟該顧客。
  2. 在 B2B Customer Details 區塊中輸入 Company Name、VAT Number，如果您知道的話，也輸入 Peppol Address，例如 0106:NL123456789。如果您不知道 Peppol 地址，請留空。
  3. 儲存。

匯出電子發票 XML

您也可以將電子發票下載為 UBL XML 檔案，例如匯入其他系統：
  1. 在 Shopify 管理介面中開啟一筆訂單，或選取多筆訂單。
  2. 開啟更多動作，然後選擇 Export e-Invoice XML。
  3. 點選匯出及其後的訂單數量，再點選下載按鈕。
一筆訂單會產生一個 XML 檔案；多筆訂單會產生一個 zip 壓縮檔。所有選取的訂單都會匯出。有企業資料的訂單會包含公司名稱和 VAT 號碼。已匯出的訂單會加上 XML Exported 標籤。匯出不會透過 Peppol 寄送任何內容。

限制與費用

  • 每張寄出的發票都會計入您的每月額度。免費發票用完後，每張發票都會收費，最多至您的支出上限。
  • 如果寄送會超過您的支出上限，動作會告訴您還能寄送幾張。請在設定 › 帳單中提高上限，以寄送其餘發票。
  • 在 Peppol 測試版期間，當月的免費測試版發票用完後，寄送會暫停到下個月。
  • 關閉透過 Peppol 寄送電子發票時，所有 Peppol 寄送都會暫停，包括 Send E-Invoice to Peppol。請參閱設定 Peppol 電子發票。

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