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Sin el bloqueo, Foliant crea una factura nueva cada vez que la abres, a partir del pedido y la plantilla actuales. Si editas la plantilla o el pedido cambia, la factura del mes pasado también cambia. Eso no es un problema para los albaranes, pero las normas fiscales de Alemania, Francia y el resto de la UE establecen que una factura emitida no debe cambiar. La configuración de Facturas bloqueadas Con las facturas bloqueadas activadas, Foliant guarda una copia inalterable de cada factura y nota de crédito en el momento de emitirla: el propio PDF y un hash SHA-256 (una huella digital) de ese PDF. A partir de ese momento, las descargas, las exportaciones, los correos de envío de PDF y el portal del cliente reciben ese mismo PDF guardado. Los cambios en la plantilla o en el pedido no lo afectan. Las correcciones se hacen con notas de crédito. Las facturas bloqueadas están disponibles en todos los planes.

Antes de empezar

  • El bloqueo solo se aplica a los documentos numerados. Activa Numerar facturas (y Numerar notas de crédito si las usas) en la numeración de documentos.
  • Al menos una plantilla debe tener Tipo de documento configurado como Factura o Nota de crédito. Los presupuestos nunca se bloquean.
  • Revisa tu plantilla de factura antes de activar el bloqueo. Las facturas emitidas a partir de ese momento conservan el aspecto y los datos que tenían al emitirse.

Activar las facturas bloqueadas

  1. En Foliant, ve a Configuración › Documentos e impresión.
  2. En Facturas bloqueadas, activa Bloquear facturas y notas de crédito emitidas.
  3. Elige cuándo se bloquean los documentos en Bloquear documentos (consulta más abajo).
  4. Configura Conservar documentos emitidos durante, en años.
  5. Haz clic en Guardar.
Si la numeración de facturas y la de notas de crédito están desactivadas, Foliant muestra “El bloqueo necesita la numeración de facturas o de notas de crédito. Sin ella, no se bloquea nada.” Haz clic en Activar la numeración de facturas y luego guarda.

Elegir cuándo se bloquean los documentos

Hasta que un documento se emite, Foliant lo sigue creando de nuevo a partir del pedido y la plantilla actuales, como cualquier otro documento.

Cuánto tiempo se conservan los documentos emitidos

Conservar documentos emitidos durante es un número de años, de 1 a 30. El valor predeterminado es 10. El tiempo que debes conservar las facturas depende de tu país; consúltalo con tu contador o asesor fiscal. El período se fija para cada documento al emitirlo. Si lo cambias después, los documentos ya emitidos conservan el período con el que se emitieron. Consulta Descargar el archivo y cuánto tiempo se conservan los documentos.

Qué conserva un documento bloqueado

  • El PDF exactamente como se emitió, byte a byte.
  • Los datos del pedido a partir de los que se generó y la versión de la plantilla utilizada.
  • Tus datos legales tal como se imprimieron en ese momento. Si los cambias después en Configuración › Impuestos y legal, las facturas emitidas no cambian.

Desactivar el bloqueo

Desactiva Bloquear facturas y notas de crédito emitidas y guarda. Las nuevas facturas ya no se bloquean. Los documentos ya emitidos siguen bloqueados: Foliant sigue sirviendo su PDF guardado y siguen apareciendo en la página Facturas emitidas. Esa página muestra entonces “El bloqueo está desactivado, así que las nuevas facturas no se bloquean. Los documentos ya emitidos siguen bloqueados.”

Para tener en cuenta

  • Cada pedido tiene una sola factura emitida, sea cual sea la plantilla de factura con la que la abras.
  • Cuando se cancela el pedido de una factura bloqueada, la factura no se anula. Se mantiene tal como se emitió y el reembolso se corrige con una nota de crédito.
  • Después de activar el bloqueo, la sección Facturas bloqueadas incluye un enlace a Ver facturas emitidas.
  • En los planes Starter, Growth y Scale, la misma sección puede añadir datos de factura electrónica (ZUGFeRD / Factur-X) a cada documento emitido. Consulta Añade datos de factura electrónica a las facturas emitidas.

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