Перейти к основному содержанию
Без блокировки Foliant создаёт счёт заново при каждом открытии, по текущему заказу и текущему шаблону. Если вы измените шаблон или изменится заказ, изменится и счёт за прошлый месяц. Для упаковочных листов это нормально, но по налоговым правилам Германии, Франции и других стран ЕС выставленный счёт меняться не должен. Настройки заблокированных счетов Когда блокировка счетов включена, Foliant при выставлении каждого счёта и каждой кредит-ноты сохраняет защищённую от изменений копию: сам PDF и его хеш SHA-256 (цифровой отпечаток). С этого момента при скачивании, экспорте, в письмах с PDF и на портале клиента используется один и тот же сохранённый PDF. Изменения шаблона или заказа на него не влияют. Исправления вносятся с помощью кредит-нот. Блокировка счетов доступна на всех тарифах.

Перед началом

  • Блокировка действует только для пронумерованных документов. Включите Нумеровать счета (и Нумеровать кредит-ноты, если вы их используете) в разделе нумерации документов.
  • Хотя бы у одного шаблона в поле Тип документа должно быть указано Счёт или Кредит-нота. Коммерческие предложения никогда не блокируются.
  • Проверьте шаблон счёта до включения блокировки. Счета, выставленные после этого, сохранят тот вид и те данные, которые были у них при выставлении.

Включение блокировки счетов

  1. В Foliant перейдите в Настройки › Документы и печать.
  2. В разделе Заблокированные счета включите Блокировать выставленные счета и кредит-ноты.
  3. В поле Блокировать документы выберите, когда документы блокируются (см. ниже).
  4. Укажите в годах значение Хранить выставленные документы.
  5. Нажмите Сохранить.
Если нумерация счетов и кредит-нот отключена, Foliant показывает сообщение «Для блокировки нужна нумерация счетов или кредит-нот. Без неё ничего не блокируется». Нажмите Включить нумерацию счетов, затем сохраните.

Когда блокируются документы

Пока документ не выставлен, Foliant продолжает создавать его заново по текущему заказу и шаблону, как и любой другой документ.

Сколько хранятся выставленные документы

Хранить выставленные документы — это число лет от 1 до 30. По умолчанию — 10. Срок обязательного хранения счетов зависит от вашей страны; уточните его у вашего бухгалтера. Срок задаётся для каждого документа при выставлении. Если вы измените его позже, у уже выставленных документов останется прежний срок. См. Скачивание архива и сроки хранения документов.

Что сохраняется в заблокированном документе

  • PDF точно в том виде, в каком он был выставлен, байт в байт.
  • Данные заказа, по которым он был создан, и использованная версия шаблона.
  • Ваши юридические данные в том виде, в каком они были напечатаны на тот момент. Если позже изменить их в Настройки › Налоги и юр. данные, выставленные счета не изменятся.

Отключение блокировки

Отключите Блокировать выставленные счета и кредит-ноты и сохраните. Новые счета больше не блокируются. Уже выставленные документы остаются заблокированными: Foliant по-прежнему отдаёт их сохранённый PDF, и они остаются на странице Выставленные счета. На этой странице появится сообщение «Блокировка отключена, поэтому новые счета не блокируются. Уже выставленные документы остаются заблокированными».

Полезно знать

  • У каждого заказа один выставленный счёт, каким бы шаблоном счёта вы его ни открывали.
  • Если заказ с заблокированным счётом отменён, счёт не аннулируется. Он остаётся в выставленном виде, а возврат оформляется кредит-нотой.
  • После включения блокировки в разделе Заблокированные счета появляется ссылка Открыть выставленные счета.
  • На тарифах Starter, Growth и Scale в этом же разделе можно добавлять данные электронного счёта (ZUGFeRD / Factur-X) к каждому выставленному документу. См. Добавление данных электронного счёта к выставленным счетам.

Похожие статьи