Перейти к основному содержанию
Foliant хранит ваши выставленные счета и кредит-ноты столько лет, сколько вы выберете. Вы можете в любой момент скачать их все одним архивом: для проверки, для вашего бухгалтера или перед удалением Foliant. Хранить выставленные документы в настройках заблокированных счетов

Скачивание архива

  1. В Foliant откройте Выставленные счета.
  2. Нажмите Скачать архив вверху страницы.
Вы получите zip-файл, названный по сегодняшней дате. В нём: Кнопка Скачать архив недоступна, пока не выставлен хотя бы один документ.

Как долго хранятся документы

Это настраивается в Настройки › Документы и печать › Заблокированные счета, в поле Хранить выставленные документы: от 1 до 30 лет, по умолчанию 10. Срок обязательного хранения счетов зависит от вашей страны; уточните его у вашего бухгалтера. Для каждого документа действует срок, заданный на момент его выставления. Если позже изменить настройку, это повлияет только на документы, выставленные после изменения.

Когда удаляются персональные данные

Когда покупатель просит удалить его данные, Shopify сообщает об этом Foliant. Foliant не может удалить выставленный счёт, пока закон обязывает вас его хранить. Поэтому он помечает документы покупателя и ждёт. Когда срок хранения помеченного документа истекает, Foliant удаляет его:
  • PDF удаляется.
  • Персональные данные покупателя удаляются из записи. Номер, название заказа, даты и суммы сохраняются.
  • На странице Выставленные счета у документа появляется метка Обезличен, и скачать его больше нельзя.
Документы, удалить которые никто не просил, остаются без изменений.

Перед удалением Foliant

После удаления приложения Shopify просит Foliant удалить данные вашего магазина, и ваши выставленные документы удаляются вместе с ними. Сначала скачайте архив, чтобы сохранить оригиналы. Если вы используете облачный архив, в вашем Google Drive или Dropbox уже есть копия каждого документа, и она остаётся там после удаления Foliant.

Связанные статьи