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Senza il blocco, Foliant crea una fattura da zero ogni volta che la apri, a partire dall’ordine e dal modello attuali. Se modifichi il modello o l’ordine cambia, cambia anche la fattura del mese scorso. Per i documenti di trasporto va bene, ma le norme fiscali in Germania, Francia e nel resto dell’UE stabiliscono che una fattura emessa non deve cambiare. Le impostazioni di Fatture bloccate Con le fatture bloccate attive, Foliant conserva una copia non modificabile di ogni fattura e nota di credito al momento dell’emissione: il PDF stesso, più un hash SHA-256 (un’impronta digitale) del file. Da quel momento, download, esportazioni, email di invio del PDF e portale clienti ricevono tutti lo stesso PDF salvato. Le modifiche al modello o all’ordine non lo toccano. Le correzioni si fanno con le note di credito. Le fatture bloccate sono disponibili con tutti i piani.

Prima di iniziare

  • Il blocco si applica solo ai documenti numerati. Attiva Numera le fatture (e Numera le note di credito se le usi) nella numerazione dei documenti.
  • Almeno un modello deve avere Tipo di documento impostato su Fattura o Nota di credito. I preventivi non vengono mai bloccati.
  • Controlla il tuo modello di fattura prima di attivare il blocco. Le fatture emesse da quel momento mantengono l’aspetto e i dati che avevano al momento dell’emissione.

Attiva le fatture bloccate

  1. In Foliant, vai su Impostazioni › Documenti e stampa.
  2. In Fatture bloccate, attiva Blocca fatture e note di credito emesse.
  3. Scegli quando bloccare i documenti in Blocca i documenti (vedi sotto).
  4. Imposta Conserva i documenti emessi per, in anni.
  5. Fai clic su Salva.
Se la numerazione delle fatture e quella delle note di credito sono entrambe disattivate, Foliant mostra “Il blocco richiede la numerazione delle fatture o delle note di credito. Senza di essa, nulla viene bloccato.” Fai clic su Attiva la numerazione delle fatture, poi salva.

Scegli quando bloccare i documenti

Finché un documento non viene emesso, Foliant continua a crearlo da zero a partire dall’ordine e dal modello attuali, come qualsiasi altro documento.

Per quanto tempo vengono conservati i documenti emessi

Conserva i documenti emessi per è un numero di anni, da 1 a 30. Il valore predefinito è 10. Per quanto tempo devi conservare le fatture dipende dal tuo paese; verifica con il tuo commercialista. Il periodo viene fissato per ogni documento al momento dell’emissione. Se lo modifichi in seguito, i documenti già emessi mantengono il periodo con cui sono stati emessi. Vedi Scaricare l’archivio e per quanto tempo vengono conservati i documenti.

Cosa conserva un documento bloccato

  • Il PDF esattamente com’era al momento dell’emissione, byte per byte.
  • I dati dell’ordine da cui è stato creato e la versione del modello usata.
  • I tuoi dati legali come erano stampati in quel momento. Se li modifichi in seguito in Impostazioni › Imposte e dati legali, le fatture emesse non cambiano.

Disattiva il blocco

Disattiva Blocca fatture e note di credito emesse e salva. Le nuove fatture non vengono più bloccate. I documenti già emessi restano bloccati: Foliant continua a fornire il PDF salvato e restano nella pagina Fatture emesse. La pagina mostra quindi “Il blocco è disattivato, quindi le nuove fatture non vengono bloccate. I documenti già emessi restano bloccati.”

Buono a sapersi

  • Ogni ordine ha una sola fattura emessa, qualunque sia il modello di fattura che usi per aprirla.
  • Quando l’ordine di una fattura bloccata viene annullato, la fattura non viene annullata. Resta come è stata emessa e il rimborso viene corretto con una nota di credito.
  • Dopo che hai attivato il blocco, la sezione Fatture bloccate contiene il link Vedi fatture emesse.
  • Con i piani Starter, Growth e Scale, la stessa sezione può aggiungere i dati di fattura elettronica (ZUGFeRD / Factur-X) a ogni documento emesso. Vedi Aggiungi i dati di fattura elettronica alle fatture emesse.

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