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Con i dati di fattura elettronica attivi, ogni fattura e nota di credito che Foliant emette è un PDF con i dati incorporati in XML, nel formato ZUGFeRD / Factur-X (profilo EN 16931). I tuoi clienti vedono lo stesso PDF di prima. Il loro software di contabilità legge importi, IVA e indirizzi dai dati incorporati, quindi nessuno deve digitarli.

Perché è importante

In tutta l’UE le fatture tra imprese stanno passando alla fatturazione elettronica:
  • Germania: dal 2027 le imprese devono inviare fatture elettroniche ad altre imprese (dal 2028 per tutte le imprese). Un PDF ZUGFeRD con profilo EN 16931 vale lì come fattura elettronica.
  • Francia: la fattura elettronica tra imprese viene introdotta per fasi e deve essere inviata tramite una piattaforma approvata. Un PDF Factur-X inviato solo per email lì non basta, ma è il formato che quelle piattaforme accettano.
Chiedi al tuo commercialista che cosa vale per la tua attività.

Prima di iniziare

  • Il tuo piano: i dati di fattura elettronica sono inclusi nei piani Starter, Growth e Scale.
  • Fatture bloccate: i dati vengono aggiunti quando il documento viene emesso, quindi attiva prima le fatture bloccate.
  • I tuoi dati legali: in Impostazioni › Imposte e dati legali, il tuo negozio deve avere:
Senza una partita IVA, le fatture alle aziende di altri paesi UE e le esportazioni vengono emesse senza dati di fattura elettronica, perché ne hanno bisogno. L’impostazione lo segnala. Se manca qualcosa, l’impostazione lo elenca sotto Prima di attivare i dati di fattura elettronica, aggiungi questi dati in Imposte e dati legali:, con un pulsante Apri Imposte e dati legali.

Attiva i dati di fattura elettronica

  1. In Foliant, vai su Impostazioni › Documenti e stampa.
  2. In Fatture bloccate, attiva Aggiungi i dati di fattura elettronica (ZUGFeRD / Factur-X).
  3. Fai clic su Salva.
Da quel momento, ogni fattura e nota di credito riceve i suoi dati quando viene emessa. I documenti emessi prima restano come sono.

Che cosa contengono i dati

Gli stessi numeri che mostra il PDF:
  • il numero e la data del documento e, per una nota di credito, la fattura che corregge;
  • la ragione sociale, l’indirizzo, la partita IVA o il codice fiscale e i dati di iscrizione al registro delle imprese del tuo negozio;
  • il nome, l’indirizzo e la partita IVA del cliente, e l’indirizzo di consegna;
  • ogni riga alla quantità fatturata, al netto degli sconti, con la spedizione come riga a sé;
  • l’IVA per aliquota, con il motivo di ogni riga senza IVA (esportazione, cessione intra-UE, inversione contabile o esenzione);
  • i totali, quanto è stato pagato e quanto resta da pagare.

Vedere e scaricare i dati

Nella pagina Fatture emesse:
  • I documenti con dati di fattura elettronica mostrano un badge Fattura elettronica.
  • Fai clic sull’icona del codice di una riga (Scarica l’XML della fattura elettronica) per scaricare solo i dati, ad esempio per il tuo commercialista.
  • Scarica archivio include i file XML in una cartella xml, e manifest.csv ha una colonna einvoice. Consulta Scarica l’archivio e per quanto tempo vengono conservati i documenti.

Quando un documento viene emesso senza dati

Foliant non blocca mai una fattura a causa dei suoi dati di fattura elettronica. Se i dati non possono essere aggiunti, il documento viene emesso come PDF semplice, e la pagina Fatture emesse mostra su di esso un badge Senza dati di fattura elettronica. Passa il mouse sul badge per vedere il motivo: Quando i documenti vengono emessi senza dati di fattura elettronica perché i dati legali del tuo negozio sono incompleti, Foliant ti dice anche una volta al giorno nelle notifiche quanti erano il giorno prima. Un documento emesso senza i dati resta così: è bloccato. Dopo che la causa è stata risolta, i nuovi documenti ricevono di nuovo i dati di fattura elettronica.

Disattivali

Disattiva Aggiungi i dati di fattura elettronica (ZUGFeRD / Factur-X) e fai clic su Salva. I documenti emessi da quel momento sono PDF semplici. I documenti già emessi mantengono i loro dati. Se il tuo piano non lo include più, i documenti emessi da quel momento sono PDF semplici, anche con l’impostazione attiva.

Buono a sapersi

  • I preventivi e i documenti di trasporto non contengono mai dati di fattura elettronica: li hanno solo le fatture e le note di credito emesse.
  • I dati fanno parte del PDF, quindi l’hash SHA-256 del PDF li comprende. Verificare un PDF funziona allo stesso modo.
  • La rimozione dei dati personali alla fine del periodo di conservazione rimuove anche l’XML.

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