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Sem o bloqueio, o Foliant cria a fatura do zero toda vez que você a abre, a partir do pedido atual e do modelo atual. Se você editar o modelo ou o pedido mudar, a fatura do mês passado também muda. Isso não é problema para guias de remessa, mas as regras fiscais da Alemanha, da França e do resto da UE dizem que uma fatura emitida não pode mudar. As configurações de Faturas bloqueadas Com as faturas bloqueadas ativadas, o Foliant guarda uma cópia inviolável de cada fatura e nota de crédito no momento da emissão: o próprio PDF, mais um hash SHA-256 (uma impressão digital) dele. A partir daí, downloads, exportações, e-mails de envio de PDF e o portal do cliente recebem sempre esse mesmo PDF armazenado. Mudanças no modelo ou no pedido não o afetam. As correções são feitas com notas de crédito. As faturas bloqueadas estão disponíveis em todos os planos.

Antes de começar

  • O bloqueio só se aplica a documentos numerados. Ative Numerar faturas (e Numerar notas de crédito, se você as usa) na numeração de documentos.
  • Pelo menos um modelo precisa ter o Tipo de documento definido como Fatura ou Nota de crédito. Orçamentos nunca são bloqueados.
  • Revise seu modelo de fatura antes de ativar o bloqueio. As faturas emitidas depois disso mantêm a aparência e os dados que tinham no momento da emissão.

Ativar as faturas bloqueadas

  1. No Foliant, acesse Configurações › Documentos e impressão.
  2. Em Faturas bloqueadas, ative Bloquear faturas e notas de crédito emitidas.
  3. Escolha quando os documentos são bloqueados em Bloquear documentos (veja abaixo).
  4. Defina Guardar documentos emitidos por, em anos.
  5. Clique em Salvar.
Se a numeração de faturas e a de notas de crédito estiverem desativadas, o Foliant mostra “O bloqueio precisa da numeração de faturas ou de notas de crédito. Sem ela, nada é bloqueado.” Clique em Ativar numeração de faturas e salve.

Escolher quando os documentos são bloqueados

Enquanto um documento não é emitido, o Foliant continua criando-o do zero a partir do pedido e do modelo atuais, como qualquer outro documento.

Por quanto tempo os documentos emitidos são guardados

Guardar documentos emitidos por é um número de anos, de 1 a 30. O padrão é 10. O tempo pelo qual você deve guardar as faturas depende do seu país; confirme com seu contador. O período é definido para cada documento no momento da emissão. Se você o alterar depois, os documentos já emitidos mantêm o período com que foram emitidos. Veja Baixar o arquivo e por quanto tempo os documentos são guardados.

O que um documento bloqueado guarda

  • O PDF exatamente como foi emitido, byte por byte.
  • Os dados do pedido usados para criá-lo e a versão do modelo utilizada.
  • Seus dados jurídicos como foram impressos na época. Alterá-los depois em Configurações › Impostos e jurídico não muda as faturas emitidas.

Desativar o bloqueio

Desative Bloquear faturas e notas de crédito emitidas e salve. As novas faturas deixam de ser bloqueadas. Os documentos já emitidos continuam bloqueados: o Foliant continua fornecendo o PDF armazenado, e eles continuam na página Faturas emitidas. A página então mostra “O bloqueio está desativado, então as novas faturas não são bloqueadas. Os documentos já emitidos continuam bloqueados.”

Bom saber

  • Cada pedido tem uma única fatura emitida, seja qual for o modelo de fatura que você usar para abri-la.
  • Quando o pedido de uma fatura bloqueada é cancelado, a fatura não é anulada. Ela continua como foi emitida, e o reembolso é corrigido com uma nota de crédito.
  • Depois que você ativa o bloqueio, a seção Faturas bloqueadas traz um link para Ver faturas emitidas.
  • Nos planos Starter, Growth e Scale, a mesma seção pode adicionar dados de fatura eletrônica (ZUGFeRD / Factur-X) a todo documento emitido. Veja Adicionar dados de fatura eletrônica às faturas emitidas.

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