Trước khi bắt đầu
- Tính năng khóa chỉ áp dụng cho chứng từ có đánh số. Bạn hãy bật Đánh số hóa đơn (và Đánh số phiếu ghi có nếu bạn dùng) trong phần đánh số chứng từ.
- Cần có ít nhất một mẫu có Loại chứng từ là Hóa đơn hoặc Phiếu ghi có. Báo giá không bao giờ bị khóa.
- Bạn hãy kiểm tra mẫu hóa đơn trước khi bật khóa. Các hóa đơn phát hành sau đó sẽ giữ nguyên giao diện và thông tin như lúc phát hành.
Bật khóa hóa đơn
- Trong Foliant, vào Cài đặt › Tài liệu & in ấn.
- Trong Hóa đơn đã khóa, bật Khóa hóa đơn và giấy báo có đã phát hành.
- Chọn thời điểm khóa chứng từ trong Khóa chứng từ (xem bên dưới).
- Đặt Lưu chứng từ đã phát hành trong, tính theo năm.
- Nhấp vào Lưu.
Chọn thời điểm khóa chứng từ
Cho đến khi chứng từ được phát hành, Foliant vẫn tiếp tục tạo mới chứng từ từ đơn hàng và mẫu hiện tại, giống như mọi chứng từ khác.
Thời gian lưu chứng từ đã phát hành
Lưu chứng từ đã phát hành trong là số năm, từ 1 đến 30. Mặc định là 10. Thời gian bạn phải lưu hóa đơn tùy thuộc vào quốc gia của bạn; bạn hãy hỏi kế toán của mình. Thời hạn này được đặt cho từng chứng từ khi phát hành. Nếu bạn thay đổi sau đó, các chứng từ đã phát hành vẫn giữ thời hạn lúc phát hành. Xem Tải xuống kho lưu trữ và thời gian lưu chứng từ.Chứng từ đã khóa lưu giữ những gì
- Tệp PDF đúng như lúc phát hành, không sai một byte.
- Thông tin đơn hàng dùng để tạo chứng từ, và phiên bản mẫu đã dùng.
- Thông tin pháp lý của bạn như đã in tại thời điểm đó. Nếu sau này bạn thay đổi chúng trong Cài đặt › Thuế và pháp lý, các hóa đơn đã phát hành không thay đổi.
Tắt khóa
Bạn hãy tắt Khóa hóa đơn và giấy báo có đã phát hành và lưu. Hóa đơn mới sẽ không bị khóa nữa. Các chứng từ đã phát hành vẫn bị khóa: Foliant vẫn cung cấp tệp PDF đã lưu, và chúng vẫn nằm trên trang Hóa đơn đã phát hành. Khi đó, trang này hiển thị “Locking is off, so new invoices aren’t locked. Documents already issued stay locked.”Lưu ý
- Mỗi đơn hàng có một hóa đơn đã phát hành, dù bạn mở bằng mẫu hóa đơn nào.
- Khi đơn hàng của một hóa đơn đã khóa bị hủy, hóa đơn không bị vô hiệu. Hóa đơn vẫn giữ nguyên như đã phát hành, và khoản hoàn tiền được điều chỉnh bằng phiếu ghi có.
- Sau khi bạn bật khóa, phần Hóa đơn đã khóa có liên kết đến Xem hóa đơn đã phát hành.
- Trên các gói Starter, Growth và Scale, chính phần này có thể thêm dữ liệu hóa đơn điện tử (ZUGFeRD / Factur-X) vào mọi chứng từ đã phát hành. Xem Thêm dữ liệu hóa đơn điện tử vào hóa đơn đã phát hành.