Chuyển đến nội dung chính
Lưu trữ đám mây lưu một bản sao của mọi hóa đơn và giấy báo có mà Foliant phát hành vào Google Drive hoặc Dropbox của riêng bạn, ngay khi chứng từ được phát hành. Các bản sao này thuộc về bạn: chúng vẫn nằm trong bộ nhớ của bạn nếu bạn ngắt kết nối dịch vụ hoặc gỡ cài đặt Foliant. Mỗi tháng cũng có một danh sách chứng từ dưới dạng tệp CSV, sẵn sàng để gửi cho kế toán của bạn.

Trước khi bắt đầu

  • Gói của bạn: lưu trữ đám mây có trong gói Growth và Scale.
  • Hóa đơn đã khóa: chỉ chứng từ đã phát hành mới được lưu, vì vậy bạn hãy bật hóa đơn đã khóa trước. Cho đến khi bạn bật, thẻ Lưu trữ đám mây sẽ hiển thị Chỉ hóa đơn đã khóa mới được lưu.

Kết nối Google Drive hoặc Dropbox

  1. Trong Foliant, bạn mở Hóa đơn đã phát hành.
  2. Trong Lưu trữ đám mây, bạn nhấp vào Kết nối Google Drive hoặc Kết nối Dropbox.
  3. Bạn kiểm tra các cài đặt (xem mục “Chọn cách sắp xếp tệp” trên trang này) rồi nhấp vào Tiếp tục đến Google Drive hoặc Tiếp tục đến Dropbox.
  4. Bạn đăng nhập và chọn tài khoản muốn kết nối.
  5. Bạn cho phép Foliant lưu tệp. Trên trang của Google, bạn hãy giữ ô Google Drive được đánh dấu: nếu bỏ đánh dấu, Foliant không thể lưu gì cả.
Bạn quay lại Foliant, và dịch vụ hiển thị Đã kết nối cùng tài khoản bạn đã chọn. Bạn cũng có thể kết nối từ Cài đặt › Tích hợp.

Foliant có thể thấy những gì

Foliant chỉ có quyền truy cập vào các tệp của chính nó:

Tệp được lưu ở đâu

Foliant tạo một thư mục cho cửa hàng của bạn và sắp xếp chứng từ theo loại, năm và tháng:
  • Giấy báo có được lưu trong thư mục Credit notes bên cạnh Invoices.
  • Mỗi tệp PDF được đặt tên theo số của chứng từ. Các ký tự không được phép trong tên tệp, chẳng hạn dấu gạch chéo, sẽ được đổi thành dấu gạch ngang.
  • Tên thư mục theo ngôn ngữ của cửa hàng, còn tháng theo múi giờ của cửa hàng.
  • Tên được đặt vào lần đầu một chứng từ được lưu, vì vậy nếu sau này bạn đổi tên cửa hàng thì không tệp nào bị di chuyển.
  • Nếu một cửa hàng khác kết nối cùng tài khoản và có cùng tên, thư mục của cửa hàng đó sẽ có thêm handle của cửa hàng, ví dụ Bramble & Co (bramble-eu).
Foliant không bao giờ ghi đè lên tệp mà bạn tự đặt vào đó. Nếu một tệp khác đã mang tên của một chứng từ, chứng từ sẽ được lưu bên cạnh, với một mã ngắn được thêm vào tên.

Chứng từ phát hành trước khi bạn kết nối

Khi bạn kết nối, Foliant cũng lưu các chứng từ đã phát hành trước đó, bắt đầu từ chứng từ cũ nhất. Với cửa hàng có hóa đơn của nhiều năm, việc này có thể mất một lúc. Thẻ hiển thị tiến độ, ví dụ Đã lưu 33/113 chứng từ · Đang lưu các chứng từ trước đó…. Sau đó, mỗi chứng từ mới được lưu trong vòng vài phút sau khi phát hành. Mỗi ngày một lần, Foliant kiểm tra xem có gì bị thiếu không và lưu lại.

Danh sách hằng tháng

Khi Thêm danh sách hằng tháng được bật (mặc định là bật), mỗi tháng có một tệp CSV trong thư mục Ledgers, ví dụ Ledgers › 2026 › ledger-2026-11.csv. Tệp có một dòng cho mỗi chứng từ: Foliant cập nhật các danh sách mỗi ngày một lần, chỉ cho những tháng có thay đổi. Định dạng giống với manifest.csv trong tệp lưu trữ tải xuống.

Chọn cách sắp xếp tệp

Bạn mở cài đặt của dịch vụ từ Cài đặt trên thẻ Lưu trữ đám mây, hoặc từ Cài đặt › Tích hợp: Thay đổi Thư mục chỉ áp dụng cho các chứng từ được lưu từ lúc đó trở đi. Các tệp đã lưu vẫn ở nguyên chỗ cũ.

Kiểm tra những gì đã được lưu

  • Thẻ Lưu trữ đám mây trên trang Hóa đơn đã phát hành hiển thị từng dịch vụ đã kết nối, số chứng từ đã lưu và lần lưu gần nhất. Mở thư mục mở thư mục của cửa hàng trong Google Drive hoặc Dropbox.
  • Cột Đã lưu của bảng chứng từ hiển thị dấu tích trên mỗi chứng từ đã được lưu.
  • Trang của dịch vụ trong Cài đặt › Tích hợp liệt kê mọi lần tải lên trong Hoạt động, ví dụ Lưu tài liệu cho Hóa đơn INV-2026-0042 · #1310, và Lưu danh sách hằng tháng cho danh sách của mỗi tháng. Xem Hoạt động tích hợp.

Khi có sự cố

Nếu có chứng từ không lưu được, thẻ sẽ cho biết số lượng và lý do, ví dụ bộ nhớ của bạn đã đầy. Bạn khắc phục nguyên nhân rồi nhấp vào Thử lại. Nếu dịch vụ từ chối quyền truy cập của Foliant, chẳng hạn vì bạn đã gỡ Foliant khỏi tài khoản Google hoặc Dropbox, thẻ sẽ hiển thị Cần xử lý. Bạn nhấp vào Kết nối lại và đăng nhập lại. Sau đó Foliant sẽ lưu các chứng từ đã bị bỏ lỡ. Foliant tự thử lại khi Google hoặc Dropbox đang bận hoặc không phản hồi.

Dùng ứng dụng của riêng bạn (nâng cao)

Foliant kết nối qua các ứng dụng Google và Dropbox của chính Foliant, nên bạn không cần thiết lập gì. Nếu công ty bạn yêu cầu dùng ứng dụng riêng, chẳng hạn để quản lý quyền truy cập tập trung:
  1. Bạn tạo một ứng dụng với Google (một web client có Google Drive API và phạm vi drive.file) hoặc Dropbox (một ứng dụng loại thư mục ứng dụng có thể ghi tệp và đọc siêu dữ liệu của tệp).
  2. Trong cài đặt của dịch vụ trong Foliant, bạn nhấp vào Hiện cài đặt nâng cao.
  3. Bạn nhập Client ID và Client Secret của ứng dụng, rồi cho phép URI chuyển hướng hiển thị bên dưới Client ID trong ứng dụng của bạn.
  4. Bạn kết nối, hoặc ngắt kết nối rồi kết nối lại nếu bạn đã kết nối trước đó.
Để chuyển sang một ứng dụng khác sau này, bạn ngắt kết nối trước, rồi kết nối bằng ứng dụng mới.

Ngắt kết nối một dịch vụ

Trong Cài đặt › Tích hợp, bạn mở dịch vụ, nhấp vào Ngắt kết nối Google Drive hoặc Ngắt kết nối Dropbox, rồi xác nhận bằng Ngắt kết nối. Foliant ngừng lưu vào dịch vụ đó. Các tệp đã lưu vẫn ở trong Google Drive hoặc Dropbox của bạn. Nếu sau này bạn kết nối lại cùng tài khoản, Foliant sẽ tiếp tục từ chỗ đã dừng. Nếu bạn kết nối một tài khoản khác, Foliant sẽ lưu lại toàn bộ chứng từ của bạn vào tài khoản đó.

Khi gói của bạn thay đổi hoặc bạn gỡ cài đặt

  • Gói của bạn không còn bao gồm lưu trữ đám mây: các chứng từ phát hành từ lúc đó trở đi sẽ không được lưu. Các tệp đã lưu vẫn ở nguyên chỗ cũ.
  • Bạn gỡ cài đặt Foliant: Foliant xóa các chứng từ đã phát hành của bạn 48 giờ sau khi bạn gỡ cài đặt. Các bản sao trong Google Drive hoặc Dropbox vẫn thuộc về bạn.

Bài viết liên quan