Chuyển đến nội dung chính
Số chứng từ được lưu trong Foliant, không phải trong Shopify. Để bạn xem được các số này khi làm việc với đơn hàng, Foliant thêm khối Document numbers vào trang đơn hàng trong trang quản trị Shopify. Khối này liệt kê mọi số mà Foliant đã phát hành cho đơn hàng đó: hóa đơn, các phiếu ghi có của các lần hoàn tiền và báo giá.

Tìm khối

  1. Trong trang quản trị Shopify, bạn mở một đơn hàng.
  2. Tìm khối Document numbers của Foliant trên trang đơn hàng. Nếu không thấy, bạn hãy kiểm tra các khối ứng dụng của trang đơn hàng để tìm Foliant - Document numbers.
Khối chỉ xuất hiện khi đơn hàng có ít nhất một số. Đơn hàng chưa được in, tải xuống, xuất hoặc gửi email thì chưa có số, nên khối vẫn bị ẩn.

Khối hiển thị những gì

Mỗi dòng hiển thị:
  • Loại chứng từ: Hóa đơn, Phiếu ghi có hoặc Báo giá.
  • Số chứng từ, ví dụ INV-2026-0042.
  • Ngày phát hành.
  • Nhãn Vô hiệu khi đơn hàng đã bị hủy và số hóa đơn đã bị vô hiệu.
  • Nhãn Đã khóa khi chứng từ đã được phát hành và khóa. Bên dưới danh sách, Foliant giải thích: “Chứng từ đã phát hành: bản PDF gốc được lưu giữ và không thể thay đổi.”

Phát hành và khóa hóa đơn

Khi bạn bật khóa hóa đơn, hóa đơn đã có số nhưng chưa bị khóa sẽ hiển thị Issue & lock.
  1. Mở đơn hàng trong trang quản trị Shopify.
  2. Trong Document numbers, bạn nhấp vào Issue & lock bên cạnh hóa đơn.
Foliant tạo bản PDF của hóa đơn, lưu nó làm bản gốc đã phát hành và thêm nhãn Đã khóa. Bạn dùng cách này khi đã chọn Chỉ khi tôi phát hành cho thời điểm khóa chứng từ, hoặc để khóa hóa đơn trước thời điểm bạn đã chọn. Nếu Foliant không thể phát hành hóa đơn, khối sẽ cho bạn biết lý do, ví dụ khi không có mẫu nào có Loại chứng từ được đặt là Hóa đơn, hoặc khi đánh số hóa đơn đang tắt.

Khi trạng thái VAT của người mua thay đổi

Nếu gói của bạn có bộ công cụ tuân thủ thuế, Foliant sẽ kiểm tra mã số VAT của người mua là doanh nghiệp. Khi một hóa đơn đã khóa in ra một trạng thái cho mã số VAT của người mua, nhưng lần kiểm tra sau lại cho kết quả khác, khối sẽ hiển thị cảnh báo: Buyer’s VAT status changed. Cảnh báo nêu rõ hóa đơn, mã số VAT, nội dung hóa đơn đã in và kết quả VIES hiện tại. Hóa đơn đã khóa không thay đổi. Nếu hóa đơn cần sửa, bạn hãy phát hành phiếu ghi có. Xem Kiểm tra mã số VAT của người mua.

Lưu ý

  • Nếu cửa hàng của bạn chưa có gói Foliant, khối sẽ hiển thị “Hãy chọn một gói trong Foliant để xem nội dung này.”
  • Đơn hàng nháp không có khối này. Số báo giá của đơn hàng nháp được hiển thị ngay trên chứng từ.

Bài viết liên quan