Thêm dữ liệu hóa đơn điện tử vào hóa đơn đã phát hành (ZUGFeRD / Factur-X)

Khi bật dữ liệu hóa đơn điện tử, mọi hóa đơn và phiếu ghi có do Foliant phát hành đều là tệp PDF có dữ liệu nhúng dưới dạng XML, theo định dạng ZUGFeRD / Factur-X (hồ sơ EN 16931). Khách hàng của bạn vẫn thấy tệp PDF như trước. Phần mềm kế toán của họ đọc số tiền, VAT và địa chỉ từ dữ liệu bên trong, nên không ai phải nhập tay.

Vì sao điều này quan trọng

Trên khắp EU, hóa đơn giữa các doanh nghiệp đang chuyển sang hóa đơn điện tử:

Đức: từ năm 2027, doanh nghiệp phải gửi hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp khác (từ năm 2028 áp dụng cho mọi doanh nghiệp). Tệp PDF ZUGFeRD theo hồ sơ EN 16931 được coi là hóa đơn điện tử ở đó.
Pháp: hóa đơn điện tử giữa các doanh nghiệp đang được triển khai theo từng giai đoạn, và phải được gửi qua một nền tảng được phê duyệt. Chỉ gửi tệp PDF Factur-X qua email là chưa đủ ở đó, nhưng đó là định dạng mà các nền tảng này chấp nhận.

Hãy hỏi kế toán của bạn điều gì áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.

Trước khi bắt đầu

Gói của bạn: dữ liệu hóa đơn điện tử có trong các gói Starter, Growth và Scale.
Hóa đơn đã khóa: dữ liệu được thêm khi chứng từ được phát hành, vì vậy hãy bật khóa hóa đơn trước.
Thông tin pháp lý của bạn: trong Cài đặt › Thuế và pháp lý, cửa hàng của bạn cần có:
- địa chỉ doanh nghiệp tại EU, gồm đường phố và thành phố (xem Thêm thông tin pháp lý của bạn);
- mã số VAT (xem Mã số VAT, EORI và tên thuế). Nếu chưa có, cần mã số thuế và số đăng ký doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn mục đăng ký trong sổ đăng ký thương mại.

Nếu không có mã số VAT, hóa đơn gửi doanh nghiệp ở các nước EU khác và hóa đơn xuất khẩu sẽ được phát hành không kèm dữ liệu hóa đơn điện tử, vì các hóa đơn này cần có mã số VAT. Cài đặt sẽ cho bạn biết điều đó. Nếu thiếu mục nào, cài đặt sẽ liệt kê chúng dưới dòng Trước khi bật dữ liệu hóa đơn điện tử, hãy thêm các mục sau trong Thuế và pháp lý:, kèm nút Mở Thuế và pháp lý.

Bật dữ liệu hóa đơn điện tử

Trong Foliant, vào Cài đặt › Tài liệu & in ấn.
Trong Hóa đơn đã khóa, bật Thêm dữ liệu hóa đơn điện tử (ZUGFeRD / Factur-X).
Nhấp vào Lưu.

Từ đó, mỗi hóa đơn và phiếu ghi có sẽ có dữ liệu khi được phát hành. Chứng từ đã phát hành trước đó giữ nguyên.

Dữ liệu gồm những gì

Chính những con số mà tệp PDF hiển thị:

số và ngày của chứng từ, và với phiếu ghi có là hóa đơn mà nó điều chỉnh;
tên pháp lý, địa chỉ, mã số VAT hoặc mã số thuế và thông tin đăng ký doanh nghiệp của cửa hàng bạn;
tên, địa chỉ và mã số VAT của khách hàng, cùng địa chỉ giao hàng;
từng dòng theo số lượng đã lập hóa đơn, sau chiết khấu, với phí vận chuyển là một dòng riêng;
VAT theo từng mức thuế suất, kèm lý do cho mọi dòng không có VAT (xuất khẩu, cung cấp nội khối EU, chuyển nghĩa vụ thuế hoặc miễn thuế);
tổng tiền, số đã thanh toán và số còn phải trả.

Xem và tải xuống dữ liệu

Trên trang Hóa đơn đã phát hành:

Chứng từ có dữ liệu hóa đơn điện tử hiển thị huy hiệu Hóa đơn điện tử.
Nhấp vào biểu tượng mã trên một hàng (Tải xuống XML hóa đơn điện tử) để tải riêng phần dữ liệu, ví dụ để gửi cho kế toán của bạn.
Tải tệp lưu trữ bao gồm các tệp XML trong thư mục xml, và manifest.csv có thêm cột einvoice. Xem Tải tệp lưu trữ và thời gian lưu chứng từ.

Khi chứng từ được phát hành mà không có dữ liệu

Foliant không bao giờ giữ lại một hóa đơn vì dữ liệu hóa đơn điện tử của nó. Nếu không thể thêm dữ liệu, chứng từ được phát hành dưới dạng PDF thông thường, và trang Hóa đơn đã phát hành hiển thị huy hiệu Không có dữ liệu hóa đơn điện tử trên chứng từ đó. Di chuột qua huy hiệu để xem lý do:

Lý do	Cần làm gì
Thông tin pháp lý của cửa hàng bạn chưa đầy đủ	Hoàn thiện chúng trong Cài đặt › Thuế và pháp lý.
Mã số VAT của khách hàng bị thiếu hoặc không thể kiểm tra	Hóa đơn nội khối EU và hóa đơn chuyển nghĩa vụ thuế cần mã số VAT đã được xác minh của khách hàng.
Gói của bạn không bao gồm việc kiểm tra mã số VAT	Hóa đơn nội khối EU và hóa đơn chuyển nghĩa vụ thuế cần mã số VAT đã được kiểm tra của khách hàng. Việc kiểm tra mã số VAT thuộc phần tuân thủ thuế, có trong các gói Growth và Scale.
Đơn hàng không có địa chỉ thanh toán hoặc giao hàng	Hóa đơn điện tử cần địa chỉ của khách hàng, ví dụ với đơn hàng POS không có khách hàng.
Đơn hàng không có địa chỉ giao hàng	Việc cung cấp nội khối EU cần có địa chỉ giao hàng.
Đơn hàng có nội dung mà dữ liệu hóa đơn điện tử chưa hỗ trợ	Ví dụ thẻ quà tặng, tiền boa, thuế hải quan hoặc một dòng bị tính nhiều mức thuế suất. Những đơn hàng này hiện nhận PDF thông thường.
Không thể chuyển đổi số tiền của đơn hàng	Số tiền của đơn hàng không khớp để lập hóa đơn điện tử.
Sự cố tạm thời	Đã xảy ra lỗi ở phía Foliant. Chứng từ mới sẽ lại có dữ liệu khi sự cố được khắc phục.
Foliant không thể chuyển đổi tài liệu này	Điều tương tự sẽ lại xảy ra với tài liệu này, ví dụ do một nội dung nào đó trong mẫu của nó. Hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ nếu tình trạng này tiếp diễn.

Khi chứng từ được phát hành không kèm dữ liệu hóa đơn điện tử vì thông tin pháp lý của cửa hàng chưa đầy đủ, Foliant cũng thông báo cho bạn mỗi ngày một lần trong phần thông báo về số lượng chứng từ đó trong ngày hôm trước. Chứng từ đã phát hành mà không có dữ liệu sẽ giữ nguyên như vậy: nó đã bị khóa. Khi nguyên nhân được khắc phục, chứng từ mới sẽ lại có dữ liệu hóa đơn điện tử.

Tắt tính năng này

Tắt Thêm dữ liệu hóa đơn điện tử (ZUGFeRD / Factur-X) rồi nhấp vào Lưu. Chứng từ phát hành từ đó trở đi là PDF thông thường. Chứng từ đã phát hành vẫn giữ dữ liệu của chúng. Nếu gói của bạn không còn bao gồm tính năng này, chứng từ phát hành từ đó trở đi là PDF thông thường, kể cả khi cài đặt đang bật.

Lưu ý

Báo giá và phiếu đóng gói không bao giờ có dữ liệu hóa đơn điện tử: chỉ hóa đơn và phiếu ghi có đã phát hành mới có.
Dữ liệu là một phần của tệp PDF, nên mã băm SHA-256 của PDF bao gồm cả dữ liệu đó. Xác minh PDF hoạt động tương tự.
Khi dữ liệu cá nhân bị xóa vào cuối thời hạn lưu giữ, tệp XML cũng bị xóa.

Chào mừng

Bắt đầu

In

Mẫu

Trình chỉnh sửa mẫu

Mẫu thiết kế

Gửi PDF

Mẫu email

Tài khoản khách hàng

Xuất dữ liệu

Hóa đơn và đánh số

Thuế và pháp lý

Tích hợp

Thanh toán và gói

Cài đặt

Khắc phục sự cố

Pháp lý