Chuyển đến nội dung chính
Khi công ty của bạn đã đăng ký và được xác minh trên Peppol, Foliant sẽ gửi hóa đơn điện tử cho các đơn hàng doanh nghiệp (B2B) của bạn. Hóa đơn có thể được gửi tự động khi đơn hàng được thanh toán, khi khách hàng yêu cầu sau khi thanh toán, hoặc khi bạn gửi từ trang quản trị Shopify. Hóa đơn điện tử của mỗi đơn hàng chỉ được gửi một lần.

Trước khi bắt đầu

Trước tiên, bạn hãy thiết lập Peppol và xác minh công ty của mình. Xem Thiết lập hóa đơn điện tử Peppol.

Đơn hàng nào được gửi hóa đơn điện tử

Một đơn hàng được gửi qua Peppol khi:
  • Đó là đơn hàng doanh nghiệp: đơn có thẻ B2B Order, hoặc khách hàng đã yêu cầu hóa đơn doanh nghiệp khi thanh toán. Các đơn hàng bạn tự gửi từ trang quản trị Shopify sẽ được gắn thẻ B2B Order.
  • Đơn chưa được gửi trước đó (đơn không có thẻ Peppol Sent).
  • Khách hàng đã cung cấp thông tin doanh nghiệp: mã số VAT, hoặc tên công ty kèm địa chỉ Peppol. Nếu không có địa chỉ Peppol, Foliant sẽ tìm công ty trong danh bạ Peppol theo mã số VAT. Nếu mã số VAT đó là mã khách hàng đã lưu, Foliant sẽ lưu địa chỉ tìm được vào hồ sơ khách hàng.
Nếu không tìm thấy công ty trên Peppol, việc gửi sẽ thất bại với lỗi “Not in Peppol Network”.

Cách gửi hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử dùng số hóa đơn tuần tự của bạn khi đánh số hóa đơn đang bật, hoặc dùng tên đơn hàng Shopify khi tính năng này tắt.

Gửi từ trang quản trị Shopify

  1. Trong trang quản trị Shopify, bạn mở một đơn hàng, hoặc chọn nhiều đơn hàng trên trang Đơn hàng.
  2. Mở Thao tác khác › Send E-Invoice to Peppol.
  3. Foliant liệt kê các đơn hàng đã chọn và cho biết điều sẽ xảy ra với từng đơn:
  4. Kiểm tra dòng chi phí. Dòng này cho bạn biết có bao nhiêu hóa đơn dùng hạn mức miễn phí của tháng này và bao nhiêu hóa đơn bị tính phí.
  5. Nhấp vào Send kèm theo số lượng đơn hàng.
Các đơn hàng được đưa vào hàng đợi và Foliant gắn thẻ B2B Order cho chúng: khi gửi, bạn xác nhận đây là đơn hàng doanh nghiệp. Nếu công ty của bạn chưa được xác minh, hành động sẽ thông báo cho bạn.

Theo dõi việc giao hóa đơn

Trên trang Peppol (Cài đặt › Tích hợp › Peppol e-invoicing), mục Lịch sử hóa đơn liệt kê các hóa đơn gửi gần nhất, kèm đơn hàng, khách hàng, số tiền, Trạng thái và ngày gửi. Mỗi hóa đơn hiển thị trạng thái giao: Đã giao, Đã gửi, Đang chờ hoặc Thất bại. Bên cạnh hóa đơn thất bại, bạn nhấp vào Thử lại để gửi lại. Foliant tạo lại hóa đơn từ thông tin hiện tại của đơn hàng và không bao giờ gửi hay tính phí một hóa đơn hai lần. Trên mỗi đơn hàng trong trang quản trị Shopify, khối Peppol E-Invoice History cho biết điều đã xảy ra: Send Requested, Invoice Sent, Invoice Failed hoặc XML Exported, kèm lý do khi thất bại, ví dụ Usage Limit Reached, Not in Peppol Network, Missing B2B Data hoặc Not a B2B Order. Foliant cũng gắn thẻ cho đơn hàng trong Shopify: Peppol Sent khi hóa đơn đã được gửi, Peppol Failed khi gửi không thành công. Khách hàng được tìm thấy trên Peppol được gắn thẻ Peppol.

Thêm hoặc sửa thông tin doanh nghiệp của khách hàng

  1. Trong trang quản trị Shopify, bạn mở hồ sơ khách hàng.
  2. Trong khối B2B Customer Details, nhập Company Name, VAT Number và, nếu bạn biết, Peppol Address, ví dụ 0106:NL123456789. Hãy để trống địa chỉ Peppol nếu bạn không biết.
  3. Lưu.

Xuất XML hóa đơn điện tử

Bạn cũng có thể tải hóa đơn điện tử xuống dưới dạng tệp UBL XML, ví dụ để nhập vào nơi khác:
  1. Trong trang quản trị Shopify, bạn mở một đơn hàng hoặc chọn nhiều đơn hàng.
  2. Mở Thao tác khác và chọn Export e-Invoice XML.
  3. Nhấp vào Xuất kèm theo số lượng đơn hàng, rồi nhấp vào nút tải xuống.
Một đơn hàng cho ra một tệp XML; nhiều đơn hàng cho ra một tệp zip. Tất cả đơn hàng đã chọn đều được xuất. Đơn hàng có thông tin doanh nghiệp sẽ bao gồm tên công ty và mã số VAT. Đơn hàng đã xuất được gắn thẻ XML Exported. Việc xuất không gửi gì qua Peppol.

Giới hạn và phí

  • Mỗi hóa đơn đã gửi được tính vào hạn mức hằng tháng của bạn. Sau số hóa đơn miễn phí, mỗi hóa đơn sẽ bị tính phí, tối đa bằng giới hạn chi tiêu của bạn.
  • Nếu lần gửi vượt quá giới hạn chi tiêu, hành động sẽ cho bạn biết có thể gửi bao nhiêu hóa đơn. Bạn hãy nâng giới hạn trong Cài đặt › Thanh toán để gửi phần còn lại.
  • Trong giai đoạn beta của Peppol, khi đã dùng hết số hóa đơn beta miễn phí của tháng, việc gửi sẽ dừng đến tháng sau.
  • Khi Gửi hóa đơn điện tử qua Peppol đang tắt, mọi hoạt động gửi qua Peppol đều tạm dừng, kể cả Send E-Invoice to Peppol. Xem Thiết lập hóa đơn điện tử Peppol.

Bài viết liên quan