Przejdź do głównej treści
Bez blokowania Foliant tworzy fakturę od nowa za każdym razem, gdy ją otwierasz, na podstawie aktualnego zamówienia i aktualnego szablonu. Jeśli zmienisz szablon albo zmieni się zamówienie, zmieni się też faktura z zeszłego miesiąca. W przypadku dokumentów dostawy to nie problem, ale przepisy podatkowe Niemiec, Francji i reszty UE mówią, że wystawiona faktura nie może się zmieniać. Ustawienia zablokowanych faktur Gdy blokowanie faktur jest włączone, Foliant w chwili wystawienia zapisuje zabezpieczoną przed zmianami kopię każdej faktury i faktury korygującej: sam plik PDF oraz jego skrót SHA-256 (cyfrowy odcisk palca). Od tej pory pobrania, eksporty, e-maile z PDF i portal klienta zawsze otrzymują ten sam zapisany PDF. Zmiany szablonu ani zamówienia na niego nie wpływają. Poprawki wprowadzasz fakturami korygującymi. Blokowanie faktur jest dostępne w każdym planie.

Zanim zaczniesz

  • Blokowanie dotyczy tylko dokumentów numerowanych. Włącz Numeruj faktury (oraz Numeruj faktury korygujące, jeśli z nich korzystasz) w numeracji dokumentów.
  • Co najmniej jeden szablon musi mieć Typ dokumentu ustawiony na Faktura lub Faktura korygująca. Oferty nigdy nie są blokowane.
  • Sprawdź szablon faktury, zanim włączysz blokowanie. Faktury wystawione później zachowają wygląd i dane z chwili wystawienia.

Włącz blokowanie faktur

  1. W Foliant przejdź do Ustawienia › Dokumenty i drukowanie.
  2. W sekcji Zablokowane faktury włącz Blokuj wystawione faktury i faktury korygujące.
  3. W polu Blokuj dokumenty wybierz, kiedy dokumenty mają być blokowane (patrz niżej).
  4. Ustaw Przechowuj wystawione dokumenty przez w latach.
  5. Kliknij Zapisz.
Jeśli numeracja faktur i faktur korygujących jest wyłączona, Foliant wyświetli komunikat „Blokowanie wymaga numeracji faktur lub faktur korygujących. Bez niej nic nie jest blokowane”. Kliknij Włącz numerację faktur, a następnie zapisz.

Wybierz, kiedy dokumenty są blokowane

Dopóki dokument nie zostanie wystawiony, Foliant tworzy go od nowa na podstawie aktualnego zamówienia i szablonu, jak każdy inny dokument.

Jak długo przechowywane są wystawione dokumenty

Przechowuj wystawione dokumenty przez to liczba lat od 1 do 30. Domyślnie jest to 10. Okres przechowywania faktur zależy od Twojego kraju; skonsultuj go ze swoim księgowym. Okres jest ustalany dla każdego dokumentu w chwili wystawienia. Jeśli zmienisz go później, już wystawione dokumenty zachowają okres z chwili wystawienia. Zobacz Pobieranie archiwum i okres przechowywania dokumentów.

Co zachowuje zablokowany dokument

  • Plik PDF dokładnie w postaci z chwili wystawienia, bajt po bajcie.
  • Dane zamówienia, na podstawie których powstał, oraz użytą wersję szablonu.
  • Twoje dane prawne w postaci, w jakiej zostały wtedy wydrukowane. Późniejsza zmiana w Ustawienia › Podatki i dane prawne nie zmienia wystawionych faktur.

Wyłącz blokowanie

Wyłącz Blokuj wystawione faktury i faktury korygujące i zapisz. Nowe faktury nie będą już blokowane. Dokumenty już wystawione pozostają zablokowane: Foliant nadal udostępnia ich zapisany PDF i nadal widać je na stronie Wystawione faktury. Strona wyświetla wtedy komunikat „Blokowanie jest wyłączone, więc nowe faktury nie są blokowane. Dokumenty już wystawione pozostają zablokowane”.

Warto wiedzieć

  • Każde zamówienie ma jedną wystawioną fakturę, niezależnie od tego, w jakim szablonie faktury ją otwierasz.
  • Gdy zamówienie z zablokowaną fakturą zostanie anulowane, faktura nie jest unieważniana. Pozostaje w postaci wystawionej, a zwrot koryguje się fakturą korygującą.
  • Po włączeniu blokowania w sekcji Zablokowane faktury pojawia się link Zobacz wystawione faktury.
  • W planach Starter, Growth i Scale ta sama sekcja może dodawać dane e-faktury (ZUGFeRD / Factur-X) do każdego wystawionego dokumentu. Zobacz Dodawanie danych e-faktury do wystawionych faktur.

Powiązane artykuły