Przejdź do głównej treści
Gdy Twoja firma zostanie zarejestrowana i zweryfikowana w Peppol, Foliant wysyła e-faktury za Twoje zamówienia firmowe (B2B). Mogą wychodzić automatycznie po opłaceniu zamówienia, gdy klient poprosi o nią po zakupie albo gdy wyślesz je z panelu administracyjnego Shopify. E-faktura każdego zamówienia jest wysyłana tylko raz.

Zanim zaczniesz

Najpierw skonfiguruj Peppol i zweryfikuj swoją firmę. Zobacz Skonfiguruj e-fakturowanie Peppol.

Które zamówienia dostają e-fakturę

Zamówienie jest wysyłane przez Peppol, gdy:
  • Jest zamówieniem firmowym: ma tag B2B Order albo klient poprosił o fakturę firmową przy realizacji zakupu. Zamówienia, które wysyłasz sam z panelu administracyjnego Shopify, dostają tag B2B Order.
  • Nie zostało wcześniej wysłane (nie ma tagu Peppol Sent).
  • Klient podał dane firmy: numer VAT albo nazwę firmy z adresem Peppol. Bez adresu Peppol Foliant szuka firmy w katalogu Peppol po numerze VAT. Znaleziony adres zapisuje u klienta, jeśli to numer VAT, który klient ma zapisany.
Jeśli firmy nie ma w Peppol, wysyłka kończy się błędem „Not in Peppol Network”.

Jak wysyłane są e-faktury

E-faktura używa Twojego kolejnego numeru faktury, gdy numeracja faktur jest włączona, albo nazwy zamówienia Shopify, gdy jest wyłączona.

Wysyłanie z panelu administracyjnego Shopify

  1. W panelu administracyjnym Shopify otwórz zamówienie albo zaznacz kilka zamówień na stronie Zamówienia.
  2. Otwórz Więcej czynności › Send E-Invoice to Peppol.
  3. Foliant wyświetla zaznaczone zamówienia i to, co stanie się z każdym z nich:
  4. Sprawdź wiersz z kosztem. Pokazuje, ile faktur wykorzystuje Twój darmowy limit w tym miesiącu, a za ile zostanie naliczona opłata.
  5. Kliknij Send z liczbą zamówień.
Zamówienia trafiają do kolejki, a Foliant oznacza je tagiem B2B Order: wysyłając je, potwierdzasz, że to zamówienia firmowe. Jeśli Twoja firma nie jest jeszcze zweryfikowana, akcja wyświetli o tym informację.

Śledzenie doręczenia

Na stronie Peppol (Ustawienia › Integracje › Peppol e-invoicing) w sekcji Historia faktur znajdziesz ostatnio wysłane faktury z zamówieniem, klientem, kwotą, kolumną Status i datą wysłania. Każda faktura ma status doręczenia: Doręczono, Wysłane, Oczekuje lub Nieudane. Obok nieudanej faktury kliknij Ponów, aby wysłać ją ponownie. Foliant tworzy fakturę od nowa na podstawie aktualnych danych zamówienia i nigdy nie wysyła ani nie nalicza opłaty za fakturę dwa razy. W każdym zamówieniu w panelu administracyjnym Shopify blok Peppol E-Invoice History pokazuje, co się stało: Send Requested, Invoice Sent, Invoice Failed lub XML Exported, a przy niepowodzeniu także przyczynę, np. Usage Limit Reached, Not in Peppol Network, Missing B2B Data lub Not a B2B Order. Foliant oznacza też zamówienia tagami w Shopify: Peppol Sent, gdy faktura została wysłana, i Peppol Failed, gdy nie została. Klienci znalezieni w Peppol dostają tag Peppol.

Dodawanie lub poprawianie danych firmy klienta

  1. W panelu administracyjnym Shopify otwórz klienta.
  2. W bloku B2B Customer Details wpisz Company Name, VAT Number i, jeśli go znasz, Peppol Address, np. 0106:NL123456789. Jeśli nie znasz adresu Peppol, zostaw to pole puste.
  3. Zapisz.

Eksport pliku XML e-faktury

Możesz też pobrać e-fakturę jako plik UBL XML, np. aby zaimportować ją gdzie indziej:
  1. W panelu administracyjnym Shopify otwórz zamówienie albo zaznacz kilka zamówień.
  2. Otwórz Więcej czynności i wybierz Export e-Invoice XML.
  3. Kliknij Eksportuj z liczbą zamówień, a potem przycisk pobierania.
Jedno zamówienie daje jeden plik XML, kilka zamówień daje plik zip. Eksportowane są wszystkie zaznaczone zamówienia. Zamówienia z danymi firmy zawierają nazwę firmy i numer VAT. Wyeksportowane zamówienia dostają tag XML Exported. Eksport niczego nie wysyła przez Peppol.

Limity i opłaty

  • Każda wysłana faktura wlicza się do Twojego miesięcznego limitu. Po wykorzystaniu darmowych faktur każda kolejna jest płatna, aż do Twojego limitu wydatków.
  • Jeśli wysyłka przekroczyłaby Twój limit wydatków, akcja pokaże, ile faktur można wysłać. Aby wysłać pozostałe, podnieś limit w Ustawienia › Rozliczenia.
  • W wersji beta Peppol po wykorzystaniu darmowych faktur beta w danym miesiącu wysyłka zostaje wstrzymana do następnego miesiąca.
  • Gdy opcja Wysyłaj e-faktury przez Peppol jest wyłączona, cała wysyłka przez Peppol jest wstrzymana, łącznie z Send E-Invoice to Peppol. Zobacz Skonfiguruj e-fakturowanie Peppol.

Powiązane artykuły