Przejdź do głównej treści
Archiwum w chmurze zapisuje kopię każdej faktury i faktury korygującej wystawionej przez Foliant w Twoim własnym Google Drive lub Dropbox, zaraz po jej wystawieniu. Kopie należą do Ciebie: zostają w Twoim magazynie, nawet jeśli rozłączysz usługę lub odinstalujesz Foliant. Dla każdego miesiąca powstaje też lista jego dokumentów w pliku CSV, gotowa do przekazania księgowemu.

Zanim zaczniesz

  • Twój plan: archiwum w chmurze jest dostępne w planach Growth i Scale.
  • Zablokowane faktury: zapisywane są tylko wystawione dokumenty, więc najpierw włącz zablokowane faktury. Dopóki tego nie zrobisz, karta Archiwum w chmurze pokazuje komunikat Zapisywane są tylko zablokowane faktury.

Połącz Google Drive lub Dropbox

  1. W Foliant otwórz Wystawione faktury.
  2. W sekcji Archiwum w chmurze kliknij Połącz Google Drive lub Połącz Dropbox.
  3. Sprawdź ustawienia (zobacz Wybierz sposób układania plików) i kliknij Przejdź do Google Drive lub Przejdź do Dropbox.
  4. Zaloguj się i wybierz konto, które chcesz połączyć.
  5. Zezwól Foliant na zapisywanie plików. Na stronie Google zostaw zaznaczone pole Google Drive: bez niego Foliant nie może niczego zapisać.
Wrócisz do Foliant, a usługa pokaże status Połączono z wybranym kontem. Możesz też połączyć usługę w Ustawienia › Integracje.

Co widzi Foliant

Foliant ma dostęp tylko do własnych plików:

Gdzie trafiają pliki

Foliant tworzy folder dla Twojego sklepu i układa dokumenty według typu, roku i miesiąca:
  • Faktury korygujące trafiają do folderu Faktury korygujące obok folderu Faktury.
  • Każdy plik PDF ma nazwę zgodną z numerem dokumentu. Znaki niedozwolone w nazwach plików, takie jak ukośnik, są zamieniane na łącznik.
  • Nazwy folderów są w języku Twojego sklepu, a miesiące liczone według strefy czasowej sklepu.
  • Nazwy są ustalane przy pierwszym zapisie dokumentu, więc późniejsza zmiana nazwy sklepu nie przenosi żadnych plików.
  • Jeśli to samo konto połączy inny sklep o tej samej nazwie, jego folder dostanie też identyfikator sklepu (handle), na przykład Bramble & Co (bramble-eu).
Foliant nigdy nie nadpisuje pliku, który umieścisz tam samodzielnie. Jeśli inny plik ma już nazwę dokumentu, dokument zostanie zapisany obok niego, a do jego nazwy zostanie dodany krótki kod.

Dokumenty wystawione przed połączeniem

Po połączeniu Foliant zapisuje też dokumenty wystawione wcześniej, zaczynając od najstarszych. W sklepie z fakturami z kilku lat może to chwilę potrwać. Karta pokazuje postęp, na przykład Zapisano 33 z 113 dokumentów · Zapisywanie wcześniejszych dokumentów…. Potem każdy nowy dokument jest zapisywany w ciągu kilku minut od wystawienia. Raz dziennie Foliant sprawdza, czy czegoś nie brakuje, i zapisuje brakujące dokumenty.

Lista miesięczna

Gdy opcja Dodaj miesięczną listę jest włączona (domyślnie jest), każdy miesiąc dostaje plik CSV w folderze Rejestry, na przykład Rejestry › 2026 › ledger-2026-11.csv. Zawiera jeden wiersz na dokument: Foliant aktualizuje listy raz dziennie, tylko dla miesięcy, w których coś się zmieniło. To ten sam format co manifest.csv w pobranym archiwum.

Wybierz sposób układania plików

Otwórz ustawienia usługi przyciskiem Ustawienia na karcie Archiwum w chmurze lub w Ustawienia › Integracje: Zmiana opcji Foldery dotyczy dokumentów zapisywanych od tej chwili. Już zapisane pliki zostają na swoim miejscu.

Sprawdź, co zostało zapisane

  • Karta Archiwum w chmurze na stronie Wystawione faktury pokazuje każdą połączoną usługę, liczbę zapisanych dokumentów i czas ostatniego zapisu. Otwórz folder otwiera folder sklepu w Google Drive lub Dropbox.
  • W kolumnie Zapisano w tabeli dokumentów przy każdym zapisanym dokumencie widać znacznik wyboru.
  • Strona usługi w Ustawienia › Integracje pokazuje każde przesłanie w sekcji Aktywność, na przykład Zapisz dokument dla Faktura INV-2026-0042 · #1310 oraz Zapisz listę miesięczną dla listy z każdego miesiąca. Zobacz Aktywność integracji.

Gdy coś pójdzie nie tak

Jeśli nie udało się zapisać dokumentów, karta pokazuje, ilu i dlaczego, na przykład że Twój magazyn jest pełny. Usuń przyczynę, a potem kliknij Spróbuj ponownie. Jeśli usługa odmówiła Foliant dostępu, na przykład dlatego, że usunąłeś Foliant ze swojego konta Google lub Dropbox, karta pokazuje Wymaga uwagi. Kliknij Połącz ponownie i zaloguj się jeszcze raz. Foliant zapisze wtedy pominięte dokumenty. Gdy Google lub Dropbox jest przeciążony albo nie odpowiada, Foliant sam ponawia próbę.

Użyj własnej aplikacji (zaawansowane)

Foliant łączy się przez własne aplikacje Google i Dropbox, więc nie musisz niczego konfigurować. Jeśli Twoja firma wymaga własnej aplikacji, na przykład aby centralnie kontrolować dostęp:
  1. Utwórz aplikację w Google (klienta internetowego z Google Drive API i zakresem drive.file) lub w Dropbox (aplikację typu folder aplikacji, która może zapisywać pliki i odczytywać ich metadane).
  2. W ustawieniach usługi w Foliant kliknij Pokaż ustawienia zaawansowane.
  3. Wpisz identyfikator klienta i sekret klienta swojej aplikacji, a w aplikacji zezwól na URI przekierowania widoczny pod identyfikatorem klienta.
  4. Połącz usługę albo, jeśli była już połączona, rozłącz ją i połącz ponownie.
Aby później przejść na inną aplikację, najpierw rozłącz usługę, a potem połącz ją z nową aplikacją.

Rozłącz usługę

W Ustawienia › Integracje otwórz usługę, kliknij Rozłącz Google Drive lub Rozłącz Dropbox i potwierdź, klikając Rozłącz. Foliant przestaje zapisywać w tej usłudze. Już zapisane pliki zostają w Twoim Google Drive lub Dropbox. Jeśli później ponownie połączysz to samo konto, Foliant będzie kontynuować od miejsca, w którym przerwał. Jeśli połączysz inne konto, Foliant zapisze w nim od nowa wszystkie Twoje dokumenty.

Gdy zmienisz plan lub odinstalujesz Foliant

  • Twój plan nie obejmuje już archiwum w chmurze: dokumenty wystawione od tej chwili nie są zapisywane. Już zapisane pliki zostają na swoim miejscu.
  • Odinstalujesz Foliant: Foliant usuwa Twoje wystawione dokumenty 48 godzin po odinstalowaniu. Kopie w Twoim Google Drive lub Dropbox pozostają Twoje.

Powiązane artykuły