Spring til hovedindhold
Uden låsning opretter Foliant en faktura på ny, hver gang du åbner den, ud fra den aktuelle ordre og den aktuelle skabelon. Hvis du redigerer skabelonen, eller ordren ændres, ændres sidste måneds faktura også. Det er fint for følgesedler, men skatteregler i Tyskland, Frankrig og resten af EU siger, at en udstedt faktura ikke må ændres. Indstillingerne for Låste fakturaer Med låste fakturaer slået til gemmer Foliant en manipulationssikker kopi af hver faktura og kreditnota, når den udstedes: selve PDF’en plus en SHA-256-hash (et digitalt fingeraftryk) af den. Derefter får downloads, eksporter, e-mails med PDF og kundeportalen alle den samme gemte PDF. Ændringer i skabelonen eller ordren påvirker den ikke. Rettelser laves med kreditnotaer. Låste fakturaer findes på alle abonnementer.

Før du starter

  • Låsning gælder kun nummererede dokumenter. Slå Nummerér fakturaer til (og Nummerér kreditnotaer, hvis du bruger dem) under dokumentnummerering.
  • Mindst én skabelon skal have Dokumenttype sat til Faktura eller Kreditnota. Tilbud låses aldrig.
  • Tjek din fakturaskabelon, før du slår låsning til. Fakturaer, der udstedes derefter, beholder det udseende og de oplysninger, de havde, da de blev udstedt.

Slå låste fakturaer til

  1. Gå til Indstillinger › Dokumenter og udskrivning i Foliant.
  2. Under Låste fakturaer slår du Lås udstedte fakturaer og kreditnotaer til.
  3. Vælg, hvornår dokumenter låses, under Lås dokumenter (se nedenfor).
  4. Angiv Gem udstedte dokumenter i i år.
  5. Klik på Gem.
Hvis både faktura- og kreditnotanummerering er slået fra, viser Foliant “Låsning kræver faktura- eller kreditnotanummerering. Uden det låses intet.” Klik på Slå fakturanummerering til, og gem derefter.

Vælg, hvornår dokumenter låses

Indtil et dokument er udstedt, bliver Foliant ved med at oprette det på ny ud fra den aktuelle ordre og skabelon, som ethvert andet dokument.

Hvor længe udstedte dokumenter gemmes

Gem udstedte dokumenter i er et antal år fra 1 til 30. Standard er 10. Hvor længe du skal gemme fakturaer, afhænger af dit land; spørg din revisor. Perioden fastsættes for hvert dokument, når det udstedes. Hvis du ændrer den senere, beholder allerede udstedte dokumenter den periode, de blev udstedt med. Se Download arkivet, og hvor længe dokumenter gemmes.

Hvad et låst dokument bevarer

  • PDF’en præcis som den blev udstedt, byte for byte.
  • De ordreoplysninger, den blev lavet ud fra, og den anvendte skabelonversion.
  • Dine juridiske oplysninger, som de blev udskrevet dengang. Hvis du senere ændrer dem under Indstillinger › Skat og jura, ændres udstedte fakturaer ikke.

Slå låsning fra

Slå Lås udstedte fakturaer og kreditnotaer fra, og gem. Nye fakturaer låses ikke længere. Allerede udstedte dokumenter forbliver låste: Foliant leverer stadig deres gemte PDF, og de bliver på siden Udstedte fakturaer. Siden viser så “Låsning er slået fra, så nye fakturaer låses ikke. Allerede udstedte dokumenter forbliver låste.”

Godt at vide

  • Hver ordre har én udstedt faktura, uanset hvilken fakturaskabelon du åbner den med.
  • Når ordren for en låst faktura annulleres, annulleres fakturaen ikke. Den forbliver som udstedt, og refusionen rettes med en kreditnota.
  • Når du har slået låsning til, linker sektionen Låste fakturaer til Se udstedte fakturaer.
  • På planerne Starter, Growth og Scale kan den samme sektion tilføje e-fakturadata (ZUGFeRD / Factur-X) til hvert udstedt dokument. Se Tilføj e-fakturadata til udstedte fakturaer.

Relaterede artikler