Spring til hovedindhold
Når e-fakturadata er slået til, er hver faktura og kreditnota, som Foliant udsteder, en PDF med dataene indlejret som XML i formatet ZUGFeRD / Factur-X (profilen EN 16931). Dine kunder ser den samme PDF som før. Deres regnskabsprogram læser beløb, moms og adresser fra dataene i den, så ingen behøver at taste dem ind.

Hvorfor det betyder noget

I hele EU går fakturaer mellem virksomheder over til e-fakturaer:
  • Tyskland: fra 2027 skal virksomheder sende e-fakturaer til andre virksomheder (fra 2028 gælder det alle virksomheder). En ZUGFeRD-PDF i profilen EN 16931 tæller som e-faktura dér.
  • Frankrig: e-fakturaer mellem virksomheder indføres i etaper og skal sendes via en godkendt platform. En Factur-X-PDF sendt alene på e-mail er ikke nok dér, men det er det format, platformene accepterer.
Spørg din revisor, hvad der gælder for din virksomhed.

Før du går i gang

  • Din plan: e-fakturadata er inkluderet i planerne Starter, Growth og Scale.
  • Låste fakturaer: dataene tilføjes, når et dokument udstedes, så slå først låste fakturaer til.
  • Dine juridiske oplysninger: under Indstillinger › Skat og jura skal din butik have:
Uden et momsnummer udstedes fakturaer til virksomheder i andre EU-lande og eksport uden e-fakturadata, fordi de kræver et. Indstillingen oplyser om det. Hvis noget mangler, viser indstillingen det under Før du slår e-fakturadata til, skal du tilføje dette under Skat og jura: sammen med knappen Åbn Skat og jura.

Slå e-fakturadata til

  1. Åbn Indstillinger › Dokumenter og udskrivning i Foliant.
  2. Under Låste fakturaer slår du Tilføj e-fakturadata (ZUGFeRD / Factur-X) til.
  3. Klik på Gem.
Fra da af får hver faktura og kreditnota sine data, når den udstedes. Dokumenter, der er udstedt tidligere, forbliver, som de er.

Hvad dataene indeholder

De samme tal, som PDF’en viser:
  • dokumentnummer og dato og for en kreditnota den faktura, den retter;
  • din butiks juridiske navn, adresse, momsnummer eller skattenummer og virksomhedsregistrering;
  • kundens navn, adresse og momsnummer samt leveringsadressen;
  • hver linje med den fakturerede mængde efter rabatter, med fragt som en linje for sig;
  • momsen pr. sats med årsagen til hver linje uden moms (eksport, levering inden for EU, omvendt betalingspligt eller fritagelse);
  • totalerne, det betalte beløb og det, der stadig mangler at blive betalt.

Se og download dataene

På siden Udstedte fakturaer:
  • Dokumenter med e-fakturadata viser et E-faktura-mærke.
  • Klik på kodeikonet i en række (Download e-faktura-XML) for at downloade dataene alene, for eksempel til din revisor.
  • Download arkiv indeholder XML-filerne i en mappe med navnet xml, og manifest.csv har en kolonne med navnet einvoice. Se Download arkivet, og hvor længe dokumenter gemmes.

Når et dokument udstedes uden

Foliant holder aldrig en faktura tilbage på grund af dens e-fakturadata. Hvis dataene ikke kan tilføjes, udstedes dokumentet som en almindelig PDF, og siden Udstedte fakturaer viser et Ingen e-fakturadata-mærke på det. Hold musen over mærket for at se årsagen: Når dokumenter udstedes uden e-fakturadata, fordi din butiks juridiske oplysninger er ufuldstændige, giver Foliant dig også én gang om dagen besked i dine notifikationer om, hvor mange der var dagen før. Et dokument, der er udstedt uden dataene, forbliver sådan: det er låst. Når årsagen er rettet, får nye dokumenter e-fakturadata igen.

Slå det fra

Slå Tilføj e-fakturadata (ZUGFeRD / Factur-X) fra, og klik på Gem. Dokumenter, der udstedes fra da af, er almindelige PDF’er. Dokumenter, der allerede er udstedt, beholder deres data. Hvis din plan ikke længere inkluderer det, er dokumenter, der udstedes fra da af, almindelige PDF’er, selv om indstillingen er slået til.

Godt at vide

  • Tilbud og pakkesedler har aldrig e-fakturadata: kun udstedte fakturaer og kreditnotaer har det.
  • Dataene er en del af PDF’en, så PDF’ens SHA-256-hash dækker dem. Verificer en PDF fungerer på samme måde.
  • Når persondata fjernes ved udløbet af opbevaringsperioden, fjernes XML’en også.

Relaterede artikler