Spring til hovedindhold
Når din virksomhed er registreret og verificeret på Peppol, sender Foliant e-fakturaer for dine erhvervsordrer (B2B). De kan sendes automatisk, når en ordre er betalt, når kunden beder om en efter betalingen, eller når du sender dem fra Shopify-administratoren. Hver ordres e-faktura sendes kun én gang.

Før du starter

Konfigurer Peppol, og verificer din virksomhed først. Se Konfigurer Peppol-e-fakturering.

Hvilke ordrer får en e-faktura

En ordre sendes via Peppol, når:
  • Det er en erhvervsordre: Den har tagget B2B Order, eller kunden bad om en erhvervsfaktura ved betalingen. Ordrer, du selv sender fra Shopify-administratoren, får tagget B2B Order.
  • Den ikke er sendt før (den har ikke tagget Peppol Sent).
  • Kunden har angivet virksomhedsoplysninger: et momsnummer eller et virksomhedsnavn med en Peppol-adresse. Uden en Peppol-adresse slår Foliant virksomheden op i Peppol-registret ud fra dens momsnummer. Adressen, der findes, gemmes på kunden, hvis momsnummeret er et, som kunden har gemt.
Hvis virksomheden ikke kan findes på Peppol, mislykkes afsendelsen med “Not in Peppol Network”.

Sådan sendes e-fakturaer

E-fakturaen bruger dit fortløbende fakturanummer, når fakturanummerering er slået til, eller Shopify-ordrenavnet, når den er slået fra.

Send fra Shopify-administratoren

  1. Åbn en ordre i Shopify-administratoren, eller vælg flere ordrer på siden Ordrer.
  2. Åbn Flere handlinger › Send E-Invoice to Peppol.
  3. Foliant viser de valgte ordrer, og hvad der sker med hver af dem:
  4. Tjek linjen med omkostninger. Den viser, hvor mange fakturaer der bruger din gratis kvote denne måned, og hvor mange der bliver opkrævet.
  5. Klik på Send efterfulgt af antallet af ordrer.
Ordrerne sættes i kø, og Foliant tagger dem med B2B Order: Ved at sende bekræfter du, at det er erhvervsordrer. Hvis din virksomhed ikke er verificeret endnu, fortæller handlingen dig det i stedet.

Følg leveringen

På Peppol-siden (Indstillinger › Integrationer › Peppol e-invoicing) viser Fakturahistorik de senest sendte fakturaer med ordre, kunde, beløb, Status og afsendelsesdato. Hver faktura viser sin leveringsstatus: Leveret, Sendt, Afventer eller Mislykkedes. Klik på Prøv igen ved siden af en mislykket faktura for at sende den igen. Foliant genopbygger fakturaen ud fra ordrens aktuelle oplysninger og sender eller opkræver aldrig en faktura to gange. På hver ordre i Shopify-administratoren viser blokken Peppol E-Invoice History, hvad der skete: Send Requested, Invoice Sent, Invoice Failed eller XML Exported, med årsagen, hvis det mislykkedes, f.eks. Usage Limit Reached, Not in Peppol Network, Missing B2B Data eller Not a B2B Order. Foliant tagger også ordrer i Shopify: Peppol Sent, når fakturaen blev sendt, og Peppol Failed, når den ikke blev. Kunder, der findes på Peppol, tagges med Peppol.

Tilføj eller ret en kundes virksomhedsoplysninger

  1. Åbn kunden i Shopify-administratoren.
  2. Angiv Company Name, VAT Number og, hvis du kender den, Peppol Address i blokken B2B Customer Details, f.eks. 0106:NL123456789. Lad Peppol-adressen være tom, hvis du ikke kender den.
  3. Gem.

Eksportér e-faktura-XML

Du kan også downloade e-fakturaen som en UBL XML-fil, f.eks. for at importere den et andet sted:
  1. Åbn en ordre i Shopify-administratoren, eller vælg flere ordrer.
  2. Åbn Flere handlinger, og vælg Export e-Invoice XML.
  3. Klik på Eksportér efterfulgt af antallet af ordrer og derefter på download-knappen.
Én ordre giver én XML-fil, flere giver en zip-fil. Alle valgte ordrer eksporteres. Ordrer med virksomhedsoplysninger indeholder virksomhedsnavn og momsnummer. Eksporterede ordrer tagges med XML Exported. Eksport sender ikke noget via Peppol.

Grænser og gebyrer

  • Hver sendt faktura tæller med i din månedlige kvote. Efter de gratis fakturaer opkræves der for hver faktura op til din forbrugsgrænse.
  • Hvis en afsendelse vil overskride din forbrugsgrænse, fortæller handlingen dig, hvor mange der kan sendes. Hæv grænsen under Indstillinger › Fakturering for at sende resten.
  • I Peppol-betaen stopper afsendelsen, når månedens gratis beta-fakturaer er brugt, indtil næste måned.
  • Mens Send e-fakturaer via Peppol er slået fra, er al afsendelse via Peppol sat på pause, også Send E-Invoice to Peppol. Se Konfigurer Peppol-e-fakturering.

Relaterede artikler