Spring til hovedindhold
Cloudarkivet gemmer en kopi af hver faktura og kreditnota, som Foliant udsteder, i din egen Google Drive eller Dropbox, så snart den er udstedt. Kopierne er dine: De bliver i dit lager, hvis du afbryder forbindelsen til tjenesten eller afinstallerer Foliant. Hver måned får også en liste over sine dokumenter som en CSV-fil, klar til at give til din revisor.

Før du starter

  • Din plan: Cloudarkivet er inkluderet i Growth- og Scale-planerne.
  • Låste fakturaer: Kun udstedte dokumenter gemmes, så slå låste fakturaer til først. Indtil du gør det, står der Kun låste fakturaer gemmes på kortet Cloudarkiv.

Forbind Google Drive eller Dropbox

  1. Åbn Udstedte fakturaer i Foliant.
  2. Klik på Forbind Google Drive eller Forbind Dropbox i Cloudarkiv.
  3. Tjek indstillingerne (se Vælg, hvordan filerne organiseres), og klik på Fortsæt til Google Drive eller Fortsæt til Dropbox.
  4. Log ind, og vælg den konto, der skal forbindes.
  5. Giv Foliant lov til at gemme filer. Lad feltet for Google Drive være markeret på Googles side: Uden det kan Foliant ikke gemme noget.
Du kommer tilbage til Foliant, og tjenesten viser Forbundet med den konto, du valgte. Du kan også forbinde fra Indstillinger › Integrationer.

Det kan Foliant se

Foliant får kun adgang til sine egne filer:

Hvor dine filer havner

Foliant opretter en mappe til din butik og sorterer dokumenterne efter type, år og måned:
  • Kreditnotaer havner i en mappe Kreditnotaer ved siden af Fakturaer.
  • Hver PDF er opkaldt efter sit nummer. Tegn, der ikke er tilladt i filnavne, f.eks. en skråstreg, bliver til en bindestreg.
  • Mappenavnene følger din butiks sprog, og månederne følger din butiks tidszone.
  • Navnene fastlægges, første gang et dokument gemmes, så hvis du senere omdøber din butik, flyttes ingen filer.
  • Hvis en anden butik forbinder den samme konto og har samme navn, får dens mappe også butikkens handle, f.eks. Bramble & Co (bramble-eu).
Foliant overskriver aldrig en fil, du selv har lagt der. Hvis en anden fil allerede har et dokuments navn, gemmes dokumentet ved siden af den med en kort kode tilføjet til navnet.

Dokumenter udstedt, før du forbandt

Når du forbinder, gemmer Foliant også de dokumenter, der er udstedt tidligere, begyndende med det ældste. For en butik med flere års fakturaer kan det tage et stykke tid. Kortet viser, hvor langt det er nået, f.eks. 33 af 113 dokumenter gemt · Gemmer tidligere dokumenter…. Derefter gemmes hvert nyt dokument inden for få minutter, efter det er udstedt. Én gang om dagen tjekker Foliant, om noget mangler, og gemmer det.

Den månedlige liste

Når Tilføj en månedlig liste er slået til (det er det som standard), får hver måned en CSV-fil i mappen Journaler, f.eks. Journaler › 2026 › ledger-2026-11.csv. Den har én linje pr. dokument: Foliant opdaterer listerne én gang om dagen, kun for måneder, der er ændret. Formatet er det samme som manifest.csv i arkivdownloaden.

Vælg, hvordan filerne organiseres

Åbn tjenestens indstillinger fra Indstillinger på kortet Cloudarkiv eller fra Indstillinger › Integrationer: Ændrer du Mapper, gælder det dokumenter, der gemmes fra da af. Filer, der allerede er gemt, bliver, hvor de er.

Tjek, hvad der er gemt

  • Kortet Cloudarkiv på Udstedte fakturaer viser hver forbundet tjeneste, hvor mange dokumenter der er gemt, og hvornår den sidst gemte et. Åbn mappe åbner butikkens mappe i Google Drive eller Dropbox.
  • Kolonnen Gemt i dokumenttabellen viser et flueben ved hvert dokument, der er gemt.
  • Tjenestens side under Indstillinger › Integrationer viser hver upload under Aktivitet, f.eks. Gem dokument for Faktura INV-2026-0042 · #1310 og Gem månedlig liste for hver måneds liste. Se Integrationsaktivitet.

Når noget går galt

Hvis dokumenter ikke kunne gemmes, viser kortet hvor mange og hvorfor, f.eks. at dit lager er fuldt. Ret årsagen, og klik derefter på Prøv igen. Hvis tjenesten afviste Foliants adgang, f.eks. fordi du fjernede Foliant fra din Google- eller Dropbox-konto, viser kortet Kræver handling. Klik på Forbind igen, og log ind igen. Foliant gemmer derefter de dokumenter, den gik glip af. Foliant prøver selv igen, når Google eller Dropbox har travlt eller ikke svarer.

Brug din egen app (avanceret)

Foliant forbinder via sine egne Google- og Dropbox-apps, så du behøver ikke at konfigurere noget. Hvis din virksomhed kræver sin egen app, f.eks. for at styre adgangen centralt:
  1. Opret en app hos Google (en webklient med Google Drive API og scopet drive.file) eller Dropbox (en app med appmappe, der kan skrive filer og læse deres metadata).
  2. Klik på Vis avancerede indstillinger i tjenestens indstillinger i Foliant.
  3. Indtast din apps klient-id og klienthemmelighed, og tillad den omdirigerings-URI, der vises under klient-id’et, i din app.
  4. Forbind, eller afbryd og forbind igen, hvis du allerede var forbundet.
Vil du senere skifte til en anden app, så afbryd først, og forbind derefter med den nye.

Afbryd forbindelsen til en tjeneste

Åbn tjenesten under Indstillinger › Integrationer, klik på Afbryd Google Drive eller Afbryd Dropbox, og bekræft derefter med Afbryd. Foliant holder op med at gemme i den. De filer, der allerede er gemt, bliver i din Google Drive eller Dropbox. Hvis du senere forbinder den samme konto igen, fortsætter Foliant, hvor den slap. Hvis du forbinder en anden konto, gemmer Foliant alle dine dokumenter i den igen.

Når din plan ændres, eller du afinstallerer

  • Din plan omfatter ikke længere cloudarkivet: Dokumenter, der udstedes fra da af, gemmes ikke. De filer, der allerede er gemt, bliver, hvor de er.
  • Du afinstallerer Foliant: Foliant sletter dine udstedte dokumenter 48 timer efter, at du har afinstalleret appen. Kopierne i din Google Drive eller Dropbox er stadig dine.

Relaterede artikler