Spring til hovedindhold
Foliant gemmer dine udstedte fakturaer og kreditnotaer i det antal år, du vælger. Du kan til enhver tid downloade dem alle samlet i ét arkiv, til en revision, til din revisor eller før du afinstallerer Foliant. Gem udstedte dokumenter i, i indstillingerne for Låste fakturaer

Download arkivet

  1. Åbn Udstedte fakturaer i Foliant.
  2. Klik på Download arkiv øverst på siden.
Du får en zip-fil, der er opkaldt efter dagens dato. Den indeholder: Download arkiv er ikke tilgængelig, før mindst ét dokument er udstedt.

Hvor længe dokumenter gemmes

Du vælger det under Indstillinger › Dokumenter og udskrivning › Låste fakturaer i Gem udstedte dokumenter i: fra 1 til 30 år, som standard 10. Hvor længe du skal gemme fakturaer, afhænger af dit land. Spørg din revisor. Hvert dokument beholder den periode, der var valgt, da det blev udstedt. Hvis du ændrer indstillingen senere, gælder det kun dokumenter, der udstedes efter ændringen.

Hvornår persondata fjernes

Når en kunde beder dig om at slette sine data, giver Shopify Foliant besked. Foliant kan ikke slette en udstedt faktura, så længe loven stadig kræver, at du gemmer den. Derfor markerer Foliant kundens dokumenter og venter. Når opbevaringsperioden for et markeret dokument er udløbet, fjerner Foliant det:
  • PDF’en slettes.
  • Kundens personoplysninger fjernes fra posten. Nummer, ordrenavn, datoer og totaler bliver.
  • Dokumentet får mærket Anonymiseret på siden Udstedte fakturaer og kan ikke længere downloades.
Dokumenter, som ingen har bedt om at få slettet, forbliver uændrede.

Før du afinstallerer Foliant

Når du har afinstalleret, beder Shopify Foliant om at slette din butiks data, og dine udstedte dokumenter slettes sammen med dem. Download arkivet først, så du beholder dine originaler. Hvis du bruger cloudarkivet, har din Google Drive eller Dropbox allerede en kopi af hvert dokument, og den bliver der, når du har afinstalleret.

Relaterede artikler