Langsung ke konten utama
Setelah perusahaan Anda terdaftar dan terverifikasi di Peppol, Foliant mengirim e-faktur untuk pesanan bisnis (B2B) Anda. E-faktur dapat dikirim otomatis saat pesanan dibayar, saat pelanggan memintanya setelah checkout, atau saat Anda mengirimnya dari admin Shopify. E-faktur setiap pesanan hanya dikirim sekali.

Sebelum Anda mulai

Siapkan Peppol dan verifikasi perusahaan Anda terlebih dahulu. Lihat Menyiapkan e-faktur Peppol.

Pesanan mana yang mendapat e-faktur

Pesanan dikirim melalui Peppol jika:
  • Pesanan tersebut adalah pesanan bisnis: memiliki tag B2B Order, atau pelanggan meminta faktur bisnis saat checkout. Pesanan yang Anda kirim sendiri dari admin Shopify mendapat tag B2B Order.
  • Pesanan tersebut belum pernah dikirim (tidak memiliki tag Peppol Sent).
  • Pelanggan memberikan detail bisnis: nomor PPN, atau nama perusahaan dengan alamat Peppol. Tanpa alamat Peppol, Foliant mencari perusahaan di direktori Peppol berdasarkan nomor PPN-nya, lalu menyimpan alamat yang ditemukan pada pelanggan jika nomor PPN tersebut adalah nomor yang disimpan pelanggan.
Jika perusahaan tidak ditemukan di Peppol, pengiriman gagal dengan pesan “Not in Peppol Network”.

Cara e-faktur dikirim

E-faktur menggunakan nomor faktur berurutan Anda jika penomoran faktur aktif, atau nama pesanan Shopify jika nonaktif.

Mengirim dari admin Shopify

  1. Di admin Shopify, buka pesanan, atau pilih beberapa pesanan di halaman Pesanan.
  2. Buka Tindakan lainnya › Send E-Invoice to Peppol.
  3. Foliant menampilkan daftar pesanan yang dipilih beserta apa yang akan terjadi pada masing-masing:
  4. Periksa baris biaya. Baris ini menunjukkan berapa faktur yang menggunakan kuota gratis Anda bulan ini dan berapa yang dikenakan biaya.
  5. Klik Send diikuti jumlah pesanan.
Pesanan dimasukkan ke antrean, dan Foliant memberi tag B2B Order pada pesanan tersebut: dengan mengirim, Anda mengonfirmasi bahwa pesanan tersebut adalah pesanan bisnis. Jika perusahaan Anda belum terverifikasi, tindakan ini akan memberi tahu Anda.

Melacak pengiriman

Di halaman Peppol (Pengaturan › Integrasi › Peppol e-invoicing), Riwayat faktur menampilkan faktur terbaru yang dikirim, dengan pesanan, pelanggan, jumlah, Status, dan tanggal pengiriman. Setiap faktur menampilkan status pengirimannya: Terkirim, Terkirim, Tertunda, atau Gagal. Di samping faktur yang gagal, klik Coba lagi untuk mengirimnya lagi. Foliant menyusun ulang faktur dari detail pesanan saat ini dan tidak pernah mengirim atau menagih faktur dua kali. Pada setiap pesanan di admin Shopify, blok Peppol E-Invoice History menunjukkan apa yang terjadi: Send Requested, Invoice Sent, Invoice Failed, atau XML Exported, beserta alasannya jika gagal, seperti Usage Limit Reached, Not in Peppol Network, Missing B2B Data, atau Not a B2B Order. Foliant juga memberi tag pada pesanan di Shopify: Peppol Sent jika faktur berhasil dikirim, Peppol Failed jika tidak. Pelanggan yang ditemukan di Peppol diberi tag Peppol.

Menambahkan atau memperbaiki detail bisnis pelanggan

  1. Di admin Shopify, buka pelanggan.
  2. Di blok B2B Customer Details, masukkan Company Name, VAT Number, dan, jika Anda mengetahuinya, Peppol Address, misalnya 0106:NL123456789. Biarkan alamat Peppol kosong jika Anda tidak mengetahuinya.
  3. Simpan.

Mengekspor XML e-faktur

Anda juga dapat mengunduh e-faktur sebagai file XML UBL, misalnya untuk mengimpornya ke tempat lain:
  1. Di admin Shopify, buka pesanan atau pilih beberapa pesanan.
  2. Buka Tindakan lainnya dan pilih Export e-Invoice XML.
  3. Klik Ekspor diikuti jumlah pesanan, lalu tombol unduh.
Satu pesanan menghasilkan satu file XML; beberapa pesanan menghasilkan file zip. Semua pesanan yang dipilih akan diekspor. Pesanan dengan detail bisnis mencakup nama perusahaan dan nomor PPN. Pesanan yang diekspor diberi tag XML Exported. Mengekspor tidak mengirim apa pun melalui Peppol.

Batas dan biaya

  • Setiap faktur yang dikirim dihitung dalam kuota bulanan Anda. Setelah faktur gratis habis, setiap faktur dikenakan biaya, hingga batas pengeluaran Anda.
  • Jika pengiriman akan melebihi batas pengeluaran Anda, tindakan ini memberi tahu berapa faktur yang dapat dikirim. Naikkan batas di Pengaturan › Penagihan untuk mengirim sisanya.
  • Dalam versi beta Peppol, setelah faktur beta gratis bulan ini habis, pengiriman berhenti hingga bulan berikutnya.
  • Selama Kirim e-faktur melalui Peppol nonaktif, semua pengiriman Peppol dijeda, termasuk Send E-Invoice to Peppol. Lihat Menyiapkan e-faktur Peppol.

Artikel terkait