Salt la conținutul principal
Fără blocare, Foliant creează factura din nou de fiecare dată când o deschideți, pe baza comenzii și a șablonului actuale. Dacă modificați șablonul sau comanda se schimbă, se schimbă și factura de luna trecută. Pentru avize de însoțire nu este o problemă, dar regulile fiscale din Germania, Franța și restul UE prevăd că o factură emisă nu trebuie să se modifice. Setările Facturi blocate Cu facturile blocate activate, Foliant păstrează o copie protejată împotriva modificărilor a fiecărei facturi și note de credit în momentul emiterii: PDF-ul propriu-zis, plus un hash SHA-256 (o amprentă digitală) al acestuia. De atunci înainte, descărcările, exporturile, e-mailurile cu PDF și portalul clienților primesc toate același PDF stocat. Modificările șablonului sau ale comenzii nu îl afectează. Corecturile se fac prin note de credit. Facturile blocate sunt disponibile în toate planurile.

Înainte de a începe

  • Blocarea se aplică doar documentelor numerotate. Activați Numerotează facturile (și Numerotează notele de credit, dacă le folosiți) din numerotarea documentelor.
  • Cel puțin un șablon trebuie să aibă Tip de document setat la Factură sau Notă de credit. Ofertele nu sunt blocate niciodată.
  • Verificați șablonul de factură înainte de a activa blocarea. Facturile emise după aceea își păstrează aspectul și detaliile pe care le aveau la emitere.

Activați facturile blocate

  1. În Foliant, accesați Setări › Documente și imprimare.
  2. În Facturi blocate, activați Blochează facturile și notele de credit emise.
  3. Alegeți când sunt blocate documentele în Blochează documentele (vedeți mai jos).
  4. Setați Păstrează documentele emise timp de, în ani.
  5. Faceți clic pe Salvați.
Dacă numerotarea facturilor și cea a notelor de credit sunt ambele dezactivate, Foliant afișează „Blocarea necesită numerotarea facturilor sau a notelor de credit. Fără aceasta, nimic nu este blocat.” Faceți clic pe Activați numerotarea facturilor, apoi salvați.

Alegeți când sunt blocate documentele

Până la emiterea unui document, Foliant continuă să îl creeze din nou pe baza comenzii și a șablonului actuale, ca pe orice alt document.

Cât timp sunt păstrate documentele emise

Păstrează documentele emise timp de este un număr de ani, de la 1 la 30. Valoarea implicită este 10. Cât timp trebuie să păstrați facturile depinde de țara dvs.; consultați-vă contabilul. Perioada este stabilită pentru fiecare document în momentul emiterii. Dacă o modificați ulterior, documentele deja emise își păstrează perioada cu care au fost emise. Consultați Descărcați arhiva și aflați cât timp sunt păstrate documentele.

Ce păstrează un document blocat

  • PDF-ul exact așa cum a fost emis, octet cu octet.
  • Detaliile comenzii pe baza cărora a fost creat și versiunea de șablon folosită.
  • Datele dvs. juridice așa cum au fost tipărite la momentul respectiv. Modificarea lor ulterioară în Setări › Taxe și date juridice nu schimbă facturile emise.

Dezactivați blocarea

Dezactivați Blochează facturile și notele de credit emise și salvați. Facturile noi nu mai sunt blocate. Documentele deja emise rămân blocate: Foliant furnizează în continuare PDF-ul lor stocat, iar acestea rămân pe pagina Facturi emise. Pagina afișează atunci „Blocarea este dezactivată, așa că facturile noi nu sunt blocate. Documentele deja emise rămân blocate.”

Bine de știut

  • Fiecare comandă are o singură factură emisă, indiferent de șablonul de factură cu care o deschideți.
  • Când comanda unei facturi blocate este anulată, factura nu este anulată. Rămâne așa cum a fost emisă, iar rambursarea este corectată printr-o notă de credit.
  • După ce activați blocarea, secțiunea Facturi blocate conține un link către Vezi facturile emise.
  • Pe planurile Starter, Growth și Scale, aceeași secțiune poate adăuga date de factură electronică (ZUGFeRD / Factur-X) la fiecare document emis. Consultați Adăugați date de factură electronică facturilor emise.

Articole conexe