Salt la conținutul principal
După ce compania dvs. este înregistrată și verificată în Peppol, Foliant trimite facturi electronice pentru comenzile dvs. business (B2B). Acestea pot fi trimise automat când o comandă este plătită, când clientul solicită una după finalizarea comenzii sau când le trimiteți dvs. din administratorul Shopify. Factura electronică a fiecărei comenzi este trimisă o singură dată.

Înainte de a începe

Configurați mai întâi Peppol și verificați-vă compania. Consultați Configurați facturarea electronică Peppol.

Ce comenzi primesc o factură electronică

O comandă este trimisă prin Peppol atunci când:
  • Este o comandă business: are eticheta B2B Order sau clientul a cerut o factură pe firmă la finalizarea comenzii. Comenzile pe care le trimiteți singur din administrarea Shopify primesc eticheta B2B Order.
  • Nu a mai fost trimisă înainte (nu are eticheta Peppol Sent).
  • Clientul a furnizat date de firmă: un cod de TVA sau un nume de companie cu o adresă Peppol. Fără o adresă Peppol, Foliant caută compania în directorul Peppol după codul de TVA și salvează adresa găsită la client atunci când codul de TVA este unul salvat de client.
Dacă compania nu poate fi găsită în Peppol, trimiterea eșuează cu mesajul „Not in Peppol Network”.

Cum sunt trimise facturile electronice

Factura electronică folosește numărul secvențial al facturii dvs. atunci când numerotarea facturilor este activată sau numele comenzii Shopify atunci când este dezactivată.

Trimiteți din administratorul Shopify

  1. În administratorul Shopify, deschideți o comandă sau selectați mai multe comenzi în pagina Comenzi.
  2. Deschideți Mai multe acțiuni › Send E-Invoice to Peppol.
  3. Foliant afișează comenzile selectate și ce se va întâmpla cu fiecare:
  4. Verificați linia de cost. Aceasta vă arată câte facturi folosesc cota gratuită din luna aceasta și câte sunt taxate.
  5. Dați clic pe Send, urmat de numărul de comenzi.
Comenzile sunt puse în coadă, iar Foliant le etichetează cu B2B Order: prin trimitere, confirmați că sunt comenzi business. Dacă compania dvs. nu este încă verificată, acțiunea vă anunță acest lucru.

Urmăriți livrarea

În pagina Peppol (Setări › Integrări › Peppol e-invoicing), Istoricul facturilor afișează cele mai recente facturi trimise, cu comanda, clientul, suma, Stare și data trimiterii. Fiecare factură își afișează starea livrării: Livrată, Trimise, În așteptare sau Eșuate. Lângă o factură eșuată, dați clic pe Reîncercați pentru a o trimite din nou. Foliant recreează factura pe baza datelor actuale ale comenzii și nu trimite și nu taxează niciodată o factură de două ori. La fiecare comandă din administratorul Shopify, blocul Peppol E-Invoice History arată ce s-a întâmplat: Send Requested, Invoice Sent, Invoice Failed sau XML Exported, cu motivul în caz de eșec, de exemplu Usage Limit Reached, Not in Peppol Network, Missing B2B Data sau Not a B2B Order. Foliant etichetează și comenzile în Shopify: Peppol Sent când factura a fost trimisă, Peppol Failed când nu a fost. Clienții găsiți în Peppol sunt etichetați cu Peppol.

Adăugați sau corectați datele de firmă ale unui client

  1. În administratorul Shopify, deschideți clientul.
  2. În blocul B2B Customer Details, introduceți Company Name, VAT Number și, dacă o cunoașteți, Peppol Address, de exemplu 0106:NL123456789. Lăsați adresa Peppol necompletată dacă nu o cunoașteți.
  3. Salvați.

Exportați XML-ul facturii electronice

Puteți și descărca factura electronică ca fișier XML UBL, de exemplu pentru a o importa în altă parte:
  1. În administratorul Shopify, deschideți o comandă sau selectați mai multe comenzi.
  2. Deschideți Mai multe acțiuni și alegeți Export e-Invoice XML.
  3. Dați clic pe Exportați, urmat de numărul de comenzi, apoi pe butonul de descărcare.
O comandă generează un fișier XML; mai multe generează o arhivă zip. Toate comenzile selectate sunt exportate. Comenzile cu date de firmă includ numele companiei și codul de TVA. Comenzile exportate sunt etichetate cu XML Exported. Exportul nu trimite nimic prin Peppol.

Limite și costuri

  • Fiecare factură trimisă se contorizează în cota dvs. lunară. După facturile gratuite, fiecare factură este taxată, până la limita dvs. de cheltuieli.
  • Dacă o trimitere ar depăși limita de cheltuieli, acțiunea vă arată câte facturi pot fi trimise. Măriți limita în Setări › Facturare pentru a le trimite pe celelalte.
  • În versiunea beta Peppol, după ce facturile beta gratuite ale lunii sunt folosite, trimiterea se oprește până luna următoare.
  • Cât timp Trimite facturi electronice prin Peppol este dezactivată, toate trimiterile Peppol sunt suspendate, inclusiv Send E-Invoice to Peppol. Consultați Configurați facturarea electronică Peppol.

Articole conexe