Přejít na hlavní obsah
Bez uzamčení vytváří Foliant fakturu znovu pokaždé, když ji otevřete, a to z aktuální objednávky a aktuální šablony. Pokud upravíte šablonu nebo se změní objednávka, změní se i faktura z minulého měsíce. U dodacích listů to nevadí, ale podle daňových předpisů v Německu, Francii a ve zbytku EU se vystavená faktura nesmí měnit. Nastavení Uzamčené faktury Když jsou uzamčené faktury zapnuté, Foliant si při vystavení každé faktury a každého dobropisu uloží kopii, kterou nelze nepozorovaně změnit: samotné PDF a jeho hash SHA-256 (digitální otisk). Od té chvíle dostávají stahování, exporty, e-maily s PDF i zákaznický portál vždy totéž uložené PDF. Změny šablony ani objednávky se ho nedotknou. Opravy se provádějí dobropisy. Uzamčené faktury jsou k dispozici ve všech tarifech.

Než začnete

  • Uzamčení se týká jen číslovaných dokladů. V číslování dokladů zapněte Číslovat faktury (a Číslovat dobropisy, pokud je používáte).
  • Alespoň jedna šablona musí mít Typ dokladu nastavený na Faktura nebo Dobropis. Nabídky se nikdy neuzamykají.
  • Než uzamčení zapnete, zkontrolujte šablonu faktury. Faktury vystavené poté si ponechají vzhled a údaje, které měly v okamžiku vystavení.

Zapnutí uzamčených faktur

  1. Ve Foliantu přejděte do Nastavení › Dokumenty a tisk.
  2. V části Uzamčené faktury zapněte Uzamykat vystavené faktury a dobropisy.
  3. V poli Uzamykat doklady zvolte, kdy se doklady uzamknou (viz níže).
  4. Nastavte Uchovávat vystavené doklady po dobu v letech.
  5. Klikněte na Uložit.
Pokud je vypnuté číslování faktur i dobropisů, Foliant zobrazí „Uzamčení vyžaduje číslování faktur nebo dobropisů. Bez něj se nic neuzamkne.“ Klikněte na Zapnout číslování faktur a poté uložte.

Kdy se doklady uzamknou

Dokud doklad není vystavený, Foliant ho stále vytváří znovu z aktuální objednávky a šablony, stejně jako jakýkoli jiný doklad.

Jak dlouho se vystavené doklady uchovávají

Uchovávat vystavené doklady po dobu je počet let, od 1 do 30. Výchozí hodnota je 10. Jak dlouho musíte faktury uchovávat, závisí na vaší zemi; ověřte si to u svého účetního. Doba se každému dokladu nastaví při jeho vystavení. Pokud ji později změníte, již vystavené doklady si ponechají dobu, se kterou byly vystaveny. Viz Stažení archivu a doba uchovávání dokladů.

Co uzamčený doklad uchovává

  • PDF přesně v podobě, v jaké bylo vystaveno, bajt po bajtu.
  • Údaje objednávky, ze kterých vznikl, a použitou verzi šablony.
  • Vaše právní údaje tak, jak byly v té době vytištěny. Jejich pozdější změna v Nastavení › Daně a právní údaje vystavené faktury nezmění.

Vypnutí uzamčení

Vypněte Uzamykat vystavené faktury a dobropisy a uložte. Nové faktury se už nebudou uzamykat. Již vystavené doklady zůstanou uzamčené: Foliant pro ně dál poskytuje uložené PDF a zůstanou na stránce Vystavené faktury. Na stránce se pak zobrazí „Uzamčení je vypnuté, nové faktury se proto neuzamykají. Již vystavené doklady zůstávají uzamčené.“

Dobré vědět

  • Každá objednávka má jednu vystavenou fakturu, bez ohledu na to, kterou šablonou faktury ji otevřete.
  • Když se objednávka s uzamčenou fakturou zruší, faktura se nestornuje. Zůstane tak, jak byla vystavena, a vrácení peněz se opraví dobropisem.
  • Po zapnutí uzamčení obsahuje sekce Uzamčené faktury odkaz Zobrazit vystavené faktury.
  • V plánech Starter, Growth a Scale může stejná sekce přidávat data e-faktury (ZUGFeRD / Factur-X) ke každému vystavenému dokladu. Viz Přidání dat e-faktury k vystaveným fakturám.

Související články