Přejít na hlavní obsah
Foliant uchovává vaše vystavené faktury a dobropisy po zvolený počet let. Kdykoli si je můžete všechny stáhnout jako jeden archiv, například pro audit, pro účetní nebo před odinstalováním Foliantu. Uchovávat vystavené doklady po dobu, v nastavení Uzamčené faktury

Stažení archivu

  1. Ve Foliantu otevřete Vystavené faktury.
  2. Nahoře na stránce klikněte na Stáhnout archiv.
Obdržíte soubor zip pojmenovaný podle dnešního data. Obsahuje: Stáhnout archiv není k dispozici, dokud není vystaven alespoň jeden doklad.

Jak dlouho se doklady uchovávají

Nastavíte to v Nastavení › Dokumenty a tisk › Uzamčené faktury, v poli Uchovávat vystavené doklady po dobu: od 1 do 30 let, výchozí hodnota je 10. Jak dlouho musíte faktury uchovávat, závisí na vaší zemi. Ověřte si to u své účetní. Každý doklad si ponechává dobu, která byla nastavena při jeho vystavení. Pozdější změna nastavení se týká pouze dokladů vystavených po této změně.

Kdy se odstraňují osobní údaje

Když vás zákazník požádá o výmaz svých údajů, Shopify o tom informuje Foliant. Foliant nemůže smazat vystavenou fakturu, dokud ji podle zákona musíte uchovávat. Proto doklady zákazníka označí a vyčká. Jakmile u označeného dokladu uplyne doba uchovávání, Foliant ho odstraní:
  • Soubor PDF se smaže.
  • Ze záznamu se odstraní osobní údaje zákazníka. Číslo, název objednávky, data a celkové částky zůstanou.
  • Doklad má na stránce Vystavené faktury štítek Anonymizováno a už ho nelze stáhnout.
Doklady, u kterých nikdo o výmaz nepožádal, zůstanou beze změny.

Před odinstalováním Foliantu

Po odinstalování požádá Shopify Foliant o smazání údajů vašeho obchodu a s nimi se smažou i vaše vystavené doklady. Nejprve si proto stáhněte archiv, abyste si originály ponechali. Pokud používáte cloudový archiv, máte kopii každého dokladu už ve službě Google Drive nebo Dropbox a zůstane tam i po odinstalování.

Související články